Lohjan kaupungilla rekrytoidaan keskitetysti

Lohja rekry on Lohjan kaupungin keskitetty rekrytointiyksikkö, joka hoitaa koko kaupungin rekrytointien julkaisut ja niihin liittyvät tehtävät. Yksikössä toimiva tiimi opastaa ja ohjaa esimiehiä sekä muita rekrytoijia ja työnhakijoita rekrytointiin liittyvissä asioissa, viestii monipuolisesti eri sosiaalisen median kanavissa ja osallistuu erilaisiin rekrytointitapahtumiin yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Tiimin keskeinen tehtävä on kaupungin sijaisvälityksen koordinointi, sijaishakemusten käsittely, haastattelut sekä esimiesten tukeminen sijaistarpeiden täyttämisessä. Myös työnantajamielikuvan kehittäminen on yksi yksikön tärkeistä tehtävistä. Pääsimme haastattelemaan Lohjan rekryn asiantuntijoita ja kyselemään hieman tarkemmin tiimistä ja sen toiminnasta.

Lohja rekry on ollut nykyisessä toiminnassaan vuodesta 2017 lähtien. Tätä ennen keskitettyä rekrytointia toteutettiin muun muassa varhaiskasvatuksen ja opetusalan sijaisrekrytoinneissa. Tällä hetkellä tiimissä työskentelee kolme rekrytoinnin asiantuntijaa Mervi, Elina ja Virve. Kaikki kolme ovat siirtyneet nykyisiin tehtäviin sijaispuolen yksiköistä. Pääasiassa tiimissä tehtävät on jaettu tasapuolisesti niin, että kaikki tekevät kaikkea, mikä näkyy tehokkuudessa ja tätä kautta positiivisessa palautteessa, jota tiimi viikoittain tekemisestään saa.

Tiimin työtehtävät

Tiimi on jakanut viikon työpäivät niin, että jokainen tekee vuorollaan päivystys-sijaispäivää, rekrytointipäivää sekä agendatonta päivää, jolloin voi olla avustamassa kahdessa edellisessä tai sitten tehdä jotain muuta, kuten kehittämistehtäviä tai hoitaa tapaamisia. Yleensä sijaispäivät ovat hektisiä, sillä tällöin päivä täyttyy vuorojen hakemisista, työsopimusten valmistelusta, puheluihin, sähköposteihin ja viesteihin vastaamisesta ja paljosta muusta. Rekrytointipäivät taas koostuvat rekrytointien avaamisista, päätösten ilmoitteluista ja rekrytointien sulkemisista. Rekrytointipäivät vaihtelevat vuodenaikojen mukaan, mikä näkyy suoraan työmäärässä. Ruuhka-aikoina, esimerkiksi opettajien rekrytointien aikaan, työtä on todella paljon, mutta rauhallisempina aikoina töitä on tasaisemmin. Tiimin tyypillinen viikko päättyy siihen, kun pohditaan että joko se viikko on taputeltu. Aika menee siis nopeasti kun tekemistä riittää, ja se jos mikä on mukavaa.

Kuvassa Lohja rekryn Virve, Mervi ja Elina.

Keskitetyn rekrytoinnin hyödyt

Tiimi kokee, että kaupungin rekrytointien keskittäminen heille on tehokkaampi tapa, kuin jos rekrytoinnit olisi hajautettu kaikille esimiehille. Tiimin mukaan tällöin rekrytoinnit hoituvat samalla tavalla ja niitä koskee samat ”säännöt”. Keskitetyn rekrytoinnin myötä esimiesten ei myöskään tarvitse yksin pähkäillä eri asioita tai hallita kaikkea. Rekrytiimi myös tekee viimeisen tarkistuksen esimerkiksi työpaikkailmoituksille, jolloin tekstejä voidaan vielä muokata lennokkaammiksi ja sopivan pituisiksi. Tiimi myös tarkistaa, että ilmoitukset eivät sisällä kirjoitus- tai muotovirheitä, ja näin ollen varmistetaan, että kaikki kaupungin työpaikkailmoitukset ovat yhtä laadukkaita. Keskitetty rekrytointi saa viikoittain kehuja esimiehiltä ja usein myös keikkalaisilta. Mikäli tiimissä ei osata vastata kysymyksiin ohjaavat he henkilön eteenpäin ja näin ollen varmistavat, että kysymyksiin löytyy aina vastaus.

Ajankohtaisia kehittämishankkeita

Lohjalla pyritään jatkuvasti kehittämään toimintaa ja seurataan rekrytointiin liittyviä ajankohtaisia aiheita. Tällä hetkellä tiimi tekee yhteistyötä Siuntion kunnan kanssa sijaispalveluiden tarjontaan liittyen ja kehittää kaupungin hammashoitajien ja musiikkiopiston sijaisrekrytointeja. Lisäksi tiimi tarkastelee myös rekrytointi-ilmoitustensa tekstejä ja pyrkii kehittämään niitä entisestään. Rekrytointien tueksi on lisätty myös rekrytointimarkkinointia, jolla pyritään saamaan lisää tekijöitä esimerkiksi hoitoalalle. Lisäksi tiimi pyrkii pitämään Teams-palavereita muiden kuntien ja kaupunkien kanssa, joissa voidaan jakaa ideoita, ajatuksia ja sparrailla toisia. Rekrytiimi pitää myös omia sisäisiä kehityspäiviä, joilla kehitetään tiimin omaa toimintaa sekä pohditaan esille nousseita asioita. Myös Kuntarekry on toiminnan kehittämisen tukena ja tiimi mainitseekin, että Kuntarekrystä saa aina vinkkejä ja apua, kun sitä tarvitsee ja myös toiminnan kehittämisen kannalta, Kuntarekryllä on oma roolinsa.

SMS-haut toimivat hyvin

Rekrytiimi on sitä mieltä, että SMS-haku on todella nopea tapa käynnistää sijaishaku, mikä tietysti helpottaa ja nopeuttaa sijaisten saantia. Tiimin mukaan kukaan esimiehistä tai sijaisista ei varmasti haluaisi palata vanhaan tapaan, jolloin sijaisille soiteltiin yksitellen puhelimitse ja kysyttiin kuka pääsisi sijaistamaan. Mainittakoon kuitenkin poikkeustilanteet, joissa joudutaan hieman soveltamaan, ja tällöin on usein helpompi olla yhteydessä sijaisiin puhelimitse ja selittää tilanne auki. Lohja rekryn rekisteristä löytyy yhteensä noin 500 sijaista, joista suurin osa tekee sijaisuuksia ikääntyneiden palveluissa ja varhaiskasvatuksessa. Siinä olisikin kyllä hommaa, jos jokaiselle sijaiselle pitäisi soittaa yksitellen ja kysyä pääsisikö joku töihin.

Pandemian vaikutukset toimintaan

Viime kevään pandemian alku hiljensi myös rekrytiimin toiminnan ja toi mukanaan myös uudenlaisia työtehtäviä. Sijaisia pyrittiin siirtämään esimerkiksi varhaiskasvatuksen tehtävistä kouluille ja ikääntyneiden puolelle. Tiimi auttoi esimiehiä siirtosopimuksissa, tunnusten tilaamisissa ja lomautusilmoitusten teossa. Vuosi 2021 on ollut taas hyvinkin kiireistä aikaa sekä sijais- että rekrytointipuolella. Tiimi kiittelee esimerkiksi sitä, miten nopeasti nykyään koronatestin tulokset tulevat verrattuna viime kevään useampaan päivään, mikä näkyi hankaluutena täyttää sijaishakua nopealla aikataululla. Korona on tuonut paljon lisätöitä ja kysymyksiä juuri esimiesten suuntaan, mutta onneksi tilanne alkaa näyttää kuitenkin koko ajan paremmalta ja paremmalta.

Kiitokset Lohja rekryn tiimille haastattelusta! Lisää asiakasjuttuja pääset lukemaan täältä.