Tietosuojaseloste Grade Solutions
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) artiklat 12,13 ja 14. Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötieto-jesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
1 REKISTERINPITÄJÄ
Grade Solutions Oy
Yrttipellontie 10, 90230 Oulu
2 REKISTERIASIOISTA VASTAAVAT HENKILÖT JA/TAI YHTEYSHENKILÖT
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
3 REKISTERIN NIMI
Grade Solutions Oy: digitalisaatio ja osaamisen kehittämisen asiakas-, sidosryhmä- ja koulutuksiin osallistujien rekisteri
4 REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilöryhmiä:
- Rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Rekisterinpitäjän potentiaaliset asiakkaat/asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Rekisterinpitäjän sidosryhmien yhteyshenkilöt ml. koulutuksiin osallistuvat luennoitsijat
- Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistujat ja osallistuneet
- Kuntarekryn verkkolehden tilaajat
5 HENKILÖSTÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA LAINMUKAISUUS
Rekisterinpitäjä ylläpitää tietovarantoa aktiivisista suomalaisista yrityksistä sekä yhteisöistä ja julkisen hallinnon organisaatioista.
Organisaation yhteys- ja taustatietojen lisäksi rekisterissä pidetään yllä tietoa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden asemasta ja tehtävistä yhteystietoineen.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- asiakassuhteen hoitoon ja muuhun asiakasviestintään, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakaskyselyihin, asiakkaan yhteystietojen ylläpitoon ja laskutukseen
- asiantuntija- ja asiakaspalveluiden antamiseen liittyen rekisterinpitäjän palveluihin ja toimeksiantoihin
- rekisterinpitäjän toiminnan ja tarjonnan suunnitteluun ja kehittämiseen mm. rekisteröityjen verkkokäyttäytymisen perusteella
- palveluiden (esim. tilaisuuksien ja koulutuksien) ja toimeksiantojen hallinnointiin, mukaan lukien palvelupyyntöjen käsittelyyn, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, osallistujalistojen jakamiseen koulutustilaisuudessa ja käyttöoikeuksien hallinnointiin mm. rekisterinpitäjän tietojärjestelmissä
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (mm. asiakassuhteen hoito, oikeusturvan varmistaminen, markkinointi, laskutus, palkkioiden maksu, tilaisuuden osallistujalistan jakaminen, yhteystietojen luovuttaminen sidosryhmille markkinointitarkoituksiin) tai sopimukseen (mm. koulutukseen ilmoittautuminen) tai lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. kirjanpitovelvoitteet laskutustapahtumien säilytykseen liittyen). Lisäksi rekisteröidyiltä voidaan pyytää rekisteröidyn suostumusta tarvittaessa.
6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SUUNNITELTU SÄILYTYSAIKA
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Työhön/asemaan liittyvät perustiedot
- Organisaatio
- Yhteystiedot
- Kiinnostuksen kohteet
- Palveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, mukaan lukien laskutustiedot
- Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot
- Ulkopuolisen asiantuntijan osaamiseen liittyvät tiedot
- IT-hallintatietoja kuten tekniset tunnisteet, lokitiedot, käyttäjänimet, tarjottujen palveluiden käyttöön liittyvät tekniset tiedot
Koulutusvideoihin/-lähetyksiin tai kuviin saattaa tallentua tunnistettavissa olevia henkilöitä.
Markkinointitarkoituksiin tietoja voidaan käyttää niin pitkään kuin rekisterinpitäjä tietoja tähän käyttötarkoitukseen tarvitsee. Kirjanpitoa varten tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.
Palvelutoimintaan liittyviä palvelupyyntöjä säilytetään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin palvelupyyntö on ratkaistu.
Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta.
7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
- Rekisteröity itse tai hänen edustamansa organisaatio.
- Yleisesti saatavilla olevat lähteet.
- Ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostetut yhteystietorekisterit.
8 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA LUOVUTUKSET
Koulutuksien/tilaisuuksien suunnittelusta ja järjestelyistä vastaavat, asiakkuuden hoidosta vastaavat, palvelupyyntöjen käsittelijät ja markkinointia, viestintää ja laskutusta hoitavat. Tietoja voidaan luovuttaa koulutusten/tilaisuuksien sidosryhmille.
Grade Solutions Oy käyttää alihankkijoita toiminnassaan. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Grade Solutions Oy:n ohjeistuksien mukaan eivätkä käytä tietoja omassa toiminnassaan.
9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Grade Solutions Oy voi siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille.
Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:
EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.
10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa.
Rekisterinpitäjä varmistaa, että sähköisesti käsiteltäviä tietoaineistoja käsitellään kulloinkin ajan tasalla olevien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tietoturvakäytäntöihin kuuluvat esim. tietoaineiston salaus tiedonsiirroissa, käyttöoikeuksien rajaukset ja ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset.
Rekisterinpitäjän työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11 HENKILÖREKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
12 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:
Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;
Oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme mahdollisesti pyynnöstäsi huolimatta säilyttää ja käyttää tietojasi, jos tämä on tarpeen esim. lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai oikeutettujen etujemme (esim. oikeussuojan) varmistamiseksi.
13 MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Kehitämme jatkuvasti palvelujamme. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Jos tehtävät muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme siitä verkkosivustolla ja/tai olemalla sinuun yhteydessä muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.
Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset.
Viimeksi päivitetty 13.1.2025: Päivitetty rekisterinpitäjän osoite.