Blogit
Miten Kuntarekry tehtiin
Ensimmäinen versio Kuntarekrystä tehtiin vuonna 2010 kymmenen kuukauden pituisessa kehitysprojektissa noin kymmenen hengen kehitystiimin voimin. Eli kympit oli silloin taikasana ja sitä se on myös tänä vuonna kun Kuntarekryn tuotantoon menosta tulee kuluneeksi tasan 10 vuotta.
Kuntarekryn palvelun kehittämisen taustalla oli kuntien, kuntayhtymien, Kuntaliiton, Kunnallisen Työmarkkinalaitoksen ja valtiovarainministeriön KuntaIT-yksikön yhteistyöhanke, jonka kilpailutuksen Elbit Oy voitti. Kuntarekry-hankkeen päätavoitteena on varmistaa osaavaa henkilökuntaa kunta-alalle. Nykyään Kuntarekry ja Elbit ovat samaa organisaatiota ja toimimme FCG Talent nimellä, mutta vuonna 2010 olimme kaksi eri yritystä ja toimimme keskenämme asiakas-tuottaja suhteessa. Elbit sai tiedon kilpailutuksen voitosta 6.11.2009 ja varsinainen käyttöönottoprojekti päästiin aloittamaan sopimusneuvotteluiden ja valitusajan jälkeen joulukuussa 2009.
Käyttöönottoprojekti ja hankkeen eteneminen
Käyttöönottoprojektissa Kuntarekry-palvelua lähdettiin kehittämään Elbitin Skills-rekrytointiohjelmiston pohjalle. Elbit Skills oli jo itsessään täysiverinen rekrytointiohjelmisto, mutta siitä puuttui Kuntarekryn keskeisimmät ominaisuudet kuten organisaatiokohtaisuus, konfiguroitavuus sekä sijaisten hallinta. Tämän lisäksi ohjelmistoa oli tarpeen muuttaa ydinominaisuuksiltaan ja ulkoasultaan Kuntarekryä palvelevaksi.
Kuten projekteille usein käy, niin myös tässä projektissa kohdattiin aikatauluhaasteita. Koska ohjelmistoa ei tehty nyt vain yhdelle asiakkaalle vaan potentiaalisesti kaikille julkisen hallinnon organisaatioille, oli määrittelytyö haastavaa ja aikaa vievää. Tämä tarkoitti sitä, että varsinaista kehitystyötä päästiin tekemään yleensä haluttua myöhemmin ja hyvinkin tiukalla aikataululla. Asiaa ei helpottanut sekään, että olin itse ensimmäistä kertaa vastuussa ison projektin teknisestä kehitystyöstä ja käytössä oli vielä teknologiat, jotka eivät olleet isolle osalle tiimistä aiemmin tuttuja.
Vaikka määrittelytyö venyikin, niin se oli kuitenkin se pohja, joka mahdollisti Kuntarekryn onnistumisen palveluna. Ohjelmistosta saatiin hyvinkin erilaisiin asiakastarpeisiin konfiguroitava ja erilaisia rekrytointiprosesseja tukeva. Tästä saakin kiittää silloisen Kuntarekry Oy:n muodostamaa kehitysryhmää ja Elbitin tuotepäällikköä, jotka saivat kentän monipuoliset tarpeet konkretisoitua ominaisuuksiksi. Suurin osa tästä ryhmästä on tänä päivänäkin mukana Kuntarekry palvelun kehittämisessä.
Hanke eteni melkein koko 10 kuukautisen käyttöönottoprojektin ajan iteratiivisessa syklissä, jossa jo määritellyt eli speksatut asiat, otettiin työn alle ja joka kehitettiin loppuun sitten saadun palautteen perusteella. Tämän mahdollisti kokenut kehitystiimi, joista jokainen pystyi ottamaan osa-alueitaan vastuulle ja joista jokainen pystyi viemään osa-aluettaan kokeilevasti eteenpäin. Tämä projekti onkin jäänyt mieleeni yhtenä parhaista kehitystiimeistä joihin olen päässyt urallani osallistumaan, koska jokaisen ammattitaito ja omistautuminen hankkeelle oli niin hyvää.
Aikatauluhaasteet lopulta selätettiin ja saimme viimeiset ominaisuudet valmiiksi reippaasti etukäteen, eli edellisenä päivänä. Viimeinen hankkeessa kehitetty toiminnallisuus saatiin valmiiksi 31.8.2010 klo 15:05. Kaikkinensa hankkeessa saatiin tehtyä yli 1000 toiminnallisuutta. Pientä hienosäätöä julkaisupaketin ja integraatioiden kanssa riitti vielä julkaisupäivällekin, mutta lopulta käyttöönottoprojekti oli kuitenkin päätöksessään ja Kuntarekry-palvelu avautui suunnitellusti 1.9.2010 klo 12:00. Palvelua alkoi käyttää heti 361 käyttäjää, jotka tulivat 21 eri asiakasorganisaatiosta. Ensimmäinen julkaistu rekrytointi, joka järjestelmästä oli vielä löydettävissä, oli Imatran kaupungin sosiaalityöntekijän rekrytointi, joka avautui hakijoille 3.9.2010 klo 10. Pelkkää ruusuilla tanssimista alku ei kuitenkaan ollut, vaan kahden ensimmäisen tuotantopäivän aikana bugeja korjattiin 32 kappaletta.
Onnistunut hanke
Tämän yksittäisen projektin onnistumisen kulmakiviä olivat avoin yhteistyö asiakkaan ja tuottajan välillä, hankkeen ympärille perustettu asiantuntijoista koostunut kehitysryhmä, joka pystyi määrittelemään tarvittavat ominaisuudet ja prosessit sekä timanttinen kehitystiimi. Projektin aikana kohdatuista haasteista oppimana itse otin sen, että etukäteen asioiden liian tarkka speksaaminen harvoin onnistuu, vaan tarvitaan mahdollisimman aikaisin jotain kokeiltavaa, jotta asiaa voidaan kehittää saatujen kokemuksien perusteella eteenpäin. Hanketta on myöhemmin pidetty onnistuneena esimerkiksi Tivissä.
Kuntarekryn käyttöönottoprojekti oli haastava, mutta sitä palvelun kehittäminen on ollut sen jälkeenkin. Asiakasorganisaatioiden, käyttäjien ja datan määrä on kasvanut vuosi vuodelta, joka tekee muutoksien hallinnasta ja teknisestä toimivuudesta haasteellista. Palvelua ei voi kehittää huomioimatta vanhaa. Tämä saattaa asiakkaille välillä aiheuttaa ihmetystä, miksei jotakin pientä asiaa voida tehdä heti. Kehityksessä joudutaan kuitenkin aina huomioimaan olemassa oleva data, miten sitä tulee konvertoida muutoksessa, onko kehitettävä ominaisuus käyttökelpoinen kaikille palvelun asiakkaille, miten kaikki asiakaskonfiguraatiot pystytään testaamaan muutoksen johdosta jne. Eli vaikka yksittäinen muutos voi tuntua pieneltä, sen aiheuttama työmäärä taustalla voi kuitenkin olla iso. Oma tarinansa on lisäksi se miten 10 vuotta vanhat teknologiat ja käyttöliittymät saadaan jatkuvasti pidettyä modernina ja toimimaan tämän päivän laitteissa.
Nykyisellään Kuntarekry päivittyykin kuukausittain. Osassa versioista muutokset voivat olla puhtaasti teknisiä, osassa taas puhtaasti asiakastoiveita ja osaan taas saatetaan pystyä yhdistämään jokin isompi kokonaisuus, jota on taustalla kehitetty mahdollisesti kuukausia. Esimerkki tällaisesta on tämän vuoden lopulla ilmestyvä sijaishallinnan uudistus, jota on kehitetty jo alkuvuodesta lähtien.
Kehitämme tapaamme toimia jatkuvasti ja haemme keinoja parantaa ketteryyttämme ja nopeuttamme vaarantamatta palvelun toimivuutta. Tällä tavoin uskomme pystyvämme pitämään Kuntarekry-palvelun luotettavana, toimivana ja modernina myös seuraavat 10 vuotta!