KYS - Suomen nopein sijaisrekrytoija

Kuopion yliopistollinen sairaala on käyttänyt Kuntarekryä osana sijaisvälitystään jo useiden vuosien ajan. Kuntarekryä käytetään sijaisrekrytoinneissa sekä pidempiaikaisten sijaisuuksien rekrytointiin, että kiireellisiin sijaistarpeisiin. Pidempiaikaisista sijaisuuksista vastaa rekrytointipalvelut, kun taas akuuttisijaisvälityksen palveluja tarjotaan äkillisiin sijaistarpeisiin Kuopion yliopistollisen sairaalan työyksiköihin kuuluvissa sairaaloissa. Rekrytointipalveluiden ja akuutinsijaisvälityksen yhteistyö on aktiivista ja se on vaikuttanut positiivisesti myös KYS:n tehokkuuteen sijaisten rekrytoinnissa. KYS onkin jo kolmatta vuotta putkeen koko Suomen nopein sijaisrekrytoija. He löytävät sijaisen keskimäärin 9 minuutissa!*

Yhteistyöllä tuloksia

Yhteistyö keskitetyn rekrytoinnin ja akuutin sijaisvälityksen välillä, on koettu toimivaksi. Yhteistyö on molempia yksiköitä palvelevaa, vastavuoroista ja omalta osaltaan vaikuttanut siihen, että sijaisvälitysprosessi on saatu kehitettyä tehokkaaksi ja nopeaksi.

- Työskentelemme tiiviinä tiiminä, jotta sairaalan eri yksiköt saavat nopeasti ammattitaitoisen osaajan tarvitsemaansa sijaisuuteen. Meille tulee viikoittain 350-500 sijaispyyntöä. Realistisena tavoitteenamme on täyttää kaikista sijaistarpeista 80%-85%. Kun kaikki varahenkilöt ovat sijoitettuna, aloitamme keikkalaisten hakemisen sijaisuuksiin Kuntarekry-järjestelmän kautta, kertoo KYS akuuttisijaisvälityksen hoitotyön palvelupäällikkö Leila Vlasov.

- Rekrytointipalvelut haastattelevat kaikki sairaalassamme työskentelevät keikkalaiset, tarkistavat heidän tietonsa ja soveltuvuutensa. Olemme itse määritelleet keikkalaisille osaamistasot koulutuksen ja työkokemuksen mukaan. Näin pystymme suuntaamaan sijaistarpeen haun vaativuuden mukaan oikealle kohderyhmälle, Leila jatkaa.

- Jos me huomaamme akuuttisijaisvälityksen toimistolla, että keikkalainen nousee käytettäväksi työvuoroihin, mutta ei ota toistuvasti keikkatyötä vastaan, niin olemme yhteydessä rekrytointiin ja he ovat henkilökohtaisesti yhteydessä keikkalaiseen, kertoo Tiina Vuori, joka työskentelee sairaanhoitajan tehtävissä sekä akuuttisijaisvälityksen toimistolla välittäen hoitajia eri yksiköiden akuutteihin sijaistarpeisiin.

Riittävästi sijaisia käytössä

Keikkalaisten rekrytointiprosessi on keskitetty KYS:n rekrytointipalveluille. He varmistavat, että sijaisia on riittävästi käytössä. Rekrytointipalveluiden tehtävänä on varmistaa, että sijaiset tulevat haastatelluiksi ja tarkastusmerkinnät tulevat tehdyiksi. Rekrytointipalvelut varmistavat myös, että sijaisten käytettävyystiedot ovat ajan tasalla.

- Keikkalaiset kutsutaan alkuperehdytykseen ja haastatteluun rekrytoinnista. Rekrytoinnissa heille pidetään ryhmäkeikkainfo ja jokainen haastatellaan infon jälkeen henkilökohtaisesti sekä katsotaan keikkayksiköt, kelpoisuudet, todistukset ja varmistetaan henkilöllisyys, kertoo Leila.

- Rekrytoinnissa tarkastellaan myös jatkuvasti ei-aktiivisten sijaisten raportteja ja me akuutista sijaisvälityksestä ilmoitamme rekrytoinnille sijaisista, jotka eivät ota keikkoja vastaan. Rekrytointi on yhteydessä näihin hakijoihin ja poistavat heidät tarvittaessa käytettävyyslistoilta, jatkaa Tiina.

Hyvä työnantajamielikuva edistää vetovoimaisuutta

Työnantajamielikuvaan Kuopion yliopistollinen sairaala panostaa myös aktiivisesti. Kaikki työpaikat löytyvät Kuntarekry-sivustolta ja TE-palveluista. KYS:n tavoitteena on edistää terveysalan ammattien vetovoimaisuutta ja tukea alalle kouluttautuvien sekä jo kouluttautuneiden ammattilaisten sitoutumista alaan. Samalla myös varmistetaan, että käytössä on osaava, motivoitunut ja sitoutunut henkilöstö.

- Meille töihin hakeminen on tehty helpoksi ja sujuvaksi. Rekrytointipalvelujemme yksikön päätehtävänä on nimensä mukaisesti palvella työnhakijoita ja pyrkiä tarjoamaan mahdollisimman laadukas hakijakokemus kaikille KYSistä kiinnostuneille. Haastattelemme aktiivisesti eri alojen työnhakijoita ja tapaamme kasvokkain jokaisen keikkatyöntekijäksi pyrkivän, kuten myös haastateltavat hakijat muissa rekrytoinneissa, kertoo rekrytoija Eetu Salmela KYS:n rekrytointipalveluista.

- Koska olemme iso yliopistollinen sairaala, pystymme tarjoamaan jokaisessa yksikössä mielenkiintoisen ja monipuolisen työnkuvan. Tämän lisäksi panostamme siihen, että hakija saisi ammattitaitoisen tiimin tuen ja mukavan työyhteisön työtään tukemaan. Tavoitteenamme sairaalaorganisaationa on erinomainen potilashoidon laatu ja henkilöstön työtyytyväisyys. Näitä periaatteita noudatamme myös rekrytoidessamme uusia työntekijöitä, kertoo Minna Saihomaa, joka työskentelee niin ikään rekrytoijana KYS:n rekrytointipalveluissa.

- Olemme vetovoimainen, iso sairaala, jossa voi laaja-alaisesti työskennellä eri erikoisaloilla ja kehittää ammattitaitoaan. Koemme että tämä on meidän valttimme, jatkaa Eetu.

Käytännön kokemuksen avulla sijaisvälitys tehokkaaksi

Käytäntö, kokemus ja yhteistyö ovat auttaneet hiomaan sijaisvälitysprosessin tehokkaaksi ja nopeaksi. Niiden avulla etenkin akuutissa sijaisvälityksessä on saavutettu loistavat tulokset sekä kustannustehokas ja Suomen nopein sijaisvälitysprosessi.

- Toimimme rekrytoinnin kanssa tiiviinä tiiminä. Rekrytoinnin ammattilaiset valitsevat motivoituneet työntekijät keikkalaisiksi. Meillä on jatkuvasti käytössä kattava määrä sijaisia, jotka voivat työskennellä sairaalan eri yksiköissä, lähes kaikilla sairaalan erikoisaloilla. Heidän joukostaan haemme sijaistarpeen tason mukaan sopivaa keikkalaista keskitetysti Kuntarekryn automatisoidulla tekstiviestihaulla, kertoo Leila.

Terveydenhuolto-alalla osaajapulasta on ollut paljon keskustelua. Jatkuvasti tarvitaan uutta osaavaa ja motivoitunutta henkilökuntaa. Kuopiossa uskotaan kuitenkin alueen vetovoimaan. Korkealaatuinen hoitoalan koulutus Kuopion alueella mahdollistaa uusien osaajien löytymisen lähialueilta. Suuri osa heistä työllistyykin Kuopion yliopistolliseen sairaalaan.

- Pyrimme KYSssa kaikki puhaltamaan yhteen hiileen ja varmistamaan, että potilaat saavat parasta mahdollista hoitoa. Vetovoimanamme on korkealaatuinen koulutus ja kehitysmahdollisuudet, kertoo Leila.

- Opiskelijat tekevät opintoaikanaan useita eri alojen työharjoitteluita sairaalassamme ja usein rekrytoimme heitä jo silloin keikkatöihin ja määräaikaisiin sijaisuuksiin, jatkaa Tiina.

Muille organisaatioille vinkiksi kiireellisten sijaisuuksien täyttämiseen Leila ja Tiina kertovat yhteistyön sijaisia tilaavien yksiköiden ja akuuttisijaisvälityksen välillä. Yhteistyö eri yksiköiden välillä selkeyttää sijaisvälitysprosessia sekä mahdollistaa nopean ja tehokkaan palvelukokonaisuuden. Keskitetty akuuttisijaisvälitys, joka välittää sijaisia 7 päivänä viikossa, on Kuopiossa todettu erittäin toimivaksi keinoksi palvella koko sairaalan yksiköitä tasapuolisesti.

Lue myös: Keskitetty sijaisten rekrytointiyksikkö takaa arjen sujuvuuden

Haluatko kokeilla sijaisrekrytointijärjestelmää? Ota yhteyttä

* Kuntarekryn kansallinen sijainen löytynyt aineisto 2015-2019
Kuva: Kuopion yliopistollinen sairaala