Blogit
Sähköisen sijaisvälityksen hyödyt
Tämä artikkeli sisältää viittauksia Nicholas Sarkkisen tekemään diplomityöhön ja tutkimukseen, jossa on tutkittu sähköisen rekrytointijärjestelmän sekä sijaisrekrytoinnin kustannustehokkuutta sekä muita hyötyjä kunta-alan organisaatioiden rekrytoinnissa. Tutkimuksessa oli tutkittu kunta-alan organisaatioita, jotka olivat hoitaneet sijaisrekrytointiaan sekä rekrytointiaan perinteisillä menetelmillä, kuten puhelinsoitoilla. Tutkimukseen osallistuneet kunta-alan organisaatiot olivat löytäneet monia hyötyjä sekä perusrekrytointiin että sijaisten hallintaan Kuntarekry-järjestelmästä. Tässä artikkelissa kuitenkin selkeyden vuoksi keskitytään sijaisrekrytoinnin kehittämiseen ja mitä hyötyjä Kuntarekryn sähköinen sijaisten hallintajärjestelmä on tuottanut kuntaorganisaatioiden sijaisten hallintaprosessiin.
Sijaistarpeen täyttämiseen organisaatiolla on mahdollisuus käyttää kahta eri tapaa: sijaistarve julkaistaan keikkakalenteriin tai käynnistetään älykäs tekstiviestihaku. Sijaisrekrytointimoduuli on osa Kuntarekry-järjestelmää ja se on saatavilla käyttöön kaikkiin Kuntarekryä käyttäviin organisaatioihin. Sen voi ottaa itsenäisesti käyttöön, tai kouluttajamme tulevat opastamaan käytön aloittamisessa. Jos Kuntarekryn sijaistenhallintajärjestelmä ei ole sinulle vielä tuttu, voit tutustua siihen alla olevasta linkistä.
Sähköisellä järjestelmällä helpommin hallittava sijaispooli
Tutkimukseen osallistuvat organisaatiot tekivät vuodessa n. 800- 4500 sijaisrekrytointia. Tutkimuksen mukaan rekrytointia on eniten helpottanut sijaisten tietojen näkyvyys ja niiden paikkansapitävyys. Sijaisreservin koko onkin yksi keskeinen tekijä, kohti onnistunutta sijaisrekrytointia. Pelkästään sijaisrekisterin kasvattaminen ei kuitenkaan riitä, vaan sijaisten laatua ja tarkistusmerkintöjä täytyy hoitaa aktiivisesti, jotta käytössä on riittävä määrä sijaisia, joille keikkoja voidaan tarjota.
Tutkimuksessa on todettu, että osa organisaatioista tiedostaa, että osa sijaisista rekrytoidaan ohi järjestelmän, mutta tarkkaa määrää ei ole tiedossa. Osittain tämä aiheuttaa myös haasteita sijaispoolin ylläpidossa. Toimivan sijaisrekrytoinnin kannalta esimiesten sitoutuminen sijaisjärjestelmän käyttöön onkin ollut yksi keskeinen tekijä onnistumiselle.
Kustannustehokkaampi ja nopeampi sijaisrekrytointiprosessi.
Yhdessä tutkittavassa organisaatiossa oli puolessatoista vuodessa organisaatiossa huomattu, että sähköisen rekrytoinnin avulla sijaisrekrytointi oli nopeutunut huomattavasti ja sijaisrekrytointiin käytettävän työvoiman sekä muiden resurssien käyttö oli vähentynyt. Työajankäytön vähentymistä sijaisrekrytoinnissa tutkimuksen mukaan vähensi etenkin se, että sähköisellä järjestelmällä sijaisten hallinta oli perinteistä puhelinsoittoa nopeampaa ja että järjestelmää voi käyttää missä ja milloin vain. edellä mainittujen lisäksi myös keikkailmoitusten tekeminen oli koettu nopeaksi ja helpoksi.
Sijaisrekrytoinnista saatavan tilastoraportin mukaan koko Suomen laajuisesti yli 50% Kuntarekryn automatisoidun tekstiviestihaun kautta käynnistettävistä sijaishauista täytetään alle 5 minuutissa. Ja kokonaisuutena sijaisten täytön keskiarvo on n. 20 minuuttia. **
Tutkimuksen mukaan sähköisen rekrytoinnin myötä kunta-alan organisaatiot pystyivät alentamaanrekrytoinnin kustannuksia. Yhteen rekrytointiin käytettiin sähköisellä järjestelmällä huomattavasti vähemmän aikaa kuin perinteisillä rekrytoinnin menetelmillä. Tutkimuksessa todettiin myös, että sijaisrekrytointimoduuli sai vähintään yhtä paljon kiitosta henkilöstöhallinnon työntekijöiltä kuin perusrekrytointijärjestelmä. Sijaisuuksien täyttämisen koettiin helpottuneen ja nopeutuneen merkittävästi.
Lue myös: Miten tehokas sijaisten hallinta toimii?
Miten hyötyjä voidaan mitata?
Kuntarekryn sijaisrekrytoinnissa voidaan kerätä monipuolisia raportteja, joiden avulla organisaatio voi tutkia omaa sijaisrekrytointiaan ja ennustaa tulevaa. Raporteista on mahdollista seurata muun muassa sijaisreservissä olevia henkilöitä, sijaisuuksien määrää yksiköittäin ja palvelualueittain, hakemusten määriä sijaisrekisterissä tai vaikkapa sijaisuuksien täyttöprosenttia, eli kuinka usein sijaistarpeeseen on järjestelmän kautta saatu sijainen.
Tutkimuksen mukaan rekrytoinnin tehokkuuden mittaamista oli tehty vähän sekä alan tutkimuksissa, että tutkittavissa organisaatioissa. Kuitenkin mitattavia kohteita oli helppo löytää. Niitä voivat olla esimerkiksi sijaisuuksien täyttöaika ja täyttöprosentti. Nämä kertovat rekrytoivalle organisaatiolle konkreettista dataa, miten sijaisrekrytointi toimii ja kuinka tehokasta se on. Lisäksi datan avulla on helppo löytää kehityskohteita ja kehittää sijaisrekrytointia entistä tehokkaammaksi. Nämä tiedot ovat saatavilla Kuntarekry-järjestelmästä helposti ja vaivattomasti, niin että henkilöstöhallinto ja rekrytoivat henkilöt, voivat itse niihin tutustua.
Kaiken kaikkiaan tutkimuksessa tultiin siihen tulokseen, että sähköisen järjestelmän avulla ja automatisoidun tekstiviestihaun avulla kuntaorganisaatiot voivat säästää sekä aikaa, työntekijöiden työmäärää että rahaa sijaisten rekrytoinnissa.
Sinua voisi kiinnostaa myös: SMS-avusteinen sijaisrekrytointi säästää aikaa, hermoja ja rahaa
Haluatko kokeilla sijaisrekryä? Ota yhteyttä
*Sarkkinen N. 2014. Sähköisen rekrytoinnin hyödyt kuntaorganisaatioissa. Lappeenrannan teknillinen yliopisto. Tuotantotalouden tiedekunta. https://lutpub.lut.fi/bitstream/handle/10024/101789/Diplomity%C3%B6%20Sarkkinen%20V12.pdf?sequence=2
**Kuntarekryn kansallinen sijainen löytynyt tilastoraportti.