Blogit
Perehdytyksen haasteet
Perehdytys on tyypillisesti vähiten huomiota ja arvostusta saavien HR-prosessien listalla, vaikka oikein hoidettuna perehdyttämisellä on merkittävä vaikutus työn tuottavuuteen, laatuun, työturvallisuuteen ja sitoutumiseen. Ja tietenkin tuleviin rekrytointeihin. Valitettavan usein organisaation perehdyttämiskäytännöt tukevat huonosti esimiestä uuden työntekijän perehdyttämisessä. Hallinnolliset ja lakisääteiset asiat tulee kyllä hoidettua, mutta perehdyttäminen on paljon muutakin ja sen muun kanssa esimies on usein liian yksin.
Perehdytyssuunnitelman tarkoituksena on sujuvoittaa uuden työntekijän siirtymistä rooliin ja organisaatioon. Vaikka perehdytysprosessi olisikin kohdillaan, on tyypillistä, että uusi työntekijä kohtaa ylä- ja alamäkiä ensimmäisten kuukausien aikana. Kovinkaan moni uusi työntekijä ei ole halukas näistä asioista keskustelemaan vaan ennemminkin haluaa antaa uudelle työnantajalle kuvan, että asiat sujuvat hyvin. Perehdytyksestä vastaavan rekrytoivan esimiehen onkin hyvä tiedostaa perehdytykseen liittyvät haasteet, tunnistaa ne ajoissa ja etsiä keskustelun kautta ratkaisuja haasteisiin. Ohessa muutamia haasteita, joihin itse olen törmännyt erityisesti perehdyttämisen alkuvaiheessa.
Lue myös: Näin luot perehdytyssuunnitelman
Roolien selkeys
Selkeästi muotoiltu suunnitelma, rooli ja tehtävänkuvaus luovat pohjan onnistuneelle perehdyttämiselle, ja tehtävänkuvaus on hyvä olla muotoiltuna tarkasti jo rekrytointivaiheessa. Jos pitäisi valita yksi haaste, jonka takia perehdytykset tyypillisimmin menevät metsään, olisi se rooliin liittyvä epäselvyys. Se, että tehtävät ja vastuut on listattu, ei riitä. Aseta roolille selkeät tavoitteet, mittaa tavoitteiden toteutumista ja anna palautetta onnistumisista ja kehityskohteista. Nosta esille kaikkein keskeisimmät taidot ja osaamiset, joita tavoitteiden saavuttaminen perehdytettävältä edellyttää ja huolehdi, että perehdytysjaksolla keskitytään näiden taitojen kehittämiseen.
Odotusten asettaminen
Epäselvä rooli johtaa ristiriitoihin ja epärealistisiin odotuksiin niin uutta työtä kuin työntekijää itseäänkin kohtaan. Jos ristiriita todellisuuden ja roolin, johon uusi työntekijä kuvitteli 3kk sitten tulleensa palkatuksi, on suuri, ollaan vaikeuksissa. Ristiriitaiset odotukset näkyvät usein yliyrittämisenä tai keskittymisenä roolin kannalta vääriin asioihin, joihin tulee puuttua nopeasti.
Liian kiire
Klassikko. Rekrytoivan esimiehen on käytettävä paljon aikaa uuden työntekijän kanssa. Piste. Muutama juttu, jotka toimivat itsellä: 1) Varaa vakituinen aika kalenteriisi perehdytettävälle, ensimmäisen viikon aikana vähintään kerran päivässä, jatkossa harvemmin. 2) Aina ei naamatusten tapaaminen onnistu. Käytä teknologiaa kommunikointiin, meillä on käytössä Slack tähän tarkoitukseen. Toimii hyvin ja madaltaa kynnystä kysyä asioista. 3) Jaa vastuuta perehdyttämisestä tiimiläisille 4)Tee kirjallinen suunnitelma ja listaa päivä- ja viikkotason tehtävät ylös, niin mitään tärkeää ei tipu kuormasta.
Yhteenveto
Täydellisessä maailmassa tehtävät ovat selkeitä. Omassa työyhteisössäni, pienessä ja ketterässä ohjelmistotalossa, yksi henkilö hoitaa useampaa roolia, ja lippalakki vaihtuu päässä päivittäin. Ketteryys on tavoiteltava asia, mutta se voi olla myös taakka. Nopeita linjauksia seuranneessa jatkuvassa muutoksessa vastuut ja tehtävät muuttuvat tiuhaa tahtia, ja tehtävä henkilöityvät. Rekrytointien yhteydessä etsitään korvaajaa Villelle (nimi muutettu), ei parasta hakijaa tarkkaan määriteltyyn rooliin. No, osataan sitä muuallakin. Kerran näin, kun yläkouluun haettiin opettajaa historian- ja liikunnanopettajan virkaan. Voi sitä hakemusten tulvaa.
Oli sitten kyseessä pieni tai iso firma, koulu, kirkko tai sairaala, selkeät roolit ja niiden kommunikointi työntekijöille on avain onnistuneeseen perehdytykseen.
Taklaa perehdytyksen haasteet materiaalipankistamme löytyvillä valmiilla perehdytysmateriaaleilla. Ne ovat vapaasti käytettävissä ja hyödynnettävissä uusien työntekijöiden perehdytykseen!