Uudet ominaisuudet versiossa 8.1.15, kesäkuu 2024

Tässä on kuvattu ohjelmistoversion 8.1.15 uusia ominaisuuksia, joita on tullut version 8.1.11 jälkeen.

Tukipalveluiden yhteystiedot järjestelmään

Uudessa ohjelmistoversiossa rekrytointi- ja sijaismoduulien Apua-valikkoon on lisätty uusi painike ”Tukipalvelun yhteystiedot”. Organisaatiot voivat itse asettaa käyttäjilleen näkyville tätä kautta yhteystiedot, joiden kautta käyttäjät saavat tarvittaessa apua järjestelmän käytössä: yhteystiedot asetetaan organisaation asetuksissa näkymässä Rekrytoinnin hallinnan ohjeet. Esimerkkikuvat edellä mainituista näkyvistä on alla.

Tukipalvelun yhteystiedot haetaan käyttäjätunnuksen oman organisaation mukaan. Painike näkyy Apua-valikossa kaikilla käyttäjillä riippumatta siitä, onko yhteystietoja asetettu vai ei. Jos yhteystietoja ei ole lisätty käyttäjän kielellä hänen organisaatiossaan, käyttäjälle kerrotaan asiasta dialogissa (ns. ”empty state” -teksti).

Kun tukipalvelun yhteystiedot lisätään organisaation asetuksissa (rekrytoinnin hallinnan ohjeissa), kentässä on mahdollista käyttää rivivaihtoja ja tekstiin voi tarvittaessa lisätä www-linkkejä, jotka avautuvat uuteen selaimen välilehteen.

Versiopäivityksen yhteydessä ”Tukipalvelun yhteystiedot” -painike tulee kaikille käyttäjille näkyviin, joten pääkäyttäjän kannattaa lisätä organisaation asetuksissa nämä yhteystiedot ja ohjeistus organisaation käyttäjille.

Puhelinnumero ja tehtävänimike käyttäjän omiin käyttäjätietoihin

Kun käyttäjä on kirjautunut järjestelmään, hän näkee omat käyttäjätietonsa lukutilassa klikkaamalla omaa nimeään (ja ”Muokkaa käyttäjätietojasi” -painiketta) rekrytointi- ja sijaismoduulien oikeassa yläkulmassa.

Uudessa ohjelmistoversiossa käyttäjäprofiilinäkymään on lisätty kaksi uutta tietokenttää, Puhelinnumero ja Tehtävänimike. Käyttäjä voi itse lisätä nämä tiedot ja hallinnoida niitä (muista käyttäjätiedoista poiketen) näkymän ”Päivitä tietoja” -osiossa. Esimerkkikuvassa alla näkyvät uudet kentät sekä osio, jossa käyttäjä voi muokata tallentamaansa puhelinnumeroa ja tehtävänimikettä.

Käyttäjän puhelinnumeroa ja tehtävänimikettä voidaan myös käyttää tagin kautta asiakirjapohjissa ja viestipohjissa. Viestipohjan tageissa nämä tagit ovat osiossa ”Työntekijä (lähettäjä)”.

Rekrytoinnin luontihetken kellonaika rekrytoinnin tapahtumalokille

Kun uusi rekrytointi luodaan, luomisen ajanhetki tallennetaan rekrytoinnin tapahtumalokille. Uudessa ohjelmistoversiossa myös tieto rekrytoinnin luontihetken kellonajasta tallentuu tapahtumalokin kommentit-sarakkeeseen alla olevan esimerkkikuvan tapaan.

Uusia tageja tulostuspohjaan

Uusi ohjelmistoversio sisältää kaksi muuta uutta tagia:

1. Peruuttaneiden hakijoiden määrä, #peruneetlkm#, löytyy tagien hallinnan osiosta Rekrytointiprosessiarvolla ”Peruuttaneiden hakijoiden määrä”. Peruuttanut hakija tarkoittaa sitä järjestelmätasoista tilaa, joka asetetaan hakijalle silloin kun 1) hän peruu hakemuksensa itse hakijaportaalin kautta tai 2) työnantajakäyttäjä asettaa hakemuksen ”peruuttanut” -tilaan järjestelmässä hakijan puolesta.
2. Aktiivisten hakijoiden määrä, #aktiivisetlkm#, löytyy tagien hallinnan osiosta Rekrytointiprosessi arvolla ”Aktiivisten hakijoiden määrä”. Aktiivisten hakijoiden määrä saadaan käytännössä vähentämällä kaikkien hakijoiden lukumäärästä peruuttaneet hakijat.

Kommenttipyynnön saatetekstin korkeampi merkkimääräraja

Kun rekrytoinnin hakijoista pyydetään toiselta käyttäjältä kommentteja, kommenttipyyntöön voi lisätä oman saatetekstin. Uudessa ohjelmistoversiossa saateviestin merkkimääräraja on nostettu 500 merkistä 1000 merkkiin. Esimerkkikuva kommenttipyynnöstä on alla.

Aikavyöhykemääritys varatun haastatteluajan ics-liitetiedostoon

Kun organisaatiolla on haastattelukalenteri käytössä ja hakija varaa itselleen sopivan haastatteluajan, varatusta ajasta lähetettävä sähköpostivahvistus haastattelijalle ja haastateltavalle sisältää ics-tiedoston, jonka avulla varatun ajan voi viedä omaan kalenteriin.

Uudessa ohjelmistoversiossa vahvistusviestin ics-liitetiedostoon on lisätty aikavyöhykemääritys. Aikavyöhykemäärityksen avulla haastattelun ajankohta näytetään käyttäjän kalenterissa oikein, vaikka hänen oma sähköpostiohjelmansa olisi määritelty eri aikavyöhykkeelle.

Muistutus hakijalle keskeneräisestä hakemuksesta

Uudessa ohjelmistoversiossa hakijalle lähetetään sähköpostimuistutus, jos hänellä on järjestelmässä keskeneräinen ja lähettämätön hakemus rekrytointiin, jonka hakuaika on päättymässä kahden päivän päästä. Viesti lähetetään hakijalle sillä kielellä, millä hän käyttää hakijaportaalia.

Työpaikkailmoituksen kielen vaikutus asiakirjapohjatulostukseen

Työpaikkailmoituksen asiakirjapohjatulostukseen on tehty joitakin muutoksia, jotka liittyvät työpaikkailmoituksen luomisen yhteydessä tehtävään työpaikkailmoituksen kielenvalintaan sekä tulostuskielen valintaan. Tulostuskieli vaikuttaa esimerkiksi siihen, millä kielellä parametrien tiedot haetaan tulosteeseen.

Asiakirjapohjatulostuksessa käyttäjä valitsee yleensä ensin tulostuskielen, mutta yksittäistä työpaikkailmoitusta tulostaessa kielivalintaa ei enää tehdä, sillä tieto tulee suoraan työpaikkailmoituksen kielestä. Alla olevassa esimerkissä tulostetaan englanninkielinen työpaikkailmoitus ilmoituksen nimipalkin valikon kautta, jolloin tulostuskieli on automaattisesti englanti.

Jos tulostus tehdään rekrytointitasolla, käyttäjä valitsee tulostuskielen, jolloin tulosteeseen haetaan samalla kielellä tehdyn työpaikkailmoituksen tiedot.

Tulosta-valikko hakijalistanäkymässä ja hakijan CV-näkymässä

Aikaisemmissa ohjelmistoversioissa Asiakirjapohjat ja Tulosta CV näytettiin omina painikkeina hakijalistanäkymän ja hakijan CV-näkymän toimintopalkissa. Uudessa ohjelmistoversiossa nämä toiminnot löytyvät uuden Tulosta-valikon kautta. Itse toiminnot pysyvät ennallaan. Alla on esimerkkikuva valikosta hakijalistanäkymässä.

Valitun hakijan tietojen tulostus

Uudessa ohjelmistoversiossa on mahdollista tulostaa valitun hakijan tietoja asiakirjapohjaan ja tietoja voidaan hyödyntää myös hakijaviestinnässä eli hakijoille lähetettävissä sähköpostiviesteissä. Tämä edellyttää, että valituksi tullut hakija asetetaan järjestelmätason tilaan Palkattu.

Valittujen hakijoiden tietojen tulostamiseen käytetään aloitusmerkkinä CCC ja lopetusmerkkinä CCCC. Näiden merkkien sisään voi lisätä muita tageja.

Alla oleva teksti havainnollistaa yksinkertaisesti, miten valitun hakijan tietoja voidaan tulostaa edellä mainittujen aloitus- ja lopetusmerkkien avulla. Esimerkkirekrytoinnissa on valittu kaksi hakijaa, jotka on asetettu Palkattu-tilaan ja joiden tiedoista halutaan tulostaa etu- ja sukunimi sekä ylin tutkinto.

-------------------------------------------------

Tässä rekrytoinnissa valituksi tulivat:

CCC #etunimi# #sukunimi#, |#ylintutkinto_nimike#|

CCCC

Yhteensä rekrytoinnissa oli hakijoita #hakijamaara# ja näistä kelpoisia yhteensä #kelpoisetlkm#.

-------------------------------------------------

Hakijoille lähetettävässä sähköpostiviestissä yllä oleva tekstipätkä kääntyy esimerkkirekrytoinnin viestidialogin esikatselussa alla olevaan muotoon. Palkattu-tilassa olevien hakijoiden tiedot näytetään allekkain omilla riveillään. Sama koskee asiakirjapohjatulosteita.

Rekrytoinnin päätösviestin lähetys hakijalle

Uudessa ohjelmistoversiossa kohdistetun rekrytoinnin viestinlähetysvalikkoon on lisätty uusi viestivaihtoehto ”Päätösviesti”. Päätösviesti on toiminnoiltaan muuten samanlainen kuin sähköpostiviesti, mutta päätösviesti tallentuu järjestelmään omana viestityyppinään ja myös hakijan tapahtumalokilla tällaisen viestin yhteydessä kerrotaan, että kyseessä oli päätösviesti. Lisäksi päätösviestidialogissa tarkistetaan, onko hakijoille jo lähetetty päätösviesti: käyttäjää varoitetaan, jos vastaanottajien joukossa on hakijoita, joille päätösviesti on jo lähetetty (lähettämistä ei kuitenkaan estetä).

Päätösviesti on tarjolla kohdistetuissa rekrytoinneissa ja viestivaihtoehtoa voi käyttää sekä hakijalistanäkymän että hakijan CV-näkymän kautta.

Kaksi uutta näkyvyysaluetta tulostuspohjien hallintaan

Viestipohjia ja tulostuspohjia hallinnoidaan hallintomoduulin Viestipohjat-näkymässä. Uudessa ohjelmistoversiossa viestipohjan muokkausdialogin ”Viestipohjan näkyvyys” -valikossa on kaksi uutta aluetta Arkistomateriaalin kansilehti sekä Arkistomateriaali. Uudet näkyvyysalueet liittyvät vielä kehitteillä oleviin arkistomateriaalitoiminnallisuuksiin, eikä niihin tässä vaiheessa liity mitään toiminnallisuutta.

Hakijapalautekysely

Uusi ohjelmistoversio sisältää järjestelmätasolla määritettävän hakijapalautekyselyn, jonka organisaatiot voivat ottaa halutessaan käyttöön. Tämän toiminnallisuuden avulla rekrytoinnissa mukana olleille hakijoille voidaan lähettää rekrytointiprosessin loppuvaiheessa muutamalla klikkauksella nopea kysely, ns. pikapalaute. Sähköpostiviestin sisältämän linkin kautta hakija antaa kysymyksiin arviot (1-5 tähteä) ja voi jättää myös avointa palautetta. Kun kyselyn vastausaika on päättynyt, kyselyn tulokset näytetään rekrytoinnissa omassa hakijapalautenäkymässä. Hakijapalautekyselyiden tilaa ja kokonaiskeskiarvoa on myös mahdollista seurata rekrytointilistanäkymissä (Kaikki aktiiviset ja Kaikki suljetut rekrytoinnit -listanäkymissä).

Hakijapalautekysely on käytettävissä kohdistetuissa rekrytoinneissa ja tulokset käsitellään anonyymisti: tämän vuoksi hakijoita tulee olla vähintään 5, jotta kysely voidaan rekrytoinnissa lähettää.

Hakijapalautekyselyn käyttöönotto organisaatiossa

Ominaisuus on mahdollista ottaa organisaation asetuksissa käyttöön näkymässä Rekrytoinnin näkymien käyttöönotto ja asetukset -> Hakijapalautekyselyn asetukset. Tämä näkymä sisältää seuraavat osiot:

• Käyttöönottokytkin (Ota käyttöön): kun kysely otetaan organisaatiossa käyttöön, kohdistettuihin rekrytointeihin tulee oma hakijapalautenäkymä, johon on pääsy hakijalistanäkymän oikean yläkulman valikon kautta. Näkymästä lähetetään kysely manuaalisesti, ja tulokset raportoidaan tässä näkymässä.
• Hakijapalautekyselyn voi poistaa organisaatiosta käytöstä silloin, kun palautekyselyn vastausaika ei ole meneillään missään organisaation rekrytoinnissa.
• Kysymykset: organisaation asetuksissa näytetään lukutilassa hakijapalautekyselyssä käytössä olevat kysymykset, eli hakijalle lähetettävän kyselyn varsinaisen sisällön. Laittamalla kursorin kysymyksen kohdalle käyttäjä näkee myös kysymysten kieliversiot.
• Saateviesti: kun rekrytoinnissa lähetetään hakijapalautekysely, hakijat saavat sähköpostiviestin, joka sisältää linkin kyselyyn. Sähköpostiviestin oletussisältö näytetään organisaation asetuksissa lukutilassa, mutta viestin loppuun on mahdollista lisätä valinnainen organisaatiokohtainen sisältö. Saateviestin valinnaista sisältöä ei ole mahdollista muokata hakijapalautekyselyn lähettämisen yhteydessä, vaan se tehdään tässä asetusnäkymässä.
• Muut asetukset: Automaattinen palautekyselyn lähetys ajastettuna: organisaatiossa voidaan ottaa käyttöön ajastettu automaattinen palautekyselyn lähetys. Automaattinen ajastus tarkoittaa, että organisaation kaikissa rekrytoinneissa kysely lähetetään automaattisesti rekrytoinnin aktiivisille hakijoille organisaation määrittämän lähetysviiveen (x päivää) kuluttua viimeisen julkaisun hakuajan päättymisestä. Vaikka ajastettu lähetys olisi käytössä, yksittäisessä rekrytoinnissa kyselyn voi kuitenkin aina lähettää aikaisemmin manuaalisesti. Rekrytoivalle esihenkilölle lähetetään tiedoksi sähköpostiheräte, kun hakijapalautekysely on lähetetty automaattisesti ajastettuna rekrytoinnissa.
• Hakijapalautekyselyn lähettämisessä seuraavat ehdot tulee täyttyä: rekrytoinnin hakuaika on päättynyt, aktiivisia hakijoita on vähintään 5 ja anonyymissä rekrytoinnissa anonyymisyys tulee olla poistettu. Jos kyselyn lähettäminen ei onnistu ajastettuna ajankohtana, kysely jää lähettämättä eli automaattista lähetystä ei yritetä myöhemmin uudestaan. Jos ajastettu lähettäminen ei ole mahdollista, lähetetään rekrytoivalle esihenkilölle kuitenkin asiasta sähköpostiheräte, jotta hän voi myöhemmin lähettää kyselyn manuaalisesti (jos lähettämisen ehdot täyttyvät myöhemmin).
• Muut asetukset: Muistutus rekrytoivalle esihenkilölle hakijapalautekyselyn lähettämisestä: organisaatiossa voidaan ottaa käyttöön erillinen muistutus hakijapalautekyselyn lähettämisestä rekrytoivalle esihenkilölle. Muistutuksesta on hyötyä etenkin organisaatiossa, jossa hakijapalautekyselyt on tarkoitus lähettää manuaalisesti rekrytoinneissa. Muistutuksen käyttöönoton yhteydessä määritetään, kuinka monta päivää rekrytoinnin viimeisen julkaisun päättymisen jälkeen sähköpostiheräte lähetetään, jos hakijapalautekysely on tuolloin vielä lähettämättä rekrytoinnissa. Muistutusviesti sisältää linkin rekrytointiin.

Alla on esimerkkikuva Hakijapalautekyselyn asetukset -näkymän yläosasta organisaation asetuksissa.

Hakijapalautekyselyn lähettäminen rekrytoinnissa

Kun organisaatiossa on hakijapalautekysely käytössä, rekrytoinneissa on oma hakijapalautenäkymä, johon pääsee hakijalistanäkymästä oikean yläkulman valikon kautta. Esimerkkikuva hakijalistanäkymän valikosta on alla. Jos käyttäjällä on oikeus hakijalistanäkymään, hän pääsee myös hakijapalautenäkymään.

Hakijapalautenäkymässä käyttäjä, jolla on oikeus lähettää viestejä hakijoille kyseisessä rekrytoinnissa, voi lähettää hakijapalautekyselyn. Kuten edellä jo mainittiin, kyselyn voi lähettää, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

• Rekrytoinnin hakuaika on päättynyt
• Aktiivisia hakijoita on vähintään 5: tämä tarkoittaa rekrytointiprosessissa mukana olleita hakijoita. Jos hakija on järjestelmän ”perunut hakemuksensa” -tilassa, hänelle ei siis lähetetä hakijapalautekyselyä.
• Jos rekrytointi on anonyymi, pitää anonyymisyys olla poistettu ennen kyselyn lähettämistä

Jos hakijapalautekysely on lähetettävissä ja käyttäjällä on oikeus lähettää kysely, hakijapalautenäkymässä näytetään Lähetä-painike alla olevan esimerkkikuvan tapaan. Hakijapalautekyselyn voi lähettää myös suljetusta rekrytoinnista.

Lähetä-painikkeesta käyttäjälle näytetään alla olevan esimerkkikuvan kaltainen vahvistusdialogi, minkä jälkeen palautekysely lähetetään. Hakijapalautekyselyn lähettäminen tapahtuu siis kahdella klikkauksella, käyttäjä ei valitse kyselyn vastaanottajia eikä esikatsele lähetettävää viestiä. Hakijoille lähetettävän viestin sisältö on se, mikä näkyy organisaation asetuksissa. Lähetetty viesti tallennetaan rekrytoinnin tapahtumalokille.

Hakijapalautekyselyn lähettämisen jälkeen hakijapalautenäkymässä kerrotaan, että kysely on lähetetty ja tulokset näytetään sivulla vastausajan päättymisen jälkeen.

Hakija vastaa hakijapalautekyselyyn

Kun hakijapalautekysely on lähetetty, hakija saa sähköpostiviestin, joka sisältää linkin kyselyn vastausnäkymään. Sähköpostiviesti (kutsu kyselyyn) sekä linkki vastausnäkymään näytetään hakijalle sillä kielellä, millä hän on hakenut rekrytointiin.

Alla olevasta esimerkkikuvasta saa käsityksen siitä, minkälainen hakijan vastausnäkymä on. Hakija klikkaa arvionsa (1-5 tähteä) pakollisin kysymyksiin, kirjoittaa halutessaan avointa palautetta rekrytoinnista ja lähettää vastaukset. Linkki on kertakäyttöinen eli kun hakija on lähettänyt vastaukset, ei hän pääse enää kyselyyn sähköpostiviestin linkistä.

Tulosten raportointi rekrytoinnissa

Kun hakijapalautekyselyn vastausaika on päättynyt, rekrytoinnin hakijapalautenäkymässä näytetään kyselyn tulokset. Kyselystä näytetään perustietoja kuten vastaajien määrä ja vastausprosentti, lisäksi näytetään jokaisen kysymyksen saama keskiarvo ja hakijoilta saapunut avoin palaute. Alla oleva esimerkkikuva havainnollistaa kuvitteellisen rekrytoinnin hakijapalautenäkymän tuloksineen. Kysymysten keskiarvoista lasketaan myös kokonaiskeskiarvo, joka näytetään rekrytointilistanäkymissä (tästä lisää seuraavassa kappaleessa).

Hakijapalautenäkymä tuloksineen (kuten kyselyn lähetys) on nähtävissä myös suljetuissa rekrytoinneissa.

Hakijapalautekyselyiden seuranta rekrytointilistalla

Kun organisaatiossa on hakijapalautekysely käytössä, Kaikki aktiiviset rekrytoinnit -listanäkymän oikeassa reunassa näytetään kaksi uutta saraketta, jotka ovat Hakijapalautteen tila ja Hakijapalautteen kokonaiskeskiarvo. Hakijapalautteen tilaa -sarakkeen avulla on helppo seurata, onko rekrytoinneissa lähetetty palautekysely vai onko kysely vielä lähettämättä. Tilasarakkeessa käytetään alla listattuja tiloja.

• Kyselyä ei voida lähettää: rekrytointi ei ole vielä edennyt hakemusten käsittelyvaiheeseen, siinä on liian vähän aktiivisia hakijoita tai rekrytointi on anonyymitilassa
• Kyselyä ei lähetetty: kysely on mahdollista lähettää rekrytoinnissa, mutta sitä ei ole vielä lähetetty
• Kysely käynnissä: kysely on lähetetty hakijoille ja vastausaika on meneillään
• Kysely valmis: kysely on lähetetty, vastausaika on päättynyt ja tulokset ovat saatavilla.

Valmiiden hakijapalautekyselyiden kohdalla näytetään viereisessä sarakkeessa hakijapalautteen kokonaiskeskiarvo.

Hakijapalautekyselyä koskevat sarakkeet voidaan ottaa käyttöön myös Kaikki suljetut rekrytoinnit -listanäkymässä rekrytointilistanäkymän asetusten kautta (painike löytyy listanäkymän oikean yläkulman toimintopalkista).

Jatkokehityksenä tulossa

Hakijapalautekyselyn ensimmäinen versio ei sisällä kyselytulosten raportointia koostettuna tai ylemmillä tasoilla (kuten rekrytoivan yksikön tasolla), vaan tulokset ovat nähtävissä jokaisen rekrytoinnin omassa hakijapalautenäkymässä. Lisäksi jokaisen rekrytoinnin kokonaiskeskiarvo näytetään rekrytointilistanäkymässä. Jatkokehityksenä tullaan tekemään palautekyselyn tulosten tarkastelu ylemmällä tasolla muun raportoinnin uudistamisen yhteydessä. Tästä tullaan tiedottamaan lisää myöhemmissä versiotiedotteissa.