Uudet ominaisuudet versiossa 8.1.7, marraskuu 2023

Työpaikkailmoituksen julkaiseminen Työmarkkinatorille

Uusi ohjelmistoversio sisältää uuden työpaikkailmoitusrajapinnan Työmarkkinatorille. Tämän ansiosta työpaikkailmoituksia voi jatkossa julkaista rekrytointijärjestelmästä suoraan Työmarkkinatorille ja aikaisemmin käytössä olleesta TE-palvelut.fi -julkaisusta tullaan luopumaan.

Työmarkkinatori-rajapinta otetaan käyttöön hieman myöhemmin sen jälkeen, kun Kuntarekry on päivitetty. Rajanpinnan käyttöönotto vaatii, että asian vaatimat toimenpiteet ovat valmiina myös Työmarkkinatorin eli vastaanottajan puolella. Kun rajapinta otetaan käyttöön, siitä ilmoitetaan erikseen.

Käyttöliittymässä näkyvien muutosten lisäksi merkittävin parannus aiempaan verrattuna on, että julkaisun jälkeen työpaikkailmoitukseen tehdyt muutoksen päivittyvät automaattisesti myös Työmarkkinatorille.

FCG Oy teki Kuntarekry-asiakkaiden organisaatiokohtaisiin asetuksiin tarvittavat muutokset versiopäivityksen jälkeen. Asiakkaan ei siis tarvitse tehdä teknisiä muutoksia järjestelmään, jotta uusi julkaisurajapinta Työmarkkinatorille alkaisi toimimaan.

Asetuksissa Työmarkkinatori-julkaisuun liittyvä muutos näkyy kohdassa Rekrytoinnin näkymien käyttöönotto ja asetukset, ja siellä kohta Rekrytoinnin julkaisun asetuksia. Esimerkkikuva julkaisun käyttöönoton kentistä on alla. Työmarkkinatori-julkaisussa organsaation tunnisteena käytetään y-tunnusta (muotoa 1234567-8) vanhan te-palvelut.fi -rajapinnan käyttämän URA-tunnuksen sijaan.

Työpaikkailmoitusta koskevat tiedot

Kun organisaatiossa on Työmarkkinatori-julkaisu käytössä ja käyttäjä luo rekrytoinnin hallinnassa uuden työpaikkailmoituksen, kenttien alapuolella näkyvä Työmarkkinatori-ikoni osoittaa ne tietokentät, joiden sisältö siirtyy Työmarkkinatorille. Kun käyttäjä laittaa kursorin ikonin kohdalle, näkyy myös kyseisten kenttien sallittu maksimimerkkimäärä. Nämä työpaikkailmoituksen kentät on listattu alla ja Työmarkkinatori-julkaisussa pakolliset kentät on merkitty tähdellä.

• Tehtävänimike*
• Työpaikkojen lukumäärä* Tämä kenttä on ollut Kuntarekryssä käytettävissä jo aiemmissa versioissa. Työmarkkinatori-julkaisun takia tämä kenttä tulee käyttöön samalla, kun Työmarkkinatorin rajapinnan muutokset tehdään asiakkaille versiopäivityksen jälkeen FCG:n toimesta.
• Tehtävänkuvauksen johdanto* Tämä kenttä on ollut Kuntarekryssä käytettävissä jo aiemmissa versioissa. Työmarkkinatori-julkaisun takia tämä kenttä tulee käyttöön samalla, kun Työmarkkinatorin rajapinnan muutokset tehdään asiakkaille versiopäivityksen jälkeen FCG:n toimesta.
• Tehtäväkuvaus* Tämä on aikaisemminkin käytössä ollut ns. ”koontikenttä”, johon kopioituu tietoja hallinnollisten tietojen useista eri kentistä. Edellisessä ohjelmistoversiossa tuli työpaikkailmoitukselle käytettäväksi myös vaihtoehtoisia kenttiä, mutta niitä ei voi käyttää, jos organisaatiolla on Työmarkkinatori-julkaisu käytössä.
• Lisätietojen antajat (nimet, yhteystiedot, ajankohta, muuta)
• Työnantaja*
• Etätyömahdollisuus Tämän kentän tieto kulkee Työmarkkinatorin ilmoitukselle, mutta kenttä ei toimi vielä www.kuntarekry.fi -sivuston työpaikkailmoituksissa.
• Kunta Kenttään voi valita useita kuntia tarvittaessa.
• Työnantajakuvaus*
• Linkki työpaikan esittelysivuille
• Palkka*

Julkaisua koskevat tiedot

Kun rekrytoinnin hallinnassa julkaisunäkymässä valitaan julkaisupaikaksi Työmarkkinatori, tulee tavanomaisten julkaisutietojen lisäksi täyttää tietyt Työmarkkinatori-julkaisua koskevat kentät. Nämä kentät ovat Kuntarekryssä Työmarkkinatorin vaatimusten takia. Kentät näkyvät alla olevassa esimerkkikuvassa.

Tässä muutamia lisähuomioita edellä näkyvistä kentistä.

• Työaika: jos vaihtoehdoista valitaan Osa-aikatyö, on pakollista täyttää myös lisäkenttä ”Osa-aikaisen työsuhteen tunnit vähintään (h/kk)”.
• Työ alkaa: vaihtoehdossa Alkaen on pakollista määritellä myös työn alkamispäivä.
• Työn jatkuvuus: vaihtoehdoissa Määräaikainen, Kausityö ja Kesätyö on pakollista määritellä myös määräaikaisuuden kesto.
• Työskentelyaika: vaihtoehdossa Vuorotyö voidaan määritellä tarkemmin, onko kyseessä 2-/3-/4- vai 5-vuorotyö. Lisäkentän käyttäminen on vapaaehtoista.
• Työkielet: kenttään voi valita useita kieliä.
• ESCO-luokitus: kenttään voi valita yhden vaihtoehdon.

Lisäksi julkaisun lopussa on mahdollista määritellä muiden kieliversioiden työpaikkailmoitukset, jos ilmoitus halutaan julkaista Työmarkkinatorille eri kielillä.

Työmarkkinatorille julkaistaessa ilmoitus täytyy julkaista myös järjestelmän omassa julkaisupaikassa. Julkaisupaikat voivat olla erillisinä julkaisuina (jos julkaisu järjestelmän omaan julkaisupaikkaan on ensin tehtynä), mutta kuten ennenkin, julkaisu Työmarkkinatorille ei saa alkaa aikaisemmin tai päättyä myöhemmin kuin julkaisu järjestelmän omassa julkaisupaikassa.

Erityishuomioita siirtymäaikana

Koska kahta eri julkaisurajapintaa Työmarkkinatorille ei voi olla käytössä samaan aikaan (vanha te-palvelut.fi:n käyttämä Passari-rajapinta ja uusi Työmarkkinatori-rajapinta), on siirtymäaikana mahdollista, että julkaisuun liittyvissä muutostilanteissa esiintyy monimutkaisuutta.

Erityisvaikutukset versiopäivityksessä liittyvät siirtymisessä vanhasta TE-palvelut.fi-julkaisusta (Passari-suorasiirtopalvelu) Työmarkkinatori-julkaisuun. Jos versiopäivityksen aikaan organisaatiolla on työpaikkailmoituksia voimassa olevina TE-palvelut.fi-julkaisuina, julkaisut näkyvät myös rekrytoinnin hallintanäkymässä, mutta julkaisuihin mahdollisesti tehtävät muutokset eivät päivity Työmarkkinatorille.

Lisäksi jos sama rekrytointi halutaan julkaista suoraan Työmarkkinatorille, tulee aiempi TE-palvelut.fi-julkaisu ensin poistaa sekä rekrytointijärjestelmästä että Työmarkkinatorilta.

Yleisesti ottaen, jos rekrytoinnissa on joskus luotu TE-palvelut.fi-julkaisu (riippumatta julkaisun tilasta tai päivämäärästä), niin Työmarkkinatori ei listaudu Kuntarekryn käyttöliittymässä julkaisupaikan vaihtoehdoksi, ellei aiempaa te-palvelut.fi julkaisua poisteta ensin.

Muutoksia järjestelmän tietokentissä

Etätyö

Uudessa ohjelmistoversiossa on uudet kentät kenttä Etätyömahdollisuus ja Etätyön kuvaus rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa ja työpaikkailmoituksella. Näitä kenttiä ei suositella otettavaksi käyttöön heti versiopäivityksen jälkeen, sillä kentät eivät ole mukana vielä Kuntarekryn omien sivujen julkaisurajapinnassa, eli tiedot eivät siirry sivustolle näkyviin. Jatkokehitys tähän liittyen tehdään hieman myöhemmin, mistä tullaan kertomaan kyseisessä versiotiedotteessa ja käyttökatkoviestissä.

Etätyömahdollisuus on tyypiltään monivalintakenttä, johon käyttäjä voi valita yhden vaihtoehdon. Kentän vastausvaihtoehdot ovat järjestelmäkohtaisia eli yhteiset kaikille Kuntarekryn käyttäjille, joten asiakkaat eivät voi itse määritellä vastausvaihtoehtoja. Etätyömahdollisuus on myös Työmarkkinatorille siirtyvä tieto.

Etätyön kuvaus -kentän tyyppi on tekstialue ja sen maksimimerkkimäärä on 1000 merkkiä.

Kenttien käyttöönotto tehdään muiden vastaavien kenttien tapaan organisaation asetuksissa, rekrytoinnin näkymien tietokenttien hallinnassa. Täyttöluvan ja hallinnollisten tietojen kenttien hallinnassa edellä mainitut kentät sijaitsevat väliotsikon ”Organisaatio ja työnantaja” alla. Työpaikkailmoituksen kenttien hallinnassa kentät sijaitsevat listassa juuri ennen Lähiosoite ja Postinumero -kenttiä. Jos kentät on otettu käyttöön hallinnollisissa tiedoissa ja työpaikkailmoituksella, tiedot kopioituvat saman nimisten kenttien kesken hallinnollisista tiedoista uuden työpaikkailmoituksen kenttään. Uudet kentät toimivat myös muilta osin kuten muut vastaavat kentät.

Organisaation kuvaukset

Uudessa ohjelmistoversiossa organisaation asetuksiin on mahdollista määritellä valmiiksi organisaation erilaisia kuvauksia, joita voidaan myöhäisemmissä ohjelmistoversioissa hyödyntää rekrytoinnin hallintanäkymissä ja työpaikkailmoituksessa. Kuvaukset voivat olla eri tasoisia, eli asetuksissa voidaan ylläpitää organisaation yleiskuvauksen lisäksi eri yksiköiden ja tiimien kuvauksia, tai niitä voidaan luoda juuri tiettyjä tehtäviä/rekrytointeja varten.

Organisaation kuvausten varsinainen käyttö tulee mahdolliseksi tekeillä olevan jatkokehityksen myötä. Tämä ohjelmistoversio sisältää kehitystyön ensimmäisen vaiheen, joka on organisaation kuvausten luominen ja hallinta organisaation asetuksissa, näkymässä Organisaation kuvausten hallinta. Kuvauksia voi hallita ja muokata käyttäjä, jolla on oikeus organisaation asetuksiin.

Uusi kuvaus luodaan näkymän oikean yläkulman painikkeesta Uusi kuvaus. Käyttäjälle avautuu lomake, joka sisältää alla listatut kentät. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.

• Kuvauksen nimi*: nimi annetaan tässä vaiheessa yhdellä kielellä, tulevissa ohjelmistoversioissa Kuvauksen nimi -kenttään tuodaan eri kieliversioille omat kentät. Jo luotujen kuvausten nimet voidaan tuolloin muuttaa eri kieliversioiden mukaisiksi kuvausta muokkaamalla. Merkkimääräraja kentässä on 200 merkkiä.
• Organisaation kuvaus*: kuvaus tulee täyttää kaikilla järjestelmän kielillä. Merkkimääräraja kentässä on 2500 merkkiä.
• Yksikkökuvaus: yksikkökuvaus voidaan tehdä eri kielillä. Merkkimääräraja kentässä on 1250 merkkiä.
• Linkki työpaikan esittelysivuille: jokaiselle kielelle voidaan lisätä oma linkki.
• Ilmoituksen kuva: kuva on yhteinen kaikille kieliversioille ja kuvan maksimikoko on 2 MB.

Organisaation kuvausten hallintanäkymässä käyttäjä näkee kaikki oman organisaationsa kuvaukset niin sanotussa esikatselunäkymässä. Kuvaukset näytetään siinä järjestyksessä, missä ne on luotu, vanhin kuvaus ylimpänä. Kuvausten tiedot näytetään sillä kielellä, millä käyttäjä käyttää järjestelmää. Yksittäisen kuvauksen alapuolella löytyvät toimintopainikkeet kuvauksen poistamiseen, kopiointiin tai muokkaamiseen. Muokkaa-painikkeen kautta käyttäjä voi nähdä kuvauksen sisältämät eri kieliversiot.

Alla on esimerkkikuva organisaation yksittäisestä kuvauksesta kuvausten hallintanäkymässä. Jos vapaaehtoisia kenttiä ei ole täytetty käyttäjän kielellä, kentät näytetään tyhjinä. Sekä organisaation että yksikön kuvauksissa voi käyttää rivivaihtoja tekstikappaleiden luomiseksi ja ne tulevat näkymään sitten, kun kuvauksia käytetään rekrytoinnin hallinnassa. Tässä vaiheessa rivivaihdot eivät vielä näy kuvauksen esikatselussa.

Hakulomakkeen tiettyjen kenttien sitominen toisiinsa

Uudessa ohjelmistoversiossa on selkeytetty joidenkin hakulomakkeen kenttien käyttöä. Tämä on tehty sitomalla yhdessä käytettävät kentät niin, että ne ovat aina yhtä aikaa käytössä hakulomakkeella tai vaihtoehtoisesti molemmat ovat pois käytöstä. Muutos vaikuttaa sekä organisaation asetuksissa kyseisten kenttien käyttöönotossa että rekrytoinnin hallinnassa, kun kenttiä otetaan käyttöön hakulomakkeelle.

Jos versiopäivityksen yhteydessä on aikaisempia rekrytointeja, joissa yhteen sidotuista kentistä toinen on käytössä ja toinen ei, näytetään kentät erillään kuten aiemminkin.

Alla esimerkkikuva hakulomakenäkymästä, jossa kenttien Aloituspvm. ja Päättymispvm. käyttö määritellään yhden painikkeen kautta.

Yhdessä käytettävät kentät on lueteltu alla, samalla rivillä mainitut kaksi kenttää ovat siis yhtä aikaa käytössä tai pois päältä.

Tutkinnot:

• Opintojen laajuus (numeroina) ja Op/Ov/Osp
• Aloituspvm. ja Päättymispvm.

Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot:

• Opintojen laajuus (numeroina) ja Op/Ov/Osp

Muut opettajan opinnot:

• Opintojen laajuus (numeroina) ja Op/Ov/Osp

Lisäkoulutusohjelmat (Lääkäritutkintojen kysymyksissä):

• Opintojen laajuus (numeroina) ja Op/Ov/Osp

Erikoistuvan lääkärin tehtävään tarvittava työkokemus (Lääkäritutkintojen kysymyksissä):

• Alkamispvm. ja Päättymispvm.

Lisä- ja täydennyskoulutus:

• Aloituspvm. ja Päättymispvm.

Uutuuksia rekrytointilistauksiin

Rekrytointilistanäkymien suodatus rekrytoinnissa mukana olevan henkilön mukaan

Uudessa ohjelmistoversiossa rekrytointilistanäkymiin on lisätty mahdollisuus suodattaa rekrytointilistauksessa esiin ne rekrytoinnit, joissa on mukana tietty henkilö. Rekrytoinnissa mukana olevalla käyttäjällä tarkoitetaan jotain seuraavista vaihtoehdoista:

1. Käyttäjä on rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa merkitty Esihenkilöksi.
2. Käyttäjä on rekrytointitiimissä, eli hänet on lisätty Rekrytoinnin vastuuhenkilöksi (sillä ei ole merkitystä, mikä rekrytointikohtainen käyttöoikeus hänelle on annettu).
3. Käyttäjä on rekrytoinnin täyttöluvan hyväksyntävuorossa.
4. Rekrytointi on siirretty käsittelyyn kyseiselle käyttäjälle.

Suodatinta on mahdollista käyttää seuraavissa listauksissa, joihin pääsee rekrytointimoduulin etusivulta:

• Aktiiviset täyttöluvat
• Julkaisua odottavat rekrytoinnit
• Rekrytoinnit hakemusten käsittelyvaiheessa
• Näytä kaikki aktiiviset
• Näytä kaikki suljetut

Arkistoitujen rekrytointien näkymässä suodatin ei siis ole käytettävissä.

(Edit 13.11.23: Näytä kaikki suljetut -listausnäkymässä oletuksena on käyttäjä itse henkilösuodattimena, mikä on bugi. Tämä oletussuodatus tullaan poistamaan seuraavassa versiopäivityksessä.)

Alla on esimerkkikuva Näytä kaikki aktiiviset -listanäkymän suodattimista, jotka löytyvät näkymän oikean yläkulman Suodattimet-painikkeen kautta. Suodattimia pääsee muokkaamaan myös vasemman yläkulman Suodattimia käytössä -painikkeesta. Mukana oleva käyttäjä löytyy suodattimista omana hakuehtonaan. Jos käyttäjä valitsee hakukenttään useamman henkilön, näytetään tuloksena kaikki ne rekrytoinnit, joissa kaikki henkilöt ovat mukana jossain aiemmin edellä kuvatuista rooleista (edit 13.11.23: Virkkeen sisältö muutettu. Aiemmin kerrottiin, että "...joissa joku henkilöistä on mukana..."). Käyttäjä voi valita suodattimeen niitä henkilöitä, joita hänellä on oikeus valita muissakin rekrytointimoduulin henkilövalintakentissä. Suodatetun listan voi tallentaa entiseen tapaan.

Aktiiviset rekrytoinnit ja luvat -listojen automaattinen suodatus sen mukaan, onko käyttäjä rekrytoinneissa mukana

Rekrytointimoduulin etusivulla on osio Aktiiviset rekrytoinnit ja luvat, jossa näytetään kolme painikekorttia:

• Aktiiviset täyttöluvat (jos organisaatiossa on täyttölupamenettelytoiminnot päällä)
• Julkaisua odottavat rekrytoinnit
• Rekrytoinnit hakemusten käsittelyvaiheessa

Painikekorttia klikattaessa kyseisen kategorian rekrytoinnit avautuvat rekrytointilistanäkymään. Listat muodostuvat sen perusteella, että täyttöluvat/rekrytoinnit ovat tietyissä tiloissa ja käyttäjällä on oikeus nähdä ne. Esimerkkikuva etusivun painikkeista löytyy alla.

Uudessa ohjelmistoversiossa näiden kolmen listauksen hakuehtoja on muutettu siltä osin, että listauksessa näytetään edelleen samoilla hakukriteereillä tiettyjen tilojen rekrytoinnit, mutta lopputulokseen suodatetaan näkyviin vain ne rekrytoinnit, joissa käyttäjä itse on mukana. Kuten edellisen ominaisuuden kuvauksessa kerrottiin, rekrytoinnissa mukana olevalla käyttäjällä tarkoitetaan jotain seuraavista vaihtoehdoista:

1. Käyttäjä on rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa merkitty rekrytoivaksi esimieheksi
2. Käyttäjä on rekrytointitiimissä, eli hänet on lisätty rekrytoinnin vastuuhenkilöksi (sillä ei ole merkitystä, mikä rekrytointikohtainen käyttöoikeus hänelle on annettu)
3. Käyttäjä on rekrytoinnin täyttöluvan hyväksyntävuorossa
4. Rekrytointi on siirretty käsittelyyn kyseiselle käyttäjälle

Kun käyttäjä siirtyy rekrytointimoduulin etusivulta esimerkiksi julkaisua odottavien rekrytointien listaukseen, listanäkymän vasemmassa yläkulmassa kerrotaan näkymässä olevan suodattimia käytössä. Suodattimien tiedoista näkyy, että Mukana oleva käyttäjä -hakuehdosta löytyy käyttäjän oma nimi, kuten esimerkkikuvassa alla. Jos käyttäjällä on tarve nähdä myös muut kyseisen listanäkymän rekrytoinnit kuin pelkät omansa, hän voi poistaa oman nimensä hakukentästä.

Tämän uuden tarkemman automaattisuodatuksen myötä käyttäjä pääsee suoraan etusivun listauksista katsomaan juuri niitä rekrytointeja, jotka eniten koskevat häntä käyttäjänä. Tämä hyödyttää etenkin käyttäjiä, joilla on laajat käyttöoikeudet organisaatiossa ja joille nämä valmiit rekrytointilistanäkymät ilman suodatusta sisältävät lähtökohtaisesti suuren määrän rekrytointeja. Toisaalta käyttäjä, joka haluaa nähdä kaikki rekrytoinnit joihin hänellä on oikeus, kuten ennenkin, hän voi tallettaa itselleen linkiksi listauksen, josta on poistanut itsensä Mukana oleva käyttäjä -kentästä.

Versiopäivityksen jälkeen edellä mainitut (painikekorttien kautta avautuvat) listanäkymät on kaikilla käyttäjillä automaattisesti suodatettu. Muutoksesta kannattaa tiedottaa käyttäjiä, koska aikaisemmista ohjelmistoversioista mahdollisesti selvästi lyhentyneet rekrytointilistanäkymät saattavat aiheuttaa ihmetystä käyttäjien keskuudessa ensimmäisillä käyttökerroilla versiopäivityksen jälkeen.

Organisaatiotieto rekrytointilistanäkymiin

Uudessa ohjelmistoversiossa rekrytointilistanäkymiin on lisätty uusi sarake Organisaatio, joka tarkoittaa sitä organisaatiopuun organisaatiota, johon rekrytointi on tehty. Sarake sijaitsee Rekrytoiva yksikkö -tiedon vasemmalla puolella ja sen voi ottaa käyttöön rekrytointilistanäkymän oikean yläkulman Asetukset-painikkeen kautta. Alla esimerkkikuvat painikkeen sijainnista sekä sarakkeen käyttöönotosta yhden rekrytointilistauksen kautta.

Sarake on käytettävissä seuraavissa rekrytointilistanäkymissä:

• Aktiiviset täyttöluvat
• Julkaisua odottavat rekrytoinnit
• Rekrytoinnit hakemusten käsittelyvaiheessa
• Näytä kaikki aktiiviset
• Näytä kaikki suljetut

Ei muutosta -vaihtoehto poistettu rekrytoinnin tilojen valikosta

Aktiivisten rekrytointien listanäkymissä on alatoimintopalkissa painike Rekrytoinnin tilat, jonka kautta käyttäjä voi muuttaa rekrytoinnin sisäisen tilan. Uudessa ohjelmistoversiossa rekrytoinnin sisäisen tilan valikosta on poistettu vaihtoehto Ei muutosta tarpeettomana.

Hakijaviestintä: haastattelukutsun lähettäminen hakijan kielellä

Edellisessä versiopäivityksessä tuli hakijaviestintään mahdollisuus lähettää sähköpostia hakijoille hakijan kielellä. Hakijan kieli tarkoittaa sitä kieltä, jonka hakija on valinnut hakijaportaalin käyttökieleksi (vaihtoehtoina on suomi, ruotsi ja englanti).

Uudessa ohjelmistoversiossa hakijan kieli -vaihtoehto on käytettävissä myös silloin, kun hakijoille lähetetään kutsu haastatteluun (Lähetä viesti -valikon vaihtoehto Kutsu haastatteluun). Kun käyttäjä valitsee haastattelukutsun kieleksi hakijan kielen, viestidialogissa näytetään ne kielet, jolla kutsun vastaanottajat käyttävät hakijaportaalia. Haastattelukutsun eri kieliversioissa varsinainen viesti on jo valmiina, sillä se tulee järjestelmästä automaattisesti, mutta jos käyttäjä haluaa lisätä eri kieliversioihin valinnaista tekstiä hän voi sen tehdä. Myös otsikon sisältö kannattaa tarkistaa eri kieliversioissa ennen haastattelukutsujen lähettämistä.

Alla on esimerkkikuva tilanteesta, jossa hakijan kieli -valinnan myötä viestistä vaaditaan suomen- ja englanninkieliset versiot, sillä vastaanottajista osa käyttää hakijaportaalia suomeksi ja osa englanniksi. Viestin esikatselunäkymästä käyttäjä voi lopuksi tarkistaa eri kieliversioiden sisällöt (kieliversioiden painikkeet löytyvät samaan tapaan vastaanottajalistan alapuolelta).