Ajankohtaista

Ajankohtaista16.04.2020

Henkilöstön uudelleensijoittaminen Kuntarekryn avulla

henkilöstön uudelleensijoittelu

Harva toimija on säästynyt iskuilta koronapandemian aikana, eikä myöskään kuntasektori ole poikkeus. Rajoituksia on tehty pandemian kuriin saamiseksi ja tämä on näkynyt esimerkiksi monien virastojen ja kulttuuritilojen sulkemisella. Näissä tehtävissä työskenteleville henkilöille on pyritty löytämään korvaavia töitä ja heitä on pyritty sijoittamaan sinne, missä työvoimalle on käyttöä ja he pystyvät työskentelemään.

Kuntarekryä on mahdollista hyödyntää henkilöstön uudelleensijoitteluun ja työkiertoon. Siihen ei tarvita erillisiä lisäosia, vaan kaikki onnistuu jo teidän nykyisellä järjestelmällänne. Vaihtoehtoja uudelleen sijoittelun tekemiseen on kaksi. Se voidaan hoitaa joko rekrytointimoduulissa tai sijaisrekisterin avulla.

Uudelleensijoittelu rekrytointimoduulissa

Uudelleensijoittelu rekrytointijärjestelmän avulla perustuu normaaliin rekrytointiin. Rekrytointijärjestelmään luodaan uusi kohdistettu rekrytointi, joka nimetään esimerkiksi ”listaus uudelleensijoitettavista henkilöistä”. Hakuaika tulee laittaa mahdollisimman kauas tulevaisuuteen, jolloin se on ”aina haettavissa”. Työpaikkailmoitus julkaistaan vain sisäisesti ja se jaetaan henkilöstölle sisäisesti tai esimerkiksi Intrassa. Ilmoituksesta on mahdollista ottaa esimerkiksi linkki, joka lähetetään uudelleensijoitettaville henkilöille tai henkilöstöosasto voi syöttää tarvittavat tiedot henkilöistä järjestelmään.

Hakulomakkeen avulla voitte määritellä kysymykset ja kiinnostuksen kohteet, joiden avulla uudelleensijoittelua on helpompi tehdä. Sopivia ehdokkaita voidaan tällä tavalla toimien löytää hakijaraportin avulla. Hakulomakkeen kysymysten, kiinnostusten ja vastausvaihtoehtojen suunnitteluun kannattaa panostaa, jotta hakijaraporttien laatiminen olisi mahdollisimman selkeää.

Henkilöiden ja hakemusten käsittelyä ajatellen Kuntarekryyn voidaan määritellä asetuksissa erilaisia hakijan tiloja, jotka ottavat huomioon poikkeustilanteet ja ovat erilaisia kuin normaaleissa rekrytoinneissa. Tilana voi esimerkiksi olla ”tarjottu työtä, ei vastaanottanut” tai muita vastaavia, jotka sopivat prosessiinne. Varmista myös, että henkilöiden yhteystiedot ovat ja pysyvät ajan tasalla, joko niin että henkilö itse päivittää niitä tai joku taho ylläpitää niitä keskitetysti.

Uudelleensijoittelu sijaisrekisterin avulla

Uudelleensijoitus sijaisrekisterin avulla perustuu perinteiseen sijaisrekrytoinnin hallintaan. Sijaisrekisterillä tehty haku on rekrytointimoduulilla tehtävää prosessia kevyempi ja mahdollistaa henkilölle työtarjousten lähettämisen keikkakalenteriin tai tekstiviestin avulla. Ilmoituksessa tulee tuoda selkeästi esille, että kyseessä on uudelleensijoittelu/poikkeusjärjestely esimerkiksi lomautetuille henkilöille. Hakulomakkeella kysytään vain oleelliset tiedot ja mahdolliset kiinnostukset, joiden avulla henkilölle voidaan tarjota keikkatöitä.

Järjestelmään luodaan uusi sijaisrekrytointi. Sijaisrekrytoinnille asetetaan pitkä hakuaika sekä laaditaan selkeä työpaikkailmoitus, joka ottaa huomioon uudelleensijoittelun. Ilmoitus julkaistaan vain sisäisesti, eli Intrassa tai linkillä jaettavana henkilöstölle. Henkilöille tulee tämän jälkeen tehdä tarkistusmerkinnät, eli heidän tilansa tulee olla ”Haastateltu, soveltuu sijaiseksi”. Tätä varten järjestelmään voidaan tehdä oma tehtävänimike, joka on esimerkiksi ”lomautetut”. Organisaatiopuuhun on myös hyvä luoda oma yksikkö näitä työtarjouksia varten ja määrittää, että henkilöt siinä yksikössä ovat kelpoisia sijaisiksi. Yksikkö voi olla nimeltään esimerkiksi ”poikkeusjärjestelyt” tms.

Sijaisrekisterin puolella henkilöille muodostuu käytettävyyskalenteri, johon voidaan esimerkiksi merkitä lomautusaika. Tällöin tiettynä ajankohtana lomautettuna oleville henkilöille voidaan tarjota työtä, eikä tarvitse manuaalisesti ylläpitää jossain muualla tietoa siitä, ketkä milloinkin ovat lomautettuna.

Sijaisrekisterissä voidaan käynnistää myös automatisoitu tekstiviestihaku, jolloin sijaista haetaan kyseisestä ”poikkeusjärjestelyt” -yksiköstä ja tietyllä tehtävänimikkeellä. Hakutulokseksi muodostuu henkilöt, jotka ovat kyseisenä aikana käytettävissä olevat henkilöt, jolloin käytettävyyskalenteri tuo teille oikean tiedon vapaana olevista henkilöistä. Automaattisessa tekstiviestihaussa nopein viestiin vastannut saa kyseisen paikan ja järjestelmä hoitaa samalla hakijaviestinnän muille kyseisestä työtarjouksesta kiinnostuneille henkilöille. Automatiikan avulla myös esimies saa heti tiedon työtarjouksen vastaanottaneesta henkilöstä. Järjestelmä tallentaa myös kaikki lähetetyt viestit automaattisesti, jolloin pystytään myöhemminkin todentamaan, keille työtarjouksia on lähetetty ja ketkä ne ovat vastaanottaneet.

Jos kaipaat apuja uudelleensijoittelun kanssa, ota yhteyttä