Uudet ominaisuudet versiossa 8.1.11, maaliskuu 2024

Työpaikkailmoitukseen liittyviä uutuuksia

Työpaikkailmoituksen uudistettu esikatselunäkymä

Rekrytoinnin hallintanäkymässä on uudistettu työpaikkailmoituksen esikatselunäkymää. Esikatselunäkymään pääsee työpaikkailmoituksen nimipalkin oikean reunan valikkoa klikkaamalla, esimerkkikuva avautuvasta valikosta on alla.

Työpaikkailmoituksen esikatselunäkymää on selkeytetty ja tietojen esittämistapa on tuotu lähemmäksi kuntarekry.fi-sivuston työpaikkailmoituksen näkymää. Tietojen ryhmittelyn lisäksi esikatseluun on tuotu väliotsikoita lopullisen työpaikkailmoituksen tapaan ja näkymän vasemmassa reunassa olevien ikonien kautta käyttäjä saa helposti selville, minkä nimisestä tietokentästä tiedot tulevat ilmoitukselle (kentän nimi näytetään tooltipissä, kun käyttäjä laittaa kursorin ikonin kohdalle).

Käyttäjän tulee kuitenkin pitää mielessä, että esikatselunäkymä ei ole yksi yhteen lopullisen työpaikkailmoitusnäkymän kanssa, vaan esikatselun olennaisin tehtävä on näyttää käyttäjälle työpaikkailmoituksen sisältämät tiedot niiden tarkastamista varten. Esimerkkikuva työpaikkailmoituksen esikatselunäkymästä on alla.

Työpaikkailmoituksen esikatselu ilmoituksen kielellä

Tässä versiossa tuodaan uutena ominaisuutena työpaikkailmoituksen esikatselu ilmoituksen kielellä. Kun käyttäjä klikkaa työpaikkailmoituksen esikatselunäkymän auki, näytetään avautuvassa esikatselunäkymässä myös kenttien otsikot ja valikosta valittavat vaihtoehdot työpaikkailmoituksen kielellä.

Alla esimerkkikuva yllä työpaikkailmoituksen esikatselunäkymästä.

Työpaikkailmoituksen kielivalinnan vaikutus

Kun rekrytoinnissa luodaan uusi työpaikkailmoitus rekrytoinnin hallintanäkymässä, määritellään ensimmäiseksi työpaikkailmoituksen kieli. Kun kielivalinta tuli käyttöön aikaisemmissa ohjelmistoversioissa, valinnalla ei alkuvaiheessa ollut vielä vaikutuksia käyttäjälle, mutta tässä uudessa ohjelmistoversiossa työpaikkailmoituksen kielivalinta vaikuttaa suoraan työpaikkailmoitusnäkymään.

Jatkossa rekrytoinnin hallinnan työpaikkailmoitusnäkymässä kaikki ilmoituksen tietokenttien nimet näytetään sillä kielellä, joka on valittu ilmoituksen kieleksi. Myös tietokenttien mahdolliset vastausvaihtoehdot näytetään ilmoituksen kielellä ja luonnollisesti myös työpaikkailmoituksen esikatselunäkymä.

Alla on esimerkkikuva rekrytoinnista, johon suomeksi järjestelmää käyttävä käyttäjä on tehnyt ruotsinkielisen työpaikkailmoituksen.

Työpaikkailmoitus: tehtävänkuvauksen johdannon merkkimääräraja

Työpaikkailmoituksessa käytettävän ”Tehtävänkuvauksen johdanto” -kentän yleinen merkkimääräraja on lyhennetty aikaisemmasta 300 merkistä 255 merkkiin. Näin ollen kentän merkkimäärän rajoitus on sama kuin julkaistaessa ilmoitus Työmarkkinatorille.

Hakulomakkeeseen liittyviä uutuuksia

Lisäkysymyksiä hakijoille

Uusimmassa ohjelmistoversiossa on mahdollista lähettää hakijoille lisäkysymyksiä kohdistetussa rekrytoinnissa. Tiivistettynä ominaisuus toimii näin:

1. Käyttäjä luo rekrytointiin lisäkysymyslomakkeen ja siihen kysymykset, jotka halutaan kysyä hakijoilta.
2. Käyttäjä valitsee hakijalistalta hakijat, joille lisäkysymyslomake lähetetään ja määrittelee mihin mennessä hakijoiden tulee vastata kysymyksiin.
3. Hakija saa sähköpostiviestin, jonka sisältämästä linkistä hän pääsee vastaamaan kysymyksiin ja lähettämään vastaukset.
4. Hakijalistalla ja hakijan CV:llä näytetään status, onko hakija vastannut kysymyksiin ja mihin saakka vastausaikaa on jäljellä. Kun hakija on vastannut lisäkysymyksiin, vastaukset näytetään hakijan CV-näkymässä ja niitä voidaan hyödyntää myös työnhakijaraporteissa.

Matalan kynnyksen haku lisäkysymysten avulla

Yksi tapa käyttää lisäkysymyksiä on usein toivottu mahdollisuus tehdä työpaikan haku työnhakijalle mahdollisimman helpoksi. Rekrytoinnin hakulomake, jolle työnhakija tulee työpaikkailmoituksen Hae työpaikkaa -toiminnolla, voi olla hyvin yksinkertainen, jolloin sen täyttäminen ja lähettäminen on työnhakijalle vaivatonta.

Kun tällainen työhakemus on saapunut rekrytointiin, hakijalle voidaan lähettää lisäkysymyksiä vastattavaksi, jos hänestä kiinnostutaan hakemuksella saatujen esitietojen perusteella.

Lisäkysymysten käyttö

Rekrytoinnin hakijalistanäkymän ylätoimintopalkissa näkyy Lisäkysymykset-painike, jonka kautta käyttäjä pääsee luomaan lisäkysymykset. Esimerkkikuva painikkeen sijainnista on alla. Jos käyttäjällä on oikeus nähdä hakijalista, hän pystyy myös luomaan rekrytointiin lisäkysymyksiä. Lisäkysymyksiä voi lähettää hakijoille käyttäjä, jolla on oikeus lähettää viestejä hakijoille ja CV:n lukuoikeus.

Kun lisäkysymykset otetaan käyttöön organisaatiossa, kannattaa tätä toiminnallisuutta varten luoda uusi hakemuksen tila, jotta hakijalistalla saadaan helposti suodatettua esiin ne hakijat, joille lisäkysymyksiä on lähetetty. Uusi tila luodaan organisaation asetuksissa näkymässä Rekrytoinnin tilat (ja siellä kohta Hakijan tila rekrytoinnissa).

Lisäkysymyslomakkeen luonti rekrytoinnissa

Rekrytoinnin Lisäkysymykset-näkymässä käyttäjä luo ensin lisäkysymyslomakkeen ”Uusi lomake” -painikkeen kautta. Rekrytointiin voi tehdä yhden lisäkysymyslomakkeen. Lomakkeelle annetaan alla olevan esimerkkikuvan mukaisesti nimi (pakollinen tieto, lomakkeen nimi on vain sisäiseen käyttöön) ja lomakkeeseen voi liittää saatetekstin, joka näkyy hakijalle, kun hän on vastaamassa kysymyksiin. Saatetekstissä hakijalle voi esimerkiksi kertoa tarkemmin, mistä lisäkysymyksissä on kyse ja miksi niitä kysytään. Merkkimäärärajana saatetekstissä on 1500 merkkiä.

Jos lomakkeesta halutaan tehdä eri kieliversioita, ne lisätään samassa dialogissa vaihtamalla valittua kieltä. Jos kieliversioita ei lisätä, kaikki kielet (suomi/ruotsi/englanti) näkyvät käyttäjän antamalla kielellä eli tiedot eivät jää tyhjiksi.

Lisäkysymysten luonti lisäkysymyslomakkeelle

Kun lisäkysymyslomakkeen edellä mainitut tiedot on annettu, käyttäjä voi lisätä kysymyksiä Lisäkysymykset-näkymässä ”Lisää kenttä” -painikkeen kautta. Lisäkysymysten enimmäismäärä lomakkeella on 20 kysymystä ja kysymystyypin voi valita viiden eri vaihtoehdon joukosta alla olevan esimerkkikuvan ja listan mukaisesti.

Kuten lomakkeen nimen ja saatetekstin kohdalla, myös lisäkysymykset voidaan tehdä eri kieliversioina vaihtamalla kielikentän valintaa dialogissa, jossa kysymys luodaan. Jokainen kysymys on kuitenkin annettava vähintään sillä kielellä, jolla käyttäjä käyttää järjestelmää.

Alla on esimerkkikuva rekrytoinnin Lisäkysymykset-näkymästä, kun lisäkysymyksiä on luotu hakijoita varten. Näkymän sisältöä voi muokata siihen saakka, kunnes lisäkysymyspyyntö on lähetetty hakijoille. Oikean yläkulman valikosta käyttäjä pääsee muokkaamaan lomakkeen nimeä ja saatetekstiä. Lisäksi saman valikon kautta voi poistaa lisäkysymyslomakkeen kokonaan, jos sitä ei ole vielä lähetetty hakijoille. Yksittäisen kysymyksen kohdalla muokkaus ja kysymyksen poistaminen voidaan tehdä kysymyksen oikean reunan kolmen pisteen takaa löytyvästä valikosta. Kysymyksen vasemmasta reunasta voi puolestaan muuttaa kysymysten järjestystä raahaamalla ja pudottamalla (drag and drop).

Jos käyttäjälle tulisi tarve nähdä, miltä valmis lisäkysymyslomake näyttää kokonaisuudessaan toisella kielellä, se on mahdollista nähdä vaihtamalla järjestelmän käyttökieltä. Lisäkysymykset-näkymässä käyttäjä klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa omaa nimeä -> Muokkaa käyttäjätietojasi -> Yleiset asetukset ja kielivalinnan vaihto ja tallennus -> sen jälkeen näkymän vasemmasta yläkulmasta klikkaa Takaisin/Tillbaka/Back, jolloin Lisäkysymykset-näkymä avautuu käyttökieleksi tallennetulla kielellä. Kielen vaihto takaisin onnistuu samoilla edellä mainituilla ohjeilla.

Lisäkysymysten lähettäminen hakijoille ja kysymyksiin vastaaminen

Kun lisäkysymyslomake on luotu ja lomakkeelle on luotu vähintään yksi kysymys, hakijoille voidaan lähettää lisäkysymykset hakijalistanäkymästä tai yksittäisen hakijan CV-näkymän kautta. Lisäkysymyslomake-vaihtoehto löytyy tuolloin Lähetä viesti -valikosta alla olevan esimerkkikuvan tapaan.

Käyttäjälle avautuu viestinlähetysdialogi, esimerkkikuva dialogista on alla. Dialogissa tulee määritellä ajankohta, mihin mennessä hakijan täytyy vastata lisäkysymyksiin. Viestin sisältö on automaattisesti määritelty, mutta käyttäjä voi halutessaan muokata viestin otsikkoa ja hän voi lisätä viestin loppuun valinnaista tekstisisältöä (kenttä ei näy esimerkkikuvassa).

Kun lisäkysymyslomake lähetetään hakijoille, viestin kieleksi on mahdollista valita ”hakijan kieli”. Hakijan kieli tarkoittaa sitä kieltä, jonka hakija on valinnut hakijaportaalin käyttökieleksi.

Lisäkysymyspyynnön lähettämisen yhteydessä kannattaa hyödyntää hakemuksen tilaa, jos tähän tarkoitukseen organisaatiossa on luotu uusi tila, jolla voidaan merkitä ne hakijat, joille lisäkysymykset on lähetetty. Lisäkysymysten lähettämisen myötä rekrytoinnin lisäkysymyslomake siirtyy lukutilaan eikä kysymysten sisältöä voi enää muokata.

Hakija saa sähköpostiinsa viestin lisäkysymyspyynnöstä ja viestin sisältämästä linkistä hän pääsee vastaamaan kysymyksiin: jos kysymyslomake on tehty eri kielillä, lomake avautuu hakijalle sillä kielellä, jolla hän käyttää hakijaportaalia. Vastauslinkki toimii hakijalle annettuun määräaikaan asti. Esimerkki vastausnäkymästä on alla (saateteksti rivittyy samalla tavalla kuin se on Lisäkysymykset-näkymässä alun perin tehty).

Hakija voi keskeyttää vastaamisen: tuolloin hakija voi myöhemmin palata sähköpostin linkistä vastauslomakkeelle uudestaan vastausajan ollessa voimassa.

Hakija täyttää vastaukset kysymyslomakkeeseen ja tallentaa ne lähettämällä vastaukset ”Lähetä”-painikkeesta. Kun vastaukset on lähetetty, hakija ei pääse enää vastauslomakkeelle muokkaamaan tietoja. Myöskään rekrytointijärjestelmän puolella käyttäjä ei pysty hakijan puolesta muokkaamaan hakijan vastauksia lisäkysymyksiin.

Kun lisäkysymykset on lähetetty hakijoille, hakemuksen tilan edessä näkyy hakijalistalla erillinen lisäkysymykset-ikoni: ikoni muuttuu väriltään vihreäksi, kun hakija on vastannut kysymyksiin. Laittamalla kursorin ikonin kohdalle käyttäjä näkee hakijan tarkemman statuksen lisäkysymysten osalta.

Esimerkkikuva on alla, ensimmäisenä listattu hakija on vastannut lisäkysymyksiin, kun taas alempi hakija ei ole vielä vastannut.

Sama status näytetään myös hakijan CV-näkymässä, jossa näkyy lisäkysymysten lähettämisen myötä oma Lisäkysymykset-osio. Jos hakija ei ole vielä vastannut kysymyksiin, kohdassa näytetään vain lähetetyt kysymykset kuten esimerkkikuvassa alla. Vastaukset näkyvät CV:llä, kun hakija on ne lähettänyt.

Lisäkysymyksiin liittyvät sähköpostiherätteet ja muuta lisätietoa

Kun hakija vastaa lisäkysymyksiin, lisäkysymysten pyynnön lähettäjälle ja rekrytoinnin esihenkilölle lähetetään sähköpostiheräte. Viestissä kerrotaan, mikä rekrytointi ja hakija on kyseessä, lisäksi viesti sisältää linkin vastanneen hakijan CV:lle. Jos hakija ei vastaa hänelle lähetettyihin lisäkysymyksiin annetussa määräajassa, lähetetään lisäkysymyspyynnön lähettäjälle asiasta heräte vastausajan päätyttyä.

Lisäkysymyksiä voidaan käyttää työnhakijaraporteissa muiden hakemuslomakkeen kenttien tapaan. On kuitenkin hyvä muistaa, että lisäkysymykset ovat rekrytointikohtaisia ja siksi niiden hyödyntäminen työnhakijaraportissa on mahdollista vain kyseisessä rekrytoinnissa.

Anonyymissä rekrytoinnissa lisäkysymyksiä ei pysty lähettämään hakijoille niin kauan, kun rekrytointi on anonyymitilassa. Lisäkysymyslomakkeen voi luoda missä vaiheessa tahansa, mutta kysymysten lähettäminen hakijoille on mahdollista vasta sitten, kun rekrytoinnin anonyymisyys on purettu.

Juridinen sukupuoli -termin käyttöönotto

Rekrytoinnin hakulomakkeella on käytettävissä kysymys työnhakijan sukupuolesta. Tähän saakka valikossa on voinut olla nainen ja mies -vaihtoehtojen lisäksi tyhjä vastausvaihtoehto, jolla korvattiin aiemmin käytössä ollut vastausvaihtoehto Muu/En halua vastata. Uudessa ohjelmistoversiossa kolmas tyhjä vastausvaihtoehto on poistettu valikosta, jolloin jäljellä ovat ainoastaan vaihtoehdot nainen ja mies, ja samalla kentän nimeksi on muutettu Juridinen sukupuoli.

Muutos on tehty tasa-arvovaltuutetun lausuntoon perustuen. Työnantajan tulee seurata valittujen henkilöiden sukupuolijakaumatilastoja tasa-arvon toteutumisen todentamiseksi, ja tiedot hakijoiden sukupuolesta ovat tarpeen myös syrjinnän kiellon noudattamiseksi. Juridinen sukupuoli, jossa on toistaiseksi vaihtoehtoina vain nainen tai mies, on julkinen tieto, kun taas sukupuolivähemmistöön kuuluminen on sen sijaan yksityisyyden piiriin kuuluva asia. Siksi jatkossa hakijoilta voi kysyä juridista sukupuolta.

Työmarkkinatori-julkaisuun liittyviä muutoksia

Ilmoittajan yhteystiedot Työmarkkinatorin julkaisun tietoihin (tuotu Kuntarekryyn jo aiemmin)

Uudessa ohjelmistoversiossa Työmarkkinatori-julkaisuun on lisätty neljä uutta kenttää, jotka koskevat ilmoittajan yhteystietoja: Yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Nämä kentät tuotiin järjestelmään jo aiemmin 5.-7.2.2024, ja asiasta lähetettiin asiakkaille erillinen viesti.

Julkaistaessa Työmarkkinatorille tulee antaa pakollisena tietona joko yhteyshenkilön puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Muutos johtuu Työmarkkinatorin vaatimuksesta, jonka mukaan työpaikkailmoitusten tuontirajapinnassa edellytetään ilmoittajan yhteystietoja erillisissä tietokentissä.

Ilmoittajan puhelinnumero tai sähköposti tulee täyttää myös silloin, kun muokataan vanhempaa, ennen tätä muustosta luotua Työmarkkinatorin julkaisua.

Ilmoittajan yhteystiedot sijaitsevat rekrytoinnin julkaisuvälilehdellä Työmarkkinatorin julkaisun tiedoissa, ESCO-luokituksen alapuolella, alla olevan esimerkin tapaan.

Maa-kenttä Työmarkkinatorin julkaisun tietoihin

Uudessa ohjelmistoversiossa rekrytoinnin julkaisuvälilehden Työmarkkinatori-julkaisun tiedot sisältävät myös uuden Maa-kentän, johon voi valita julkaistavan työpaikan maakohtaisen sijainnin. Kentän käyttö on vapaaehtoista ja oletuksena kentässä maaksi on valittu Suomi.

Edellä mainitun sijainnin lisäksi työpaikkailmoitus voi sisältää tiedon työpaikan kunnasta sekä tiedon etätyömahdollisuudesta; jos nämä kaikki kolme tietoa on annettu Työmarkkinatorille julkaistavaan ilmoitukseen ja tehtävä sisältää etätyömahdollisuuden, Työmarkkinatorilla ilmoituksessa näkyy tieto ”Joustava sijainti”. Jos puolestaan kaikki tiedot on annettu, mutta tehtävässä ei ole etätyömahdollisuutta, Työmarkkinatorin ilmoituksessa näytetään kunta ja maa.

Jos mitään yllä mainittuja tietoja ei ole annettu Työmarkkinatorin ilmoitukseen, työpaikan sijainniksi tulee Suomi.

Muita pienempiä muutoksia

Siirrä käsittelyyn -toiminto poistettu käyttäjältä, jolla on vain lukuoikeus rekrytoinnin tietoihin

Järjestelmän ominaisuuksiin on kuulunut, ja kuuluu edelleen, että henkilö, joka asetetaan aktiivisen rekrytoinnin käsittelijäksi, saa rekrytoinnin luku- ja muokkausoikeuden.

Uudessa ohjelmistoversiossa on rajattu käyttöoikeutta, joka sisältää vain lukuoikeuden rekrytoinnin hallinnan tietoihin. Jos käyttäjällä on vain lukuoikeus rekrytoinnin tietoihin, hän ei voi jatkossa käyttää ”Siirrä käsittelyyn” -toimintoa eli asettaa toista käyttäjää (tai itseään) rekrytoinnin käsittelijäksi.

Rekrytointiluvan hyväksyminen itse ja hyväksymistä seuraava näkymä

Jos organisaatiossa on täyttölupatoiminto käytössä, organisaation asetuksissa voi myös määritellä, että täyttöluvan hakija saa hyväksyä täyttöluvan itse. Tällöin täyttölupanäkymän vasemmassa alakulmassa näkyy käyttäjälle ”Hyväksy itse” -painike alla olevan esimerkkikuvan tapaan.

Uudessa ohjelmistoversiossa täyttöluvan itse hyväksyvä käyttäjä ohjataan luvan hyväksymisen jälkeen suoraan rekrytoinnin hallintanäkymään, mistä käyttäjä voi helposti jatkaa rekrytoinnin työstämistä.

Viestinlähetysdialogin ulkonäön yhtenäistäminen

Uudessa ohjelmistoversiossa viestinlähetysdialogien ulkoasu on yhtenäistetty ja seuraavat dialogit käyttävät jatkossa samaa tyyliä:

• Sähköpostiviesti
• Tekstiviesti
• Kirjeposti
• Lisäkysymykset
• Haastattelukutsu

Muutoksessa kenttien nimet on siirretty viestidialogissa kenttien yläpuolelle (aikaisemman vasemman reunan sijaan). Muutos ei tässä vaiheessa koske videohaastattelukutsun dialogia.

Esimerkki sähköpostin lähettämisen dialogista alla.

Kuntarekry.fi

Hakutulossivulla uusi kielilogiikka ilmoitusten näyttämisessä

• Kun ilmoituksesta on julkaistu useampi kieliversio, eikä käyttäjä ole valinnut näytettävien ilmoitusten kieltä, näytetään jatkossa hakutulossivuilla vain yksi kieliversio. Kieliversiot näytetään järjestyksessä: 1. suomi 2. ruotsi 3. englanti.
  • Eli jos ilmoituksesta on pelkästään suomenkielinen versio, näytetään se hakutulossivulla. Jos ilmoituksesta on pelkästään ruotsinkielinen ilmoitus, näytetään se hakutulossivulla. Jos ilmoituksesta on pelkästään enganninkielinen ilmoitus, näytetään se hakutulossivulla.
  • Jos ilmoituksesta on ruotsin- ja englannikielinen versio, näytetään ruotsinkielinen ilmoitus hakutulossivulla.
  • Jos ilmoituksesta on suomen- ja ruotsinkielinen versio, näytetään suomenkielinen ilmoitus hakutulossivulla.

Sivuston kielivalinta on tuotu yläpalkkiin

Saavutettavuusparannukset

• Sivuston värimaailmaa on hieman muutettu. Väreissä on enemmän kontrastia läpi sivuston, että sivusto on saavutettavampi.

Etätyömahdollisuudet työpaikkailmoitusten hakuehtoina

• Hakua voi rajata etätyömahdollisuuksien mukaan.

Hakutulossivulle on tuotu mukaan ilmoituksen työavain