Blogit
Suunnittele perehdytys useammalle työntekijälle Intron avulla
Aika-ajoin organisaatiossa voi tulla tilanne, jolloin saman aikaisesti aloittaa useampi työntekijä uudessa työssä tai tehtävässä. Hyvä esimerkki tämän tyyppisistä tilanteista on keväällä kesätyöntekijöiden kauden aloitus, tai puolestaan syksyllä useamman uuden työntekijän töiden startti. Myös sijaisia saattaa aloittaa kerralla useampi. Luonnollisesti uudet työntekijät tarvitsevat laadukkaan perehdytyksen, mutta miten perehdytyksen voi hoitaa sujuvasti kerralla useammalle työntekijälle ja säästää samalla aikaa ja vaivaa?
Intro-perehdytysohjelmiston yhtenä ominaisuutena on useamman henkilön perehdytystoiminto, eli perehdytykseen voi suunnitteluvaiheessa valita useamman perehdytettävän.
”Asiakkailtamme on tullut toiveena niin sanottu joukkoperehdytys-toiminto Introon, joka mahdollistaa samalla kertaa useamman työntekijän perehdytyksen suunnittelun. Hyvä esimerkki tästä tilanteesta on hyvinvointialueella, kun saman aikaisesti yksikössä voi aloittaa kymmeniä uusia työntekijöitä. Syksyllä kunnissa ja kaupungeissa monet uudet opettajat ja varhaiskasvatuksen ammattilaiset aloittavat työt samanaikaisesti. Näissä tilanteissa korostuu tarve useamman henkilön perehdyttämiselle. Olemme vastanneet asiakkaidemme toiveeseen ja tuoneet vastikään tämän mahdollisuuden perehdytysohjelmistoomme”, sanoo Intron tuoteomistaja Petteri Salonurmi.
Lue myös: Kymenlaakson hyvinvointialueella panostetaan jatkuvaan perehdytyksen kehittämiseen
Suunnittelu useamman työntekijän perehdytykselle tapahtuu samalla tavalla kuin yhdellekin perehdytettävälle, mutta esihenkilö voi samalla vaivalla suunnitella perehdytyksen vaikkapa kaikille viidelle kesätyöntekijälleen. Perehdytettävät valitaan joko perehdytyksen aloituksessa etusivulla, tai perehdytyksen tiedoissa itse perehdytyssuunnitelmassa.
”Perehdytykset tulee saada suunniteltua kerralla usealle henkilölle, jotta ne saadaan koordinoidusti kerralla käyntiin tietyllä päivämäärällä. Osa perehdytystehtävistä voidaan suorittaa perehdytettäville samanaikaisesti ja henkilökohtaisemmat asiat käydä läpi kahden kesken tilanteen mukaan”, Petteri jatkaa.
Mitä konkreettista hyötyä useamman perehdytyksen suunnittelu tarjoaa?
”Esihenkilö pääsee suunnittelemaan perehdytyksen useammalle työntekijälle kerralla ilman ylimääräisiä kikkailuja. Työntekijöitä voi olla muutamia tai vaikka 20. Tämä säästää huomattavasti esihenkilön aikaa ja vaivaa ja tekee perehdytyksien suunnittelusta suoraviivaisempaa. Konkreettinen hyöty tulee skaalautuvuuden kautta, eli samaa työtä ei tarvitse tehdä montaa kertaa”, Petteri nostaa esiin. Hän summaa kolme tärkeintä asiaa, jotka ohjelmiston kannalta helpottavat useamman henkilön perehdytysprosessia:
- Perehdytyksen suunnitteluvaihe helpottuu, sillä siinä näkee kerralla kaiken, miten asioiden tulee mennä ja saa samalla kaikkien perehdytettävien materiaalit jakoon.
- Perehdytysten seuranta on tehokkaampaa. Esihenkilö pystyy Intron kautta seuraamaan perehdytysten etenemistä henkilökohtaisten perehdytyssuunnitelmien avulla. Niiden kautta voidaan seurata suoritettuja ja suorittamattomia perehdytystehtäviä yhdellä silmäyksellä. Perehdytys on jokaiselle työntekijälle yksilöllinen, vaikka käytössä onkin joukkoperehdytys-toiminto.
- Perehdytysten raportointi ja mittaaminen. Intron kautta saadaan tilastollista tietoa siitä, miten perehdytys on hoitunut, eli miten perehdytys on tehty ja paljonko siihen on käytetty esimerkiksi aikaa. Perehdytyksestä saadaan dataa hyvinkin tarkalla tasolla. Lisäksi perehdytettävä voi antaa oman palautteen perehdytysprosessin sujuvuudesta, mikä puolestaan on kullan arvoista tietoa hr-asiantuntijoille ja esimiehille tulevaisuutta ajatellen.
Lue myös: Pieni opas perehdytykseen
Intro antaa lisää aikaa ihmisten kohtaamiseen ja työntekijäkokemukseen panostamiseen
Intro tekee perehdytysten suunnittelusta helpompaa ja tätä kautta esimiesten arvokasta aikaa vapautuu järjestelmän ulkopuolisiin asioihin, kuten ihmisten kohtaamiseen arjessa. Tehostettu suunnitteluvaihe tarjoaa myös hyvän mahdollisuuden perehdytyksen tavoitteiden ja tarpeiden määrittelylle.
Petteri korostaa työntekijöiden yksilöllisiä tarpeita ja niiden huomioimista myös perehdytysprosessin aikana. ”Työntekijöiden osaamisprofiileissa ja motivaatiossa voi olla isojakin eroja. Lisäksi ihmiset ovat eri vaiheissa työuraa. Nämä kaikki asiat tulisi huomioida myös perehdytyksissä. Kaikki eivät ole samasta muotista ja siksi työntekijöiden yksilöllinen huomioiminen on ehdottoman tärkeää. Tätä kautta päästään myös kerryttämään entistä parempaa työntekijäkokemusta. Järjestelmän kautta saadaan mallinnettua suunnitelma ja tätä kautta jää oikeasti aikaa siihen ihmisten kohtaamiseen ja siihen kentällä tapahtuvaan perehdyttämiseen”, hän sanoo.