Lohjan kaupunki - Keskitetty rekrytointi tehokkaan sijaisvälityksen perustana

Lohjan kaupunki on ollut Kuntarekry-palvelun käyttäjä jo usean vuoden ajan. He käyttävät Kuntarekry-palvelun rekrytointijärjestelmää aktiivisesti sekä perinteiseen rekrytointiin, että sijaisten hankintaan. Kaupunki työllistää tänä päivänä yli 3000 henkilöä. Tarvetta kaupungissa on useiden eri alojen osaajille opettajista ja varhaiskasvatuksesta erilaisiin ruoka- ja siivouspalveluiden ja hoito-alan ammattilaistehtäviin. Myös sijaisille on tarvetta, ja sitä pidetäänkin Lohjalla hyvänä mahdollisuutena tutustua erilaisiin yksiköihin ja ponnahduslautana pitempiaikaisiin sijaisuuksiin. Keskitetyllä rekrytoinnilla kaupunki varmistaa laadukkaan ja kaupunkikuvan mukaisen rekrytointiprosessin. Lohjan kaupunki onkin yksi Suomen nopeimmista sijaisrekrytoijista. He saavat sijaisen keskimäärin 32 minuutissa.*

-Lohja rekry, keskitetty rekrytointi hoitaa kaikki Lohjan kaupungin rekrytoinnit, suuren osan pidempiaikaisista sijaisrekrytoinneista sekä sijaisrekisterimme toimii myös apuna pidempiaikaisten sijaisten rekrytoinneissa. Lyhytaikaisten keikkalaisten rekrytoinnissa olemme myös vahvasti mukana, ja varmistamme että sijaisrekisteri on ajan tasalla. Meillä on käytössämme hyvä määrä sijaisia, kertoo Lohjan kaupungin rekrytointisuunnittelija Mervi Ylitalo.

-Lohja rekry tapaa ja haastattelee kaikki sijaisrekisteriin hakevat henkilöt. Haluamme kohdata henkilön kasvokkain, jotta saamme paremman kuvan hakijasta kuin esimerkiksi videoiden välityksellä. Samalla henkilö voi toimittaa tarvittavat todistukset rekrytointihenkilölle, joka hoitaa ne eteenpäin. Ikääntyneiden palvelualueella aloitamme myös lääkehoitoprosessin. Lisäksi pystymme kertomaan meidän työyksiköistämme, keikkailun käytänteistä ja pohtimaan yhdessä sijaisen kanssa mitkä yksiköt olisivat hänelle sopivat, kertoo Mervi.

-Keikkakalenteri ja tekstiviestiavusteinen sijaishaku ovat meidän toiminnassamme olleet hyödyllisimmät työkalut. Jos hakuaika on pidempi ja keikkalaisen tarve ei ole niin äkillinen, voivat sijaiset itse käydä poimimassa sijaisuudet keikkakalenterissa. Äkkivuorot eli kun sijaisia tarvitaan nopeasti, hoidetaan aina automatisoidulla tekstiviestihaulla. Olemme huomanneet sen tehokkaimmaksi kanavaksi nopeaan sijaisrekrytointiin, jatkaa Mervi.

Jatkuva sijaisrekrytointi varmistaa että sijaisia on käytettävissä

Jatkuvan sijaishaun avulla Lohja pyrkii varmistamaan, että myös uusia sijaisia on käytettävissä. Sijaisrekisteri pidetään ajan tasalla. Näin voidaan varmistaa, että keikkatyötarjoukset menevät niille henkilöille, jotka niitä myös kaipaavat. Haastattelut ja tarkastusmerkinnät hoidetaan nopealla aikataululla, jotta keikkalainen pääsee myös mahdollisimman nopeasti töihin. Sijaiset on haastateltu keskimäärin 11,94 päivää hakemuksen saapumisesta.**

-Meillä on Kuntarekryssä auki useampia jatkuvia sijaishakuja. Teemme myös paljon yhteistyötä oppilaitosten ja te-palveluiden kanssa varmistaaksemme, että myös uudet työntekijät osaavat hakea kaupungin sijaisuuksia. Kun meille tulee uusia hakemuksia, haastattelemme sijaisia aktiivisesti. Varmistamme että sijaispoolimme pysyy riittävän suurena ja laadukkaana ja että motivoituneet henkilöt pääsevät nopeasti töihin. Samalla hoidamme tarkastusmerkinnät ja tarvittavat paperityöt heti haastatteluiden jälkeen. Kun nämä asiat hoidetaan heti, varmistamme että ne eivät unohdu tai jää roikkumaan, kertoo Mervi.

-Teemme sijaisrekisterille 1-2 kertaa vuodessa ”kevätsiivouksen”, jossa käymme läpi ketkä sijaiset ovat tehneet aktiivisesti keikkoja. Jos henkilö ei ole tehnyt edellisen kauden aikana keikkoja, poistamme hänet aktiivisista sijaisista. Ja kun henkilö haluaa palata aktiiviseksi sijaiseksi, voi hän ottaa yhteyttä Lohja rekryyn ja lisäämme hänet takaisin käytettävien sijaisten joukkoon. Samalla voimme neuvoa heitä järjestelmän käytön kanssa ja varmistaa että tiedot ovat ajan tasalla. Haluamme myös, että sijaiset ovat itse aktiivisia ja yhteyksissä meihin päin. Näin ollen tiedämme, että meillä on käytössä laadukkaita ja motivoituneita työntekijöitä, toteaa Mervi.

Lohjalaisen kaupunkilaisen parhaaksi

Työnantajamielikuva Lohjan kaupungilla halutaan pitää hyvänä. Työntekijöitä ei lähetetä suoraan suden suuhun, vaan varmistetaan että heillä on käytössään tarvittavat tiedot ja osaamiset tehtävästä riippumatta. Keskittämällä hakuprosessi Kuntarekryn kautta, varmistetaan että kaikki hakemukset tulevat samasta paikasta ja työnhakijat tietävät mistä hakea töihin Lohjan kaupungille.

-Pidämme huolta, että hommat hoidetaan kunnolla ja työntekijöistä pidetään huolta. Työntekijät perehdytetään kunnolla ja heillä on mahdollisuus suorittaa esimerkiksi lääkehoitoluvat kuntoon. Työntekijät voivat perehdytyksen jälkeen keskittyä toimenkuvan mukaiseen työhön. Kyllähän työntekijä on tyytyväisempi, kun hänellä on riittävät tiedot ja taidot ja hän saa keskittyä itse työhön, kertoo Mervi.

-Haluamme myös toimia Lohjan kaupunkilaisen parhaaksi. Jos meillä ei ole sijaisten toiveiden mukaista työtehtävää tarjolla, vinkkaamme myös yksityisen sektorin työpaikoista Lohjan alueella. Olemme sitä mieltä, että tämä on työntekijän ja samalla kaupungin parhaaksi, jatkaa Mervi.

Nopea ja tehokas sijaisvälitys

Lohjan kaupunki on saavuttanut sijaisrekrytoinnillaan erittäin hyvät tulokset. Heidän sijaisvälitysprosessinsa on nopea ja kustannustehokas. Kuntarekryn kansallisen vertailuaineiston perusteella Lohjan kaupungin 32 minuutin keskiarvo tekstiviestiavusteisessa sijaisrekrytoinnissa on huippuluokkaa.

-Kun meillä on käytössä riittävä määrä sijaisia, on sijaisrekrytointi myös helpompaa. Kun sijaisia on käytettävissä, täytyy myös olla sijaisuuksia olla tarjolla. Näin pidämme myös sijaiset aktiivisina. Haluamme pitää täyttöprosentin korkeana ja tarkkailemme tilannetta jatkuvasti. Motivoituneet ja aktiiviset sijaiset ovat avaintekijä tähän, kertoo Mervi.

-Vinkiksi organisaatioille, jotka painivat sijaisrekrytoinnin ongelmien kanssa ja haluaisivat parantaa prosessiaan, suosittelen, että käytätte keskitettyä rekrytointia sijaisten rekrytointiin. Myöskin alueen sijaisten tulee olla kaikkien yksiköiden käytettävissä. Sijaisten yhteiskäyttö on suurempi voima kuin se, että jokaisella yksiköllä olisi omat sijaisensa. Tämä antaa myös työntekijöille mahdollisuuden nähdä eri paikkoja ja saada monipuolisempaa kuvaa eri työympäristöistä, lopettaa Mervi.

Lue myös Salon kaupungin kokemuksia Kuntarekryn sijaisrekrytoinnista

Haluatko kokeilla sijaisrekrytointijärjestelmää? Ota yhteyttä

Lähteet:
* Kuntarekryn kansallinen sijainen löytynyt aineisto 2015-2019
** Kuntarekryn tilastoraportti

Kuva: Lohjan kaupunki