Referenssit
Intron käyttöönotto on sujunut mallikkaasti Etelä-Savon hyvinvointialueella
Etelä-Savon hyvinvointialueella on toteutettu perehdytysohjelmisto Intron käyttöönottoa kevään 2023 aikana tiiviisti, ja käyttöönottoprosessi on sujunut mallikkaasti askel kerrallaan. Ohjelmiston käyttöä on jalkautettu läpi organisaation tukemaan tasalaatuista ja seurattavaa perehdytysprosessia. Eloisan yksi laadullisista tavoitteista on olla Suomen paras digitaalinen sote-keskus. Intro tukee tätä strategista tavoitetta tuomalla perehdytyksen suunnittelun ja seurannan digitaaliseen muotoon. Tarja Luukkanen ja Maarit Luojus toimivat Intron pääkäyttäjinä, ja kertovat, kuinka Intron käyttöönottoa on toteutettu Etelä-Savon hyvinvointialueella, sekä antavat vinkkejä perehdytyksen kehittämiseen.
Perehdytysohjelmiston hyödyt huomattiin sen käyttöönotossa - ”Intro on ollut helppo ottaa käyttöön”
Etelä-Savon hyvinvointialueella Intron käyttöönottoon valmistauduttiin jo ennen hyvinvointialueuudistusta. Hyvinvointialuevalmistelijat vierailivat muiden organisaatioiden luona ja hankkivat kokemuksia ja käyttötapoja Intron hyödyntämisestä. Perehdytyspohjia oli valmisteltu etukäteen, joka nopeutti osaltaan käyttöönottoprosessia. Itse käyttöönotto aloitettiin viidellä pilottiryhmällä.
Eloisassa on käytössä yleisperehdytyspohja kaikilla viidellä toimialalla ja jokaisessa noin 740 yksikössä. Tällä hetkellä työn alla on toimialakohtaiset perehdysalustat. Näihin perehdytysosioihin tuodaan tarkempaa substanssiosaamista, jolloin ne on vietävissä myös yksiköihin.
”Intro on ollut helppo ottaa käyttöön sen tarpeellisuuden vuoksi. Olemme päässeet eroon paperisista perehdytyksistä. Kaikki on kompaktissa paketissa ja lisäksi perehdytyksiä voi rakentaa itse eri osioista. Eloisassa oltiin ihastuneita siihen, miten Intro helpottaa perehdytyksiä ja paperiset lippulappuset voi unohtaa”, Maarit nostaa esiin.
”Tärkeää on, että uusi käyttäjä oppii ohjelmiston käytön itsenäisesti. Intro vaatii toisaalta sen pääkäyttäjältä sisäistämisen, jotta pystyy toimimaan ”omistajana”. Oma toiminta ja ohjelmiston sisäistäminen on tärkeää. Silloin käyttö jalkautuu yksikköön”, hän jatkaa.
Jalkautuksessa keskityttiin opettamaan organisaation jäsenille Intron logiikkaa ja käyttötarkoitusta. Hyvien ohjeiden ja tallenteiden avulla varmistettiin, että käyttäjät ymmärtävät, miten Intro toimii ja miten se voi helpottaa heidän työtään. Tämä varmisti esihenkilöiden sitoutumisen uuden perehdytysohjelmiston käyttöön. Hyvä ohjeistus, tuki ja koulutus olivat avainasemassa.
Intro luontevana osana rekrytointiprosessia
Tulevaisuudessa Intro tulee tukemaan myös Eloisan rekrytointiprosessia. ”Intron ja Kuntarekryn rajapinnan ansiosta palkatun työntekijän tiedot saadaan siirrettyä suoraan perehdytysohjelmistoon, ja tätä kautta perehdytysprosessi alkaa luontevasti. Rekrytoivan esihenkilön työ helpottuu, ja perehdytys voi alkaa jo ennen varsinaista työn aloittamista”, Tarja kertoo.
Luonnollisesti perehdytys on yksi osa organisaation työnantajamielikuvan rakentamista. Intron käyttö korostaa organisaation modernia ja uudenaikaista otetta ja vahvistaa tätä kautta mielikuvaa työnantajasta. ”Perehdytys toimii työnantajan käyntikorttina ja auttaa rakentamaan hyvää työnantajamielikuvaa. Työntekijät ovat ottaneet Intron positiivisin mielin käyttöön ja palaute on ollut hyvää”, hän jatkaa.
Tarja ja Maarit harkitsevat Intron laajempaa hyödyntämistä osaamiskartoituksessa. He suunnittelevat kokeilua, jossa Intron avulla kerätään tietoa yksiköiden tarvitsemasta osaamisesta. Tämä tieto voisi palvella sekä perehdytystä että osaamiskartoitusta, ja se voisi nopeuttaa tietojen keräämistä.
Laadun ja tasalaatuisuuden varmistaminen suuressa organisaatiossa
Maarit korostaa erityisesti Intron digitaalista luonnetta, mikä mahdollistaa perehdytysprosessin virtaviivaistamisen. Intron avulla voidaan varmistaa perehdytyksen laatu ja seurata sen edistymistä.
”Eloisan yksi johtoajatus on, että digitaalisuutta käytetään hyödyksi mahdollisimman paljon. Intro palvelee tässä mainiosta. Suuressa organisaatiossa laadun varmistaminen ja tasalaatuisuus ovat myös asioita, jotka tulee huomioida. Valvira valvoo sosiaali- ja terveydenhuollon puolta, eli jos tarvitsee jossain vaiheessa näyttää, onko perehdytys toteutunut tai millainen se on ollut, niin meidän on Intron kautta helppo näyttää, miten asiat on toteutettu. Seuranta siihen, onko toimittu oikein Valviran mukaisesti, on myös yksi laadun tae”, Maarit sanoo.
Tarjan ja Maaritin vinkit perehdytyksen kehittämiseen:
- Perehdytyssuunnitelman luomiseen kannattaa varata riittävästi aikaa.
- On hyvä huolehtia, että perehdytysprosessin ohjeet henkilökunnalle ovat selkeitä ja ymmärrettäviä.
- Perehdytyksiin kannattaa lisätä keveyttä videoiden ja pelillistämisen avulla. Nämä tuovat perehdytyksiin mielenkiintoa ja osallistavat perehdytettävän paremmin mukaan. Perehdytettävän näkökulma tulisi huomioida koko prosessin ajan.
- Erilaisten näkökulmien ja laajan osaamisen sekä tiedon huomioiminen auttaa rakentamaan hyvän pohjan perehdytykselle isossa organisaatiossa.
Etelä-Savon hyvinvointialueen Intron käyttöönotto on loistava esimerkki siitä, kuinka digitaalinen perehdytysjärjestelmä voi tehokkaasti tukea organisaation perehdytysprosessia ja rakentaa positiivista työntekijäkokemusta ja samalla työnantajakuvaa.