Salossa keskitetty rekrytointiyksikkö ja tekstiviestihaku takaavat sujuvat sijaisrekrytoinnit

Salon kaupungilla on ollut Kuntarekry käytössä vuodesta 2011. Keskitetyn rekrytointiyksikön rekrytointiasiantuntija Maija Iltanen on ollut perustamassa rekrytointiyksikköä toimittuaan sitä ennen terveyskeskussairaalassa apulaisosastonhoitajana. Keskitetyn yksikön perustamiseen päädyttiin, koska huomattiin, että sijaisten hankinta vei erityisesti vanhuspalveluissa, terveyspalveluissa ja varhaiskasvatuksessa esimiehiltä kohtuuttomasti aikaa. Päätöksenteko sai tueksi myös tutkittua tietoa, kun Salon kaupungille ko. aiheesta tehty opinnäytetyö osoitti numeroin ajan, joka sijaisille soitteluihin oli käytetty. Nykyisin Salon kaupunki löytää sijaisen keskimäärin 18 minuutissa*

Hankintapäätöksen jälkeen Kökön Risto Kuntarekrystä kävi kouluttamassa sijaisrekrytointijärjestelmän käyttöön. Maijan tueksi irrotettiin yksi lastentarhanopettaja omasta työstään yhdeksi kuukaudeksi, jonka aikana avattiin varhaiskasvatuksen sijaisrekisteri sosiaali- ja terveysalan sijaisrekrytoinnin rinnalle. Lisäksi yksi henkilöstösihteeri käytti osa-aikaisesti työpanostaan rekrytointiin.

Rekrytoija tarvitsee rohkeutta ja vuorovaikutustaitoja

Millaista osaamista ja taitoja rekrytointiasiantuntijalla olisi hyvä olla? Ensinnäkin rekrytointiasiantuntijalta vaaditaan omaan alaan perehtyneisyyttä ja ajan tasalla olemista työelämää koskevista uudistuksista. Myös vuorovaikutustaitoja ja rohkeutta, jotta esimerkiksi uskaltaa sanoa sijaiselle, että tämä työssäkäyntialue ei ole vielä sinun juttusi, katsotaan mistä yksiköstä aloittaisit urasi. Nykyään Salon kaupugin rekrytointiyksikössä työskentelee kolme kokoaikaista rautaisen ammattitaidon omaavaa rekrytointiasiantuntijaa. Jokaisella on omat toimialat vastuullaan. Maijalla sosiaali- ja terveys, Hanna Visurilla opetus ja vapaa-aika, Virpi Roos-Rantasella vasrhaiskasvatus, ravitsemus- ja puhtaanapito ja muu tekninen toimiala. Kun sijaisrekrytoinnin käyttö oli saatu hyvään alkuun, Salon kaupunki alkoi käyttää Kuntarekryä myös kohdennettuihin rekrytointeihin vuonna 2012. Kaikki rekrytoinnit hoidetaan nykyään Kuntarekry-järjestelmällä.

Yhteistyötä rekrytoivien esimiesten kanssa

Salon kaupungilla työnjako esimiesten ja keskitetyn yksikön välillä toimii niin, että esimiehet tekevät sijaistarpeet tekstiviestihaulla itsenäisesti. Pidemmät sijaisuudet esimiehet julkaisevat Kuntarekryn keikkakalenteriin, jota kautta sijaiset voivat ilmoittautua keikalle. Erityisesti varhaiskasvatuksessa esimiehet käyttävät myös Rekrymobiilia, jonka helppo käyttö on johtanut siihen, ettei keskitettyyn yksikköön tule enää juurikaan pyyntöjä hankkia nopealla aikataululla sijainen. Rekrymobiili koetaan helpoksi käyttää, koska esimerkiksi värikoodit kertovat, onko sijainen tehnyt ennen keikkaa organisaatiossa tai esimiehen yksikössä. Keskitetyn yksikön tehtävä on ylläpitää sijaisrekisteriä; varmistaa, että sijaisia on aina saatavilla, haastatella uusia sijaisia, hoitaa viestintää ja tiedottamista sijaisille.

Maijan vinkit sijaisrekisterin käyttöönottoa ja koulutuksia suunnitteleville on, että sen jälkeen, kun koulutukset on tehty koulutusympäristössä, kannattaa tehdä yhdessä esimiesten kanssa ensimmäinen sijaistarve oikeaan eli tuotantoympäristöön. Kun sijainen sitten vastaa viestiin, esimies saa onnistumisen tunteen ja jakaa hyvää kokemusta eteenpäin. Näin hyvänsanan levittäminen vauhdittaa järjestelmän käyttöönottoa muissa yksiköissä. Esimiehiä tulee tukea ja kannustaa käyttöönottoon. Esimerkiksi Maija kehottaa esimiehiä lähettämään tekstiviestit aina useammalle sijaiselle kerralla, jolloin on todennäköisempää, että sijaisen saa kiinnitettyä keikkaan.

Lue myös: Miten tehokas sijaisten hallinta toimii

Sijaisten aktiivisuus palkitaan

Maija kertoo, että Salon kaupungissa on haastateltu 942 sijaista varhaiskasvatuksen lähihoitajan sijaispooliin, 766 sijaista vanhuspalveluiden ja 258 sijaista sairaanhoitajan pooleihin. Opettajapoolissa on haastateltuna 704 sijaista. Sijaisilta keskitetyn yksikön väki toivoo, että sijaiset pitäisivät omat tiedot ajan tasalla. Tämä takaa sen, että tekstiviestit kohdentuvat oikein. Jos on merkinnyt itsensä käytettävissä tilaan, pitäisi pystyä myös ottamaan tarjottu työtehtävä vastaan. Uusille sijaisille ohjeistuksena on, että kun he ovat jättäneet hakemuksensa Kuntarekry.fi-sivulla olevaan sijaisrekrytointi-ilmoitukseen, sijainen ottaa yhteyttä keskitettyyn yksikköön ja varaa haastatteluajan. Haastatteluun tulee ottaa mukaan todistukset. Kaikista työkokemuksista, jotka on hakemukselle tallentanut, tulisi esittää työtodistukset. Haastattelun perusteella rekrytointiasiantuntija arvioi, missä yksiköissä ja työtehtävissä sijaisella on valmiudet työskennellä.

Keskitetyssä yksikössä hoidetaan yleisperehdytys, johon sisältyy palkanmaksu, työterveyshuolto ja vaitiolovelvollisuus. Työyksiköissä tapahtuu tehtäväkohtainen perehdytys. Sijaisen on hyvä aluksi tehdä itse markkinointia, esimerkiksi, jos opiskelukaveri on jo keikkatyössä Salon kaupungilla, hänen kauttaan voi laittaa viestiä eteenpäin, että täällä olisi yksi innokas sijainen valmiina keikkailuun. Harjoittelija voi soittaa myös keskitettyyn yksikköön, että on nyt suorittamassa harjoittelua ja haluaisi ilmoittautua sijaisrekisteriin.

Lue myös: KYS - Suomen nopein sijaisrekrytoija

Haluatko kokeilla sijaisrekrytointijärjestelmää? Ota yhteyttä

* Kuntarekryn kansallinen sijainen löytynyt aineisto 2015-2019