Hylkäämisviestit rakentavat myös työnantajabrändiä

Riippumatta siitä, onko teillä 20 vai 100 hakijaa avoimeen työpaikkaan on tärkeää, että kaikki, jotka eivät etene rekrytointiprosessissa saavat niin sanotun hylkäämisviestin. Mitä olisi hyvä ottaa huomioon, jotta ei kiitos -tieto olisi hakijalle ja myös teille organisaatiossa arvokas kokemus?

Hakijat käyttävät paljon aikaa ja vaivaa lähettäessään hakemuksensa. He ovat lukeneet työpaikkailmoituksen, laatineet hakemuksen ja yrittäneet parhaansa tuodakseen esiin oman osaamisen ja itsensä. Lisäksi he ovat käyneet läpi hakuprosessin eri vaiheet toivoen pääsevänsä osaksi organisaatiotanne. Hakijat muistavat saivatko he vastauksen vai eivät, ja tämä vaikuttaa heidän käsitykseensä organisaatiostanne myös pitkällä aikavälillä. On myös todennäköistä, että hakija kertoo ystävilleen ja tuttavilleen miten häntä kohdeltiin hakuprosessin aikana. Huono palaute voi karkottaa hyvän hakijan, sekä myös heikentää organisaationne mainetta.

Vaikka kaikille henkilökohtaisesti vastaaminen on vaikeaa, voitte tehdä muutamia asioita, jotka jättävät hyvän vaikutelman.

Vinkkejä hyvän hylkäämisviestin laatimiseen:

Kiitä hakemuksesta
Hakija on käyttänyt aikaa lähettääkseen hakemuksensa juuri teidän organisaatiollenne. On tärkeää kiittää tästä.

Kirjoita hieman enemmän
Viestin ei tarvitse olla pitkä, mutta on hyvä kertoa hieman enemmän, kuin pelkkä toteamus, että olette valinneet muita hakijoita. Voit esimerkiksi toistaa, mitä tehtävässä haettiin ja antaa lyhyen perustelun.

Ole henkilökohtainen
Puhu suoraan hakijalle ja käytä mielellään sinuttelua.

Päätä kannustavasti
Lisää viestin loppuun esimerkiksi ”Onnea tulevaan!” tai ”Lämpimästi tervetuloa hakemaan meille uudelleen!”

Neljä hakijatasoa

Hakijat voidaan usein jakaa neljään tasoon:

1. Henkilö, joka ei ole sopiva tehtävään eikä ole panostanut hakemukseen.
2. Henkilö, joka ei ole sopiva tehtävään, mutta on tehnyt huolellisen hakemuksen.
3. Henkilö, joka olisi voinut olla potentiaalinen haastateltava, mutta ei aivan täyttänyt vaatimuksia.
4. Henkilö, joka on ollut haastattelussa.

Taso 1 – Ei kiinnostunut tai huolimaton hakija
Jos hakemuksesta käy selvästi ilmi, ettei hakija ole nähnyt vaivaa, on todennäköistä, ettei hän ole kiinnostunut tai lähettää massahakemuksia. Muista kuitenkin, että kyseessä voi olla myös henkilö, jolla ei ole paljon kokemusta hakemusten laatimisesta. Hakija voi olla vastavalmistunut tai ollut pitkään samassa työssä, jolloin hakemusten tekeminen eri ole rutiininomaista. Jos hakemuksessa on paljon virheitä, esimerkiksi väärä yrityksen nimi, voi olla hyvä antaa hakijalle palautetta.

Taso 2 – Ei sopiva tehtävään
Jos hakija on tehnyt hyvän hakemuksen, mutta hänen osaamisensa ei vastaa tehtävän vaatimuksia, on hienoa, jos voit mainita asiasta. Saattaa myös olla, että työpaikkailmoitus ei ollut tarpeeksi selkeä. Sama hakija voi olla tulevaisuudessa sopiva johonkin toiseen tehtävään organisaatiossanne.

Taso 3 – Lähes sopiva, mutta ei aivan täyttänyt vaatimuksia
Tässä tapauksessa on hyvä, jos voit käyttää aikaa kirjoittaaksesi yhden tai kaksi lausetta siitä, miksei hakijaa kutsuttu haastatteluun. Tällaisille hakijoille voi esimerkiksi lähettää viestin: ”Saimme tähän tehtävään paljon korkeatasoisia hakemuksia. Huomasimme, että hakemuksesi oli huolellisesti laadittu ja kiinnostava. Et tällä kertaa päässyt haastatteluun, mutta toivomme, että haet meille uudelleen tulevaisuudessa.”

Taso 4 – Haastattelussa ollut hakija
Tässä tapauksessa hakijalle kannattaa soittaa tai jopa kutsua keskusteluun. Hakija on ehkä tehnyt esitehtävän, suorittanut persoonallisuustestin ja käynyt useissa haastatteluissa. Toinen vaihtoehto on lähettää ensin hylkäämisviesti, ja kutsua tämän jälkeen keskusteluun, jossa voit kertoa päätöksestä tarkemmin.

Haluatko tietää, mitä hakijat ajattelevat rekrytointiprosessistanne?

Tutustu Realcruittiin