Blogit
Perehdyttämisen toimintakonseptit
Organisaatioita ja työyhteisöjä on erilaisia. Ja niiden ydintoiminnot eroavat toisistaan hyvin paljon. Perehdyttäminen erikoissairaanhoitoon, perusopetukseen tai sosiaalipalveluihin voi erota toisistaan hyvinkin paljon. Ja on myös selvää, että työyksikön ydintoiminta ohjaa vahvasti myös sitä, millaista perehdytystä on mahdollista järjestää ja millainen perehdytys on uuden työntekijän kannalta mahdollisimman onnistunut.
Erilaisiin perehdyttämisen toimintakonsepteihin – tapoihin tehdä ja organisoida perehdytyksiä – on hyvä tutustua pitäen mielessään oman organisaation tilan sekä mahdolliset kehittämiskohdat. Kupias ja Peltola (2009) ovat esitelleet kirjassaan Perehdyttämisen pelikentällä erilaisia toimintakonsepteja perehdyttämiseen, mitkä liittyvät olennaisesti organisaation olemassaolon tarkoitukseen sekä rakenteeseen. Kupias ja Peltola esittelevät kirjassaan perehdyttämisen malleja lähtien liikkeelle työn historiallisten tyyppien näkökulmasta, sillä monissa organisaatioissa aloitetaan käsityöläismäisestä perehdyttämisestä – työtä opitaan seuraamalla toisen työskentelyä vieri vieressä.
Organisaation koon kasvaessa ja tehokkuustarpeen myötä siirrytään kohti massatuotantomaista perehdyttämistä. Tämän jälkeen koko tiimi tai työyhteisö otetaan mukaan perehdyttämiseen. Tiimin osallistamisen jälkeen vuoropuheluun osallistetaan myös itse perehdytettävä, jolloin saatavilla oleva materiaali, tieto ja osaaminen koostetaan uudelle työntekijälle sopivaksi paketiksi. Vähitellen voidaan siirtyä kohti yhteiskehittelyä, jolloin perehdyttäjä (/koko työyhteisö) ja uusi työntekijä yhdessä rakentavat perehdytysprosessin ja yhteinen kehittäminen luo lähtökohdat perehtymiselle. Kupias ja Peltola (2009) kuvaavat eri perehdyttämiskonsepteja seuraavalla tavalla:
Vierihoitoperehdyttäminen
Vierihoitoperehdyttämisessä uusi työntekijä oppii asioita seuraamalla kokeneemman työntekijän toimintaa ja perehdytys käynnistyykin niin, että uusi työntekijä otetaan jonkun ”siipien suojaan” ja perehdyttäjä kertoo oman työnsä ohella organisaatiosta, työyhteisöstä sekä tulokkaan tehtävistä. Perehtyminen tapahtuu vähitellen työn tekemisen yhteydessä. Tässä mallissa korostuu se, että perehdyttäminen lepää yhden henkilön harteilla ja onkin hänen panostuksestaan kiinni, millainen perehdytyskokemus uudelle työntekijälle muodostuu.
Malliperehdyttäminen
Malliperehdyttäminen puolestaan seuraa usein tilanteesta, jolloin organisaatiossa on tarve yhtenäistää, tehostaa tai toisaalta tuoda tukea perehdyttäjälle ja jäsentää paremmin tehtävää työtä. Usein tässä konseptissa tarjotaan useampia eri toimintamalleja ja mallisuunnitelmia perehdyttämisen tueksi. Tähän vaiheeseen kuuluu selkeä työn- ja vastuunjaon määrittely sekä tarpeellisten apuvälineiden ja materiaalien tuottamista organisaatiossa hyödynnettäväksi. Malliperehdyttämisessä usein henkilöstöosaston vastuu kasvaa perehdyttämisen kehittämisen suhteen ja erityisesti yleisperehdyttäminen otetaan lähempään tarkasteluun – siis sen osa perehdyttämisestä, mitä voidaan organisoida ja toteuttaa samalla tavoin läpi organisaation. Käytännössä tämä tarkoittaa usein esimerkiksi henkilöstöhallinnon puolelta yhteisesti koordinoituja tervetuloa taloon-tilaisuuksia.
Mallinnusta tehdään usein myös yksiköissä ja niissä laaditaan omia oppaita. Perehdytysprosessien yhtenäistämistä voidaan pitää hyvänä asiana, sillä usein ohjeet, raamit ja mallit helpottavat perehdyttämistä. Tässä tulee kuitenkin varmistaa, että perehdyttäjällä on halua ja taitoa ohjaamiseen, sillä yksittäisen uuden työntekijän perehdytyskokemus kuitenkin tapahtuu yksittäisissä tilanteissa. Kun prosessia lähdetään yhtenäistämään organisaatiossa, tietynlaista jäykistymistä voi ilmetä ja tuleekin pitää huolta, että yleisten asioiden lisäksi perehdyttäminen kiinnittyy myös oman työn tekemiseen.
Laatuperehdyttäminen
Laatuperehdyttämisessä vastuuta siirretään takaisin keskitetystä ohjauksesta työyksiköille ja tiimeille ja heille jaetaan vastuuta. Usein yksikkö- ja tiimikohtaisessa perehdyttämisessä esihenkilö on avainasemassa. Parhaimmillaan koko tiimi on mukana sekä perehdyttämisessä että prosessin kehittämisessä. Laatuperehdyttämisessä prosessin tulisi olla hyvin kuvattuna ja etenemistä voitaisiin seurata tarkasti. Parhaimmillaan laatuperehdyttäminen pitää sisällään vierihoitoperehdyttämistä kuin myös malliperehdyttämistä.
Räätälöity perehdyttäminen
Räätälöidyllä perehdyttämisellä tarkoitetaan mallia, jossa perehdytyskokonaisuus pilkotaan palasiksi ns. ”moduuleiksi”, joita eri organisaation osat tuottavat – eli erityisesti henkilöstöhallinto ja yksittäiset työyksiköt ja näistä rakennellaan jokaiselle uudelle työntekijälle sopiva kokonaisuus. Räätälöidyssä perehdyttämisessä korostuu koordinointi – eli jonkun henkilön tai tahon tulisi toimia uuden työntekijän perehdyttämisen ”keskusyksikkönä” joka koordinoi perehdytettävän kokonaisperehdytystä. Jollakin taholla tai henkilöllä tuleekin olla näkemys perehdyttämisen eri osa-alueista ja taitoa yhdistellä niitä uudesta työntekijästä riippuen. Uutta työntekijää tarkastellaankin ikään kuin ”asiakkaan roolissa” olevana.
Dialoginen perehdyttäminen
Dialogisessa perehdyttämisessä siirrytään vieläkin vuorovaikutuksellisempaan suuntaan ja mallissa uusi työntekijä on mukana luomassa itselleen uutta roolia ja työntekijän sopeuttamisen sijaan korostuu vastaanottavan työyksikön oppiminen. Tässä tilanteessa puhutaankin ennemmin perehdyttämisestä työyhteisön ja tulokkaan yhteiskehittelynä. Perehdyttäminen elää koko perehdyttämisprosessin ajan ja suunnitelmat laaditaan usein tiiviissä yhteistyössä uuden työntekijän kanssa. Hänen asiantuntemusta hyödynnetään ja vastuuta siirretään hänelle itselleen. Vahvasta vastavuoroisuudesta huolimatta organisaatiossa on aina kuitenkin asioita, joita työntekijälle tulee perehdyttää ja joihin hänen tulee sitoutua ainakin jossain määrin.
Perehdyttämisen toimintakonseptit digiaikana
Monissa organisaatioissa perehdytystä on lähdetty kehittämään pienissä osissa ja esimerkiksi Intro perehdytysohjelmistoa on otettu aluksi käyttöön esimerkiksi vain joissain organisaation osissa. Tämä on hyvä tapa kartoittaa nykyisiä prosesseja ja luoda malleja ja materiaalia yhteisen tekemisen tueksi sekä edetä kohti räätälöityä perehdytystä, jota me tykkäämme myös kuvata nimellä tehtäväkohtainen perehdytys. Intron parissa olemme paljon puhuneet niin systemaattisuudesta, vastuunjakamisesta kuin myös perehdytyksen vuorovaikutuksellisuudesta ja perehdytyksen jatkuvasta kehittämisestä.
Toki, kuten jo alussa mainittiin organisaatioiden tavat ja ominaispiirteet vaikuttavat hyvinkin siihen, miten perehdyttämistä lähdetään organisaatiossa viemään eteenpäin. Kenties pystyt jo tämän tekstin avulla tunnistamaan missä kohtaa teidän organisaatiossanne ollaan menossa kokonaisuudessaan ja toisaalta eri osissa, ja pohtimaan millainen konsepti olisi teidän tämänhetkisen toimintanne kannalta ideaali, ja mihin suuntaan sitä kannattaisi kehittää.
*Lähde: Kupias, P. & Peltola, R. 2009. Perehdyttämisen pelikentällä. Palmenia Helsinki University Press.
Lue myös: Millainen on hyvä perehdytys