Sijaisuuksien hallinta Kuntarekryllä: case Kouvolan kaupunki

Kouvolan kaupunki on käyttänyt Kuntarekryä rekrytointeihin vuodesta 2011. Kuntarekrynsijaisrekisteriäkin on Kouvolassa käytetty jo usean vuoden ajan. Kävimme haastattelemassa varhaiskasvatusyksikön johtaja Olli Vilkkoa. Saimme kuulla, kuinka sijaisuuksien hallinta Kuntarekryllä sujuu hajautetussa toimintamallissa. Vilkko kertoi myös ajankohtaista tietoa sijaistilanteesta Kouvolan kaupungilla.

Sijaistilanteessa alueellista vaihtelua

– Kouvolan kaupungissa sijaistilanne on kokonaisuudeltaan hankala. Se vaihtelee kaupungin sisällä alueittain. Sijaisia saa kohtuullisesti tietyille alueille, mutta toisille alueille sijaisten saanti on haastavampaa, kertoo Olli Vilkko.

– Sijaisuuksia hoitavat sijaisten lisäksi varahenkilöt, joita on yhteensä 7 henkilöä. Varahenkilöt ovat käytettävissä 1-3 päivän sijaisuuksiin. Sijaisuuksia riittää jokaiselle arkipäivälle, Vilkko jatkaa.

Mitä sijaiselta edellytetään?

–Sijaiselta vaaditaan minimissään 18 vuoden ikää. Alan koulutuksesta on luonnollisesti etua, mutta tärkeintä on soveltuvuus alalle. Sijaisista suurimman ryhmän muodostavat soveltuvat, ei kelpoiset sijaiset. Huomioitavaa on, että alan opiskelijoiden osuus ei ole kasvanut viime vuoden aikana. Viime vuoteen asti opiskelijoiden osuus on kasvanut vuosittain, Vilkko toteaa.

Kun varhaiskasvatukseen rekrytoidaan vakituisia varhaiskasvatuksen opettajia ja hoitajia, laitetaan auki valtakunnallinen haku. Tämä syystä, että varhaiskasvatuksen opettajista ja hoitajista on pulaa valtakunnallisesti, josta Kouvola ei tee poikkeusta.

Hajautettu sijaisuuksien hallinta

Kouvolan kaupungin varhaiskasvatukseen on saapunut viimeisen 9 kuukauden aikana satoja hakemuksia. Suuresta hakemusmäärästä huolimatta vain pieni määrä hakijoista päätyy haastatteluun asti.

–Prosessi etenee niin, että työnantaja lähettää hakemuksen jättäneille sähköpostin, johon vain harvoin sijaisehdokas vastaa. Tästä sijaisehdokkaiden määrä vielä pienenee siihen joukkoon, joka saapuu haastatteluun. Prosenteissa laskettuna puhutaan ehkä kymmenen prosentin sijaisten saavutettavuudesta, Vilkko kertoo.

Kouvolan kaupungin varhaiskasvatuksessa sijaisuuksia hallinnoidaan hajautetun toimintamallin mukaisesti. Malli on todettu toimivaksi prosessiksi. Varhaiskasvatuksessa sijaisten haastatteluista vastaa Vilkko. Haastattelussa Vilkko mm. arvioi sijaisen soveltuvuudesta alalle. Välillä ilmenee, että sijainen olisi kyvykäs ja halukas tekemään esimerkiksi myös vuorohoidon sijaisuuksia. Tällöin sijaisesta vinkataan suoraan toisen yksikön esimiehelle.

Rekrymobiili ja täysversio kulkevat käsi kädessä

Kun sijainen on haastateltu ja todettu soveltuvaksi sijaiseksi, yksikön johtaja hoitaa sijaisen hallinnollisen perehdytyksen. Tähän sisältyvät esimerkiksi avaimet, verotus ja työterveyshuoltoon liittyvät asiat. Sen jälkeen sijainen alkaa saada sijaistarjouksia esimiehiltä tekstiviesteillä tai puheluilla. Osa esimiehistä käyttää myös rekrymobiilia.

–Rekrymobiili on koettu näppäräksi käyttää, kun ollaan poissa työpöydän ääreltä. Kuntarekryn sijaisrekisterin täysversio on yleisesti käytössä työpöydän ääressä. Se on koettu selkeäksi ja helpoksi käyttää, toteaa Vilkko.

Käytön helppous ilmenee esimerkiksi sijaistarpeen luonnista ja sijaisen kiinnityksestä: heti sijaistarpeen luonnin jälkeen avautuu sijaislista, josta sijaisen voi kiinnittää vaikkapa tekstiviestihaun avulla. Kun kiinnitys on tehty, sijainen menee työvuoroon yksikköön, jossa hoidetaan työhön liittyvä muu perehdytys. Myös työntekijältä odotetaan vastuullisuutta perehtymisestä, sillä kaikkia asioita ei voi käydä ennakkoon läpi.

Sijainen - muista ylläpitää hakemuksesi tiedot

Sijaisuuksien hallinta Kuntarekryllä sujuu hyvin, mutta ongelmaksi ovat muodostuneet sijaisten vanhentuneet tiedot. Työnantaja muistuttaa viesteillään työnhakijoita omien tietojen ajan tasalla pitämisestä, mutta sekään ei välttämättä aina riitä. Vilkko toivookin, että työnhakijat ottaisivat vastuuta omien tietojen ylläpidosta.

Sijaisreservin ylläpito vaatii jatkuvaa markkinointia

– Alueen muiden organisaatioiden kanssa on kilpailua alan sijaisista. Potentiaalisille sijaisille on kohdennettava jatkuvasti markkinointia, jotta riittävä määrä sijaisia saadaan pidettyä aktiivisina. Kouvolan kaupungin rekrytointikoordinaattori Reija Rantalainen kiertää alueen rekrytointitilaisuuksissa ja markkinoi sijaisuuksia erityisesti nuorille. Sijaisuuksia tarjoamalla saadaan kiinni ne henkilöt, jotka ovat hakeutumassa alalle, Olli Vilkko kertoo.

– Työnantajan tulee luoda verkostoa jatkuvasti päivittäin ja kuukausittain. Työnantaja ei voi koskaan tuudittautua ajatukseen, että sijaisia olisi riittävästi. Jos näin ajattelee, tullaan tilanteeseen, jossa sijaisia ei kohta ole ollenkaan. Sijaisista ei pystytä kilpailemaan, jos heille ei ole tarjota työtä, Vilkko toteaa.

Nuoret mukaan sijaisverkostoon

–Työnantajilla tulisi olla enemmän rohkeutta ottaa nuoria työntekijöitä mukaan sijaisverkostoon. Jos sijainen on vasta suorittanut tutkinnon, antaa tutkinto perustason tietämyksen alasta. Kasvatusala on kuitenkin niin spesifi ala, että vasta työ opettaa varhaiskasvatuksen ammattilaiseksi, toteaa Vilkko.

Olli Vilkolla on ollut ilo tehdä muutaman sijaisen kanssa pidemmän aikaa yhteistyötä, jossa on päässyt seuraamaan sijaisen kasvua koulunpenkiltä varhaiskasvatuksen ammattilaiseksi. Nämä sijaiset ovat ”kasvu-uransa” aikana saaneet pitkiä sijaisuuksia ja myöhemmin vakituisen työpaikan varhaiskasvatuksessa.

Lue myös kuinka Kuopion yliopistollisessa sairaalassa hallinnoidaan sijaisuuksia

Haluatko kokeilla sijaisrekrytointijärjestelmää? Ota yhteyttä