11.06.20207.7.6

Uudet ominaisuudet 7.7.5 ja 7.7.6

Kirjautumisnäkymän uudistus

Uudessa ohjelmistoversiossa on uudistettu järjestelmän sisäänkirjautumisnäkymää. Rekrytointimoduliin jo toteutettu teknologinen uudistus on ulotettu uudessa ohjelmistoversiossa myös sisäänkirjautumisnäkymiin (login, logout, salasanan vaihto jne), minkä seurauksena kirjautumisnäkymät ovat käyttöliittymällisesti hieman muuttuneet. Uudesta käyttöliittymän ulkoasusta kuva alla.

image.png

Mahdollisuus nähdä salasana selkokielisenä

Kirjautumiskenttien ”Salasana” –kentässä olevalla silmäikonilla käyttäjä voi katsoa salasanansa selkokielisenä. Klikkaamalla ikonia uudelleen salasana muuttuu takaisin ”salatuksi”.

Täyttöluvan hyväksyjien / puoltajien kommentit sähköpostiherätteeseen

Aiemmissa ohjelmistoversiossa täyttöluvan hyväksynnän tai puoltamisen yhteydessä lähteviin sähköpostiherätteisiin ei tullut mukaan kaikkia hyväksyjän / puoltajan antamia kommentteja tai päätöstietoja, joita tämä hyväksymisen tai puoltamisen yhteydessä järjestelmään kirjaa. Uudessa ohjelmistoversiossa nämä tulevat mukaan sähköpostiherätteeseen.

”Suljetut rekrytoinnit” –listan sarakkeet

Uudessa ohjelmistoversiossa ”Suljetut rekrytoinnit” –listauksessa on satavilla listanäkymän sarakkeiksi samat sarakkeet, kuin ”Aktiiviset rekrytoinnit” –listaukseen. Myös listan filtteröinti on mahdollista tehdä samalla tavalla näissä molemmissa listauksissa.

Rekrytointilistojen vapaasanahaku hakee useammasta sarakkeesta

Uudessa versiossa eri rekrytointilistanäkymien yllä olevaa vapaasanahakua on laajennettu. Kyseinen hakusanahaku hakee uudessa versiossa useammasta taulukon sarakkeesta kuin aiemmin. Erilaisia rekrytointilistauksiahan ovat ”Aktiiviset rekrytoinnit”, ”Julkaisua odottavat rekrytoinnit”, ”Rekrytoinnit hakemusten käsittelyvaiheessa”, ”Kaikki aktiiviset” ja ”Kaikki suljetut”.

Hakukenttiin on myös lisätty tooltipit kertomaan, mistä kaikista sarakkeista haku etsii. Näistä tooltipeistä voi myös käydä tarkistamassa tarkalla tasolla, mistä kaikista tiedoista milläkin listalla haku etsii.

Täyttöluvan hyväksyjä rekrytointilistalla

Rekrytointilistan sarakkeena voi olla tieto siitä, kuka on tai on ollut rekrytointiluvan hyväksyjä. Aiemmissa versiossa tieto on ollut nähtävillä rekrytointilistalla ainoastaan silloin, kun rekrytointi on ollut lupahakemusvaiheessa. Uudessa versiossa täyttöluvan hyväksyjä on rekrytointilistalla nähtävillä myös täyttölupaprosessivaiheen jälkeen.

Anonyymi rekrytointi

Uudessa ohjelmistoversiossa on mahdollisuus ottaa käyttöön toiminnallisuudet, joilla hakemuksia voidaan käsitellä anonyymisti haluttuun rekrytointiprosessin vaiheeseen saakka. Näitä toiminnallisuuksia kutsutaan tässä dokumentissa yhteisnimellä ”Anonyymi rekrytointi”.

Anonyymillä rekrytoinnilla pyritään edistämään hakijoiden tasapuolista, osaamiseen ja pätevyyteen perustuvaa käsittelyä rekrytointiprosessin aikana.

Anonyymissä rekrytoinnissa saapuneita hakemuksia käsitellään anonyymisti esimerkiksi siihen pisteeseen saakka, kun ollaan tehty päätös, keitä kutsutaan haastatteluun. Rekrytoinnin voi tämän jälkeen merkitä "ei-anonyymiksi", minkä jälkeen rekrytointiprosessia voi viedä läpi normaaliin tapaan. Luonnollisesti on organisaation omasta prosessista kiinni, miten pitkään rekrytointi pidetään anonyyminä ja missä vaiheessa se merkitään "ei-anonyymiksi".

Anonyymissä rekrytoinnissa kaikki hakemusten käsittelyn toiminnot eivät ole käytettävissä: esimerkiksi hakijavahdit ja valintaesitykseen tai rekrytoinnin päättämiseen liittyvät toiminnot eivät ole käytössä. Myöskään hakijalogit eivät ole näkyvissä eikä hakemusta löydy henkilöhaulla järjestelmästä. Kun rekrytointi merkitään takaisin "ei-anonyymiksi", kaikki toiminnot ovat jälleen käytettävissä.

Anonyymissä rekrytoinnissa hakemusten käsittelijälle ei näytetä hakijoiden "anonyymejä tietoja". Hakija voi kuitenkin täyttää hakulomakkeen normaalisti ja antaa hakulomakkeellaan myös anonyymit tiedot. Hakijaa myös informoidaan hakulomakkeella siitä, mitä anonyymi rekrytointi järjestelmässä tarkoittaa.

Anonyymit tiedot ovat: Hakijan nimi, kuva, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumerot, sähköposti, osoitetiedot, asuinkunta ja äidinkieli.

Nämä tiedot voivat siis olla hakulomakkeella ja hakija voi ne täyttää, mutta niitä ei näytetä hakemusten käsittelijöille anonyymissä rekrytoinnissa. Kun rekrytointi merkitään takaisin "ei-anonyymiksi", kaikki hakulomakkeella olleet tiedot tulevat näkyviin hakemusten käsittelijöille. Hakulomaketta tehtäessä tulee anonyymissä rekrytoinnissa kuitenkin välttää sellaisia kysymyksiä, jotka saattavat vaikuttaa hakemuksen anonyymisyyteen.

Käyttäjä, jolla on rekrytoinnin julkaisuoikeus, voi määritellä rekrytoinnin anonyymiksi.

Anonyymisyyttä ei voi perua julkaisun jälkeen hakuaikana. Samoin rekrytointia joka on tehty anonyymisti ja jonka anonymiteetti on myöhemmin hakuajan jälkeen purettu, ei voi julkaista uudelleen anonyyminä. Jos siis anonyyminä tehdyn rekrytoinnin hakemuksista todetaan että hakua täytyy jatkaa, voi saman rekrytoinnin hakua jaktaa anonyyminä vain jos anonymiteettiä ei ole purettu.

Muutettaessa anonyyminä tehty rekrytointi ”ei-anonyymiksi” onkin tärkeää miettiä, että onko rekrytointiin saadut hakemukset todennäköisesti sellaisia, että niistä saadaan valittua sopiva uusi työntekijä.

Rekrytoinnin määrittäminen anonyymiksi

Rekrytointi voidaan määrittää anonyymiksi kahdessa eri rekrytoinnin luonnin vaiheessa: 1) Heti rekrytoinnin luontiwizardissa sekä 2) Rekrytoinnin tiedoissa olevalla uudella ”Anonyymi rekrytointi” –välilehdellä.

Anonyymisyyden määrittäminen rekrytoinnin luontiwizardissa

Anonyymitoiminnallisuuden ollessa päällä, voidaan rekrytoinnin luontiwizardissa määrittää rekrytointi anonyymiksi. Anonyymisyyden määrittäminen on oma uusi wizardin vaihe, joka näytetään käyttäjälle sen jälkeen, kun rekrytoinnille on määritetty rekrytoiva yksikkö ja esimies. Tästä kuva alla.

image-2.png

Anonyymisyysvalinnan voivat tehdä kaikki käyttäjät, joilla on oikeus tehdä uusia rekrytointeja järjestelmään. Näin esimerkiksi rekrytointia luova esimies voi jo tässä vaiheessa ottaa kantaa, onko rekrytointi anonyymi vai ei, mutta lopullisen määrityksen voi tehdä esimerkiksi rekrytoinnin julkaiseva HR-käyttäjä tai rekrytoija.

Anonyymisyyden määrittäminen rekrytoinnin tiedoissa olevalla uudella ”Anonyymi rekrytointi” –välilehdellä

Anonyymin rekrytoinnin ollessa käytössä, on rekrytoinnin tiedoissa näkyvillä uusi välilehti ”Anonyymi rekrytointi”. Välilehti sijaitsee rekrytoinnin tiedoissa ennen julkaisuvälilehteä ja on näkyvillä kaikille käyttäjille, joilla on pääsy rekrytoinnin tietoihin. Välilehdestä kuva alla.

image-3.png

Anonyymisyysvalinnan voivat tehdä kaikki käyttäjät, jotka pääsevät muokkaamaan rekrytoinnin tietoja.

Lopullinen päätös onko rekrytointi anonyymi vai ei

Anonyymisyysvalinnan voivat siis rekrytoinnille tehdä kaikki käyttäjät, joilla on oikeus tehdä uusia rekrytointeja järjestelmään tai muokata siellä olevien rekrytointien tietoja. Päätös siitä, onko rekrytointi anonyymi vai ei, tulee tehdä ennen rekrytoinnin julkaisua ja hakuajan alkamista. Anonyymisyysvalinta on nk. ”lopullinen” sen jälkeen, kun rekrytoinnin hakuaika alkaa. Käytännössä voidaan siis sanoa, että käyttäjä, jolla on oikeus julkaista rekrytointi, on myös oikeus määrittää, onko rekrytointi anonyymi vai ei.

Rekrytoinnin hakuajan alkaessa ei rekrytoinnin anonyymisyyttä voi muuttaa ennen kuin hakuaika päättyy. Hakuajan päättymisen jälkeen rekrytointi voidaan merkitä jälleen ”ei-anonyymiksi”, mutta tämän jälkeen sitä ei enää voi uudestaan muuttaa takaisin anonyymiksi. Rekrytoinnin muuttamisesta takaisin ”ei-anonyymiksi” on kerrottu lisää omassa kappaleessaan tässä dokumentissa.

Esimerkki 1:

Esimieskäyttäjillä ei ole oikeutta julkaista rekrytointeja, vaan he tekevät rekrytoinnin ja työpaikkailmoitukset jne järjestelmään ja sen jälkeen pyytävät esim. HR-käyttäjää tai rekrytoijaa julkaisemaan rekrytoinnin. Tällöin esimiesten tekemä anonyymivalinta on ikään kuin ehdotus rekrytoinnin julkaisijalle. Rekrytoinnin julkaiseva käyttäjä voi sitten vielä ennen julkaisua muokata anonyymisyyttä.

Esimerkki 2:

Esimieskäyttäjällä on oikeus julkaista rekrytointi. Tällöin esimies voi suoraan luoda rekrytoinnin, määrittää sen anonyymisyden ja julkaista sen. Näin ollen he myös tekevät päätöksen siitä, onko rekrytointi anonyymi vai ei.

Miten tieto anonyymistä rekrytoinnista näkyy järjestelmässä

Tieto anonyymistä rekrytoinnista rekrytointilistalla

Anonyymin rekrytoinnin ollessa käytössä näytetään rekrytointilistausnäkymässä sarake ”Rekrytoinnin anonymiteetti”. Tässä sarakkeessa näytetään rekrytointikohtaisesti rekrytoinnin anonymiteetin tila.

Mikäli rekrytointi on ko ajanhetkellä anonyymi, on sarakkeessa tieto ”Anonyymi rekrytointi”. Mikäli puolestaan jokin rekrytointi on ollut anonyymi, mutta anonyymisyys on hakemusten käsittelyvaiheessa otettu pois päältä, on sarakkeessa tieto ”Anonyymisyys poistettu”. Mikäli puolestaan rekrytointi ei ole, eikä ole ollut anonyymi, ei sarakkeessa ole mitään merkintää anonymiteetistä.

Rekrytointilistaa voidaan sortata ”Rekrytoinnin anonymiteetti” –sarakkeen mukaan, jolloin saadaan samassa anonymiteetti –tilassa olevat rekrytoinnit järjestymään peräkkäin. Rekrytointilistanäkymästä esimerkkikuva alla.

image-4.png

Tieto anonyymistä rekrytoinnista rekrytoinnin tiedoissa

Rekrytoinnin anonymiteetin tila näytetään rekrytoinnin hallinnan tiedoissa vasemmalla palstalla rekrytoinnin nimen alapuolella. Tästä esimerkkikuva alla.

image-5.png

Tieto anonyymistä rekrytoinnista hakemusten käsittely –näkymässä

Rekrytoinnin anonymiteetin tila näytetään hakemusten käsittely –näkymässä näkymän yläosassa rekrytoinnin nimen yläpuolella. Tästä esimerkkikuva alla.

image-6.png

Tieto anonyymistä rekrytoinnista työnhakijalle

Työnhakijalle tieto siitä, että rekrytointi on anonyymi, näytetään sekä työpaikkailmoituksia selailtaessa että hakulomakkeella.

Rekrytointijärjestelmän omassa työpaikkailmoitusportaalissa anonyymisyys näytetään hakijalle heti työpaikkailmoitusten listausnäkymässä. Tästä esimerkkikuva alla.

image-7.png

Lisäksi tieto siitä, että rekrytointi on anonyymi, näytetään myös itse työpaikkailmoituksella. Työpaikkailmoituksella on myös infoteksti, jossa kerrotaan lyhyesti työnhakijalle, mitä anonyymisyys tarkoittaa. Tästä esimerkkikuva alla.

image-8.png

Kun työnhakija on työpaikkailmoituksella klikannut ”Hae tehtävää” ja kirjautunut hakulomakkeelle, näytetään hänelle hakulomakkeen yläosassa tieto, että rekrytointi on anonyymi sekä infoteksti, jossa kerrotaan, mitä anonyymisyys tarkoittaa. Tästä esimerkkikuva alla.

image-9.png

Anonyymin rekrytoinnin tietokentät ja toiminnot jotka eivät ole käytettävissä

Rekrytoinnin ollessa anonyymi, hakemusten käsittelyvaiheessa käyttäjälle ei näytetä hakijoiden ”anonyymejä tietoja”. Lisäksi hakemusten käsittelyvaiheessa on kokonaan estetty pääsy tiettyihin hakemusten käsittelyn toimintoihin.

Hakijan anonyymit tiedot ja niistä informointi

Anonyymissä rekrytoinnissa ei käyttäjälle näytetä tiettyjä hakijoiden tietoja ollenkaan. Näitä tietoja kutsutaan tässä dokumentaatiossa ”hakijan anonyymeiksi tiedoiksi”. Hakijan anonyymejä tietoja ovat:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Kuva
  • Matkapuhelin
  • Muu puhelinnumero
  • Kotiosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Sähköposti
  • Äidinkieli
  • Asuinkunta

Nämä tiedot voidaan valita esimerkiksi hakulomakkeelle ihan normaalisti ja työnhakija voi ne hakemukselleen täyttää, mutta näitä tietoja ei näytetä hakemusten käsittelijälle ennen kuin rekrytointi on muutettu hakemusten käsittelyvaiheessa takaisin ”ei-anonyymiksi”.

Käyttäjän luodessa anonyymiä rekrytointia, häntä informoidaan hakulomakkeen tekovaiheessa erikseen, mitkä hakulomakkeen tiedoista ovat ”anonyymejä tietoja”. Tästä esimerkkikuva alla.

image-10.png

Luonnollisesti hakulomakkeen tekijän on hyvä huomioida, mitä muita kysymyksiä hakulomakkeella hakijoille esittää: kannattaa varoa sellaisia kysymyksiä ja kysymyksien asetteluja, joissa on riskinä, että hakija kirjoittaa hakulomakkeelle tietoja, jotka saattavat olla ristiriidassa anonyymin hakemusten käsittelyn kanssa.

Myös työnhakijalle näytetään hakulomakkeella anonyymit tiedot erikseen. Tästä esimerkkikuva alla.

image-11.png

Anonyymit tiedot hakemusten käsittelyvaiheessa

Hakemusten käsittelijälle ei näytetä edellä kuvattuja anonyymejä tietoja hakemusten käsittelyvaiheessa rekrytoinnin ollessa anonyymi.

Yleislinjauksena on, että ne paikat järjestelmässä, joissa normaaleissa rekrytoinneissa näytetään hakijan nimi, näytetään hakijan ID. Esimerkiksi hakijalistauksissa, joissa tavallisesti on hakijan nimi näkyvillä, näytetään hakijan ID. Tästä esimerkkikuva alla.

image-12.png

Työnhakijan CV-näkymässä sekä tulosteissa ja tulostuspohjissa, joissa tavallisesti on hakijan anonyymejä tietoja, näytetään anonyymit tiedot muodossa [Anonyymi kenttä]. Alla esimerkkikuva hakijan CV:stä anonyymissä rekrytoinnissa.

image-13.png

Lisäksi alla esimerkkikuva tulosteesta, jossa on käytetty tulostuspohjaa, jossa on hakijan anonyymejä tietoja.

image-14.png

Tulostuspohjien osalta järjestelmään kannattaa anonyymiä rekrytointia silmällä pitäen tehdä tulostuspohjat, joihin on otettu mukaan (eli ”tagitettu”) hakijan ID tai vaihtoehtoisesti lisätä hakijan ID tavallisiin tulostuspohjiin. Näin pystytään tulosteista ID:n avulla näkemään, kuka hakija on kyseessä.

Työnhakijaraporteissa anonyymejä tietoja ei näytetä lopputuloksissa eikä niitä voi käyttää hakuehtoina. Tästä informoidaan käyttäjää, kun hän tekee työnhakijaraporttia. Tästä esimerkkikuva alla.

image-15.png

Mikäli järjestelmään on esimerkiksi tallennettu valmis hakijaraporttipohja, jossa on käytetty hakuehtona jotain anonyymiä tietoa, ei tätä tietoa käytetä hakuehtona, kun kyseinen tallennettu raportti ajetaan anonyymissä rekrytoinnissa.

Esimerkki:

Järjestelmään on tallennettu valmis hakijaraporttipohja, jossa on hakuehtona esimerkiksi sukupuoli = mies. Ajettaessa tämä raportti anonyymissä rekrytoinnissa, tulee lopputuloslistaukseen kaikki hakijat, koska sukupuoli on anonyymi tieto ja sitä ei näin ollen käytetä hakutekijänä.

Myös muissa toiminnoissa (esimerkiksi tila- ja kelpoisuusmuutos, viestin lähetys), joissa normaaleissa rekrytoinneissa kerrotaan, keihin toiminto kohdistuu, ei anonyymissä rekrytoinnissa näytetä hakijan nimeä vaan sen tilalla näytetään hakijan ID. Alla esimerkkikuva, kun ollaan tekemässä tilamuutosta hakijalle.

image-16.png

Toiminnot ja näkymät, jotka eivät anonyymissä rekrytoinnissa ole käytettävissä

Rekrytoinnin ollessa anonyymi, tiettyjä hakemusten käsittelyvaiheen toimintoja tai näkymiä ei voi käyttää. Näitä ovat:

  • Toiminnot, joita ei voi käyttää
    • Muokkaa hakemusta
    • Videohaastattelukutsun lähetys (haastattelukysymyksiä voi nauhoittaa anonyymissä rekrytoinnissa)
    • Valintaesitys
    • Nosta hakija CV-pankista rekrytointiin
    • Siirrä hakija työntekijäksi
    • Rekrytoinnin päättäminen
    • Hakemuksen poistaminen
  • Näkymiä, joihin ei anonyymissä rekrytoinnissa pääse
    • Hakijan tapahtumalogi
    • Rekrytoinnin tapahtumalogi
    • Hakijan muut hakemukset
  • Lisäksi anonyymi rekrytointi vaikuttaa seuraaviin toimintoihin.
    • Henkilöhaku –toiminto ei löydä anonyymejä hakemuksia (jos hakijalla on hakemuksia ”ei anonyymeissä” –rekrytoinneissa, nämä löytyvät)
    • Haku CV-pankista ei löydä anonyymejä hakemuksia
    • Normaalien rekrytointien hakijan CV-näkymän ”Muut hakemukset” –kohdassa ei näytetä hakijan hakemuksia anonyymeihin rekrytointeihin
    • Ilmoitus uusista hakemuksista –herätteessä ei näytetä hakijatietoja lainkaan, herätteessä kerrotaan ainoastaan, että uusi hakemus on saapunut ko rekrytointiin
    • Rekrytointikohtaiset työnhakijavahdit eivät toimi ollenkaan anonyymissä rekrytoinnissa

Rekrytoinnin muuttaminen takaisin ”ei-anonyymiksi”

Rekrytointia ei voi muuttaa ”ei-anonyymiksi”, mikäli rekrytoinnin julkaisu on tallennettu tai hakuaika on menossa. Kun anonyymin rekrytoinnin hakuaika on päättynyt, voidaan rekrytointi muuttaa takaisin ”ei anonyymiksi”.

Luonnollisesti rekrytointi tulee muuttaa ”ei-anonyymiksi” vasta siinä vaiheessa, kun hakemuksia on käsitelty siihen pisteeseen saakka, miten rekrytointiprosessissa on asiasta ohjeistettu. Esimerkiksi rekrytointi voidaan muuttaa takaisin ”ei-anonyymiksi” sen jälkeen, kun on päätetty, keitä hakijoita valitaan haastatteluihin tai esimerkiksi vasta haastattelukutsujen lähettämisen jälkeen.

Rekrytointi muutetaan ”ei-anonyymiksi” samassa rekrytoinnin hallinnan tietojen näkymässä, missä se alun perin merkittiin anonyymiksi. Tästä esimerkkikuva alla.

image-17.png

Rekrytoinnin voi muuttaa ”ei-anonyymiksi” kaikki käyttäjät, joilla on muokkausoikeus rekrytoinnin tietoihin. Rekrytoinnin muuttaminen takaisin ”ei-anonyymiksi” tapahtuu kaksiosaisen varmistusdialogin kautta. Lisäksi muutoksesta jää merkintä rekrytoinnin tapahtumalogiin. Varmistusdialogeista esimerkkikuvat alla.

image-18.png

image-19.png

Muutettaessa rekrytointi takaisin ei-anonyymiksi, näytetään rekrytointilistalla sekä muualla rekrytoinnin tiedoissa anonymiteetin tilana ”Anonyymisyys poistettu”. Tämä tila siis kertoo, että rekrytointi on ollut anonyymi hakuaikana ja hakemusten käsittelyn alkaessa.

Sen jälkeen, kun rekrytointi on merkitty takaisin ”ei-anonyymiksi”, ovat kaikki hakemusten käsittelyn toiminnot ja tietokentät käytettävissä ja nähtävillä ihan samalla tavalla kuin normaalissa ”ei-anonyymissä” rekrytoinnissa.

Rekrytointia ei voi muuttaa uudelleen anonyymiksi

Kun rekrytointi on hakuajan jälkeen hakemusten käsittelyvaiheessa muutettu ”ei-anonyymiksi”, rekrytointia ei voi muuttaa enää takaisin anonyymiksi.

Tämä tarkoittaa mm. sitä, että jos esimerkiksi haastatteluvaiheen jälkeen huomataan, että kukaan hakijoista ei ole sopiva haettavaan tehtävään ja rekrytointi haluttaisiin julkaista uudelleen, sitä ei voi julkaista uudelleen anonyyminä rekrytointina. Mikäli tällaisessa tilanteessa halutaan uudelleenjulkaisu tehdä anonyymisti, tulee esimerkiksi tehdä järjestelmään uusi rekrytointi kopioimalla alkuperäinen rekrytointi ja julkaista se anonyymisti.

Mikäli puolestaan esimerkiksi käy niin, että heti hakuajan jälkeen tai hakemusten käsittelyn alkuvaiheessa huomataan, että hakijoita on kovin vähän tai näyttäisi siltä, että rekrytoinnissa ei ole riittävää määrää kelpoisia / sopivia hakijoita, voidaan rekrytointi julkaista uudelleen ihan tavalliseen tapaan, mikäli anonyymisyyttä ei ole ehditty ottaa pois päältä.

Muutettaessa rekrytointi takaisin ”ei-anonyymiksi” onkin tärkeää miettiä, että onko rekrytointiin saadut hakemukset todennäköisesti sellaisia, että niistä sopiva uusi työntekijä saadaan valittua.