Ennakoiva henkilöstösuunnittelu

Ohjelmistoratkaisu henkilöstötoiminnan ja siitä syntyvien kustannusten suunnitteluun, seurantaan ja ohjaukseen

Kuinka pitää budjetti ja henkilöstöresurssit tasapainossa?

Vaikka henkilöstösuunnittelun tulisi olla jatkuva prosessi, linkittyy se todellisuudessa organisaation vuotuiseen budjetointisykliin. Organisaation henkilöstöbudjetin rakentaminen pohjautuu usein edellisen 12kk palkkakustannuksiin. Kun tarvittavat korotukset ja muutokset 12kk toteumaan on tehty ja budjetti hyväksytty, palataan budjettiin seuraavan kerran kesälomakauden jälkeen, kun talouden tunnusluvut indikoivat henkilöstöbudjetin ylityksistä.

Aikaa sopeuttaa henkilöstömenot budjetin sisään on käytännössä neljä kuukautta. Koska suurin osa vuoden palkkatoteumasta on jo tässä vaiheessa kertynyt, ei jäljellä oleva aika riitä korjaamaan tilannetta. Säästöjä haetaan lomautuksista, rekrytointikielloista sekä jäädyttämällä investointeja väritulostuksista hengityskoneisiin. Kun tulevan henkilöstöbudjetin rakentaminen alkaa uudelleen, pohjautuvat suunnitelmat sopeutettuun palkkatoteumaan, ja koko ruljanssi alkaa alusta. Kuulostaako tutulta? Olisiko tilanne vältettävissä?

Suunnittelu ja seuranta samassa paikassa

Toiminnan johtaminen edellyttää reaaliaikaista tietoa henkilöstö palvelujaksoihin liittyvistä muutoksista sekä niistä aiheutuvista toimenpiteistä ja kustannusvaikutuksista. Budjetointia varten koostettu data on usein leikattu ja liimattu useasta eri tietolähteestä, eikä se sisällä yksiköiden toiminnan johtamisen näkökulmasta riittävän tarkkaa tietoa yksittäisistä tehtävistä, henkilöistä ja kustannuksista. Henkilöstössä tapahtuvia muutoksia seurataan ja suunnitellaan toisaalla, usein käyttötarkoitusta varten kehitetyissä manuaalisesti ylläpidettävissä excel-tiedostoissa.

Muutosskenaarioita ja ennusteita johtamisen tueksi

Organisaatiot ovat jatkuvassa muutoksessa. Muutokset voivat olla suunniteltuja tai suunnittelemattomia, isoja tai pieniä. Muutostarpeet voivat olla lähtöisin organisaation toiminnasta tai henkilöstöstä käsin. Oli sitten kyse äkillisestä sairauspoissaolosta, eläköitymisestä, vuorotteluvapaasta tai uuden sairaalaan valmistumisesta, muutoksilla on vaikutus budjetoinnin pohjana olevaan henkilöstösuunnitelmaan.

Jotta henkilöstösuunnitelman muuttuessa voidaan varmistua, että muutokset pysyvät asetetun budjetin rajoissa, tulee pääsuunnitelman lisäksi luoda erilaisia muutosskenaarioita ja alasuunnitelmia, joiden kustannusvaikutuksia arvioidaan suhteessa budjettiraamiin. Siinä missä taloushallinto on vastuussa budjetista, HR henkilöstöbudjetista ja operatiivinen johto henkilöstötoiminnasta, tulee osapuolten luoda yhdessä henkilöstösuunnitelma, joka takaa oikean määrän oikeanlaista osaamista oikea-aikaisesti ja budjetissa.

Mikä Hesu on

Hesu on pilottivaiheen tuote, joka yhdistää asiakkaiden henkilöstö- ja budjettitiedon seurantaa varten ja mahdollista eri tasoisten muutoskenaarioiden tekemisen organisaation eri tasoilla. Luotuja muutosskenaarioita peilataan asetettuun budjettiin suunniteltujen muutosten kustannusvaikutusten tunnistamiseksi.

Tehtävätietojen hallinta

Uuden tehtävän tai vakanssin lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen sekä tehtävän budjetointi organisaatiossa.

Henkilöstöbudjetti

Henkilöstöbudjetin suunnittelu, hyväksyntä ja muokkaaminen 24kk historiatiedon pohjalta

Seuranta ja raportointi

Henkilöstömenojen reaaliaikainen seuranta ja raportointi suhteessa asetettuun henkilöstöbudjettiin

Muutosskenaariot ja ennusteet

Muutosskenaarioiden luonti henkilö, tehtävä, yksikkö ja organisaatiotasolla sekä suunniteltujen muutosten kustannusvaikutusten tunnistaminen suhteessa asetettuun henkilöstöbudjettiin

Integraatiot

Tuotteen integrointi osaksi organisaation budjetti-, organisaatio- ja henkilöstötietoa

Kiinnostuitko? Tule mukaan kehittämään ratkaisuja henkilöstösuunnittelun tueksi!

Olemme käynnistäneet kehityshankkeen, jonka lopputuloksena syntyy ohjelmistotuote henkilöstötoiminnan budjetointiin, suunnitteluun ja seurantaan. Hankkeen taustalla on vuosina 2017-2019 yhteistyössä Kainuun soten kanssa toteutettu ohjelmistopilotti, jossa kehitettiin ohjelmisto Uusi sairaala -hankkeen henkilöstösuunnitteluun. Nyt käynnissä oleva pilotti vaihe2 päättyy syksyllä 2020, jonka jälkeen ohjelmiston tuotantopilotit voivat alkaa.

Haemme mukaan organisaatioita, jotka ovat kiinnostuneita pilotoimaan tuotetta osana oman organisaation henkilöstösuunnittelua.

Olen kiinnostunut!

Valtionavustus sote-rakenneuudistusta tukevaan alueelliseen valmisteluun

Hallitus on käynnistänyt sote-uudistuksen valmistelun ja kohdentanut edellisen vaalikauden maakunta- ja sote-uudistuksen käyttämättä jääneet rahat. Määrärahasta jaetaan alueille valtionavustuksina vapaaehtoiseen alueelliseen yhteistyöhön ja yhteisen valmistelun tukemiseen enintään 120 miljoonaa euroa. Uudistus tarvitsee tuekseen toimivat tietojärjestelmä- ja tiedonhallintajärjestelmät sekä kattavan tietopohjan ja yhtenäisen tavan raportoida. Tietojärjestelmien yhteensovittaminen, ICT-valmistelu ja muu sote-kehittämistyön rahoitus turvataan siirtymävaiheen aikana.

Valtionavustusta voidaan myöntää usean kunnan yhteiseen sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamista tukevaan hankkeeseen, joka liittyy:

  • palveluiden järjestämistehtävän ja tuottamisen toimintamallien ja ohjauksen kehittämiseen ja yhtenäistämiseen;
  • palveluverkkoa koskevaan selvitykseen ja suunnitelmaan;
  • palveluketjujen ja -kokonaisuuksien määrittelyyn;
  • palveluverkon ja palveluketjujen johtamisen kehittämiseen ja tiedolla johtamiseen;
  • tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen yhtenäistämiseen; tai muiden kustannuskehityksen hillintään liittyvien toimenpiteiden valmisteluun.

Haitko rahoitusta? Haluatko kuulla tarkemmin, miten rahoitusta voi hyödyntää henkilöstösuunnittelun ja henkilöstöresurssien ohjauksen kehittämiseen!

Ota yhteyttä