Parempaa rekrytointia ja hyviä hakijakokemuksia laadukkaalla rekrytointiviestinnällä

Rekrytointihan on viestintää.

Oletko koskaan pysähtynyt ajattelemaan, missä kaikissa rekrytointiprosessin vaiheissa viestintä on jollain tapaa mukana? Oikea vastaus on, että kaikissa vaiheissa.

Vaikka esimerkiksi työpaikkailmoitusten laatiminen, hakulomakkeen kysymysten valinta, somepostauksen teko avoimesta työpaikasta tai perehdytys ei välttämättä tunnu lähtökohtaisesti yhtä suoralta hakijaviestinnältä, saati vuorovaikutukselta hakijoiden kanssa kuin haastattelujen pitäminen ja valintapäätöksestä viestiminen, on kaikki tämä kuitenkin hakijakokemukseen ja työnantajamielikuvaan vaikuttavaa viestintää.

Laadukkaan rekrytointiviestinnän tavoitetta voidaan pitää kolmiosaisena: 1) pyrimme tuomaan työmahdollisuuden näkyväksi, 2) houkuttelemaan sopivan tekijän hakemaan paikkaa sekä 3) sitouttamaan valitun tekijän ottamaan paikan vastaan ja pysymään siinä. Jotta tässä onnistutaan, tulee meidän olla valmiita tarkastelemaan ja kehittämään niin yksittäisten rekrytointien kuin jatkuvan työnantajamielikuvatyön toimintatapoja, niin yksilö- kuin organisaatiotasolla.

Ei ole olemassa liiallista hakijaviestintää

Kun työnhakijoilta on hakijakokemuskyselyissä kysytty, missä rekrytointiprosessin vaiheissa he olisivat kaivanneet lisää viestintää, on vastauksena kuultu, että kaikissa vaiheissa.

Voidaankin varmuudella todeta, että rekrytoiva työnantaja ei voi viestiä liikaa hakijoiden suuntaan. Työnhaku on täynnä epävarmuutta ja odotusta, joten jokainen tiedonmurunen voi auttaa rauhoittamaan hakijan mieltä. Esimerkiksi, mikäli hakija ei ole päässyt haastatteluvaiheeseen, olisi siitä hyvä informoida jo siinä kohtaa, kun haastateltavat on valittu. Aina voidaan jättää takaportti ilmaisemalla, että hakijaan saatettaisiin olla uudelleen yhteydessä, mikäli haastateltavista ei löydykään sopivaa tekijää.

Myös prosessista hylätyt hakijat arvostavat ja hyötyvät kovasti, mikäli heidän kielteiselle valintapäätökselleen annetaan perusteet – tämä voi auttaa heitä toimimaan paremmin seuraavissa hauissa. Toki ei ole realistista työnantajan näkökulmasta perustella valintoja yksilöllisesti jokaiselle hakijalle, mutta ainakin haastatelluille olisi kohteliasta antaa tämä panos.

Muistetaan, että nämä ovat usein pieniä tekoja, joilla voidaan vaikuttaa suurestikin työnantajamielikuvaanne. Hakuprosessista tippuneet hakijat ovat kuitenkin niitä, jotka jakavat kokemuksiaan työhön kiinni päässeitä herkemmin ja vaikuttavat siten laajemmankin yleisön käsityksiin työnantajasta.

Työssä aloittaminen on osa hakijakokemusta

On myös syytä muistaa, että rekrytointiviestintä ei pääty valintapäätökseen, vaikka siinä sana päätös onkin. Ei voida koskaan pitää itsestäänselvyytenä, että valittu tekijä a) ottaa paikan vastaan b) aloittaa työssä valintapäätöksen ja aloituksen välisen ajan jälkeen tai c) pysyy työpaikassa aloituksen ja perehdytyksen jälkeen. Siinä missä työnantajakin vielä harkitsee valintaansa koeajalla, niin tekee myös työntekijä.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää valintapäätöksen ja työn aloituksen väliseen aikaan, koska myös uudessa työssä aloittamiseen liittyy epävarmuustekijöitä. Mikäli tässä on pitkäkin väli, kannattaa hakijalle informoida heti päätöksen yhteydessä olennaisista käytännön asioista (kuten aloituspäivän aikataulu, ruokailukäytänteet ja varusteet) tai siitä, milloin niistä annetaan tarkempaa infoa. Aina kannattaa myös varmistaa vielä lähellä aloitusta, että nämä asiat ovat edelleen muistissa ja selkeitä sekä tehdä yhteydenottaminen tarvittaessa helpoksi uudelle työntekijälle.

Vuorovaikutusta, ei rakettitiedettä

Rekrytointiviestinnässä on siis pääosin kyse pienistä, inhimillisistä asioista, ja toisten ihmisten kohtaamisesta yksilöinä. Ei siis mahdoton tehtävä, vai kuinka?

Tärkeintä olisi, että organisaatioissa olisi jaettu käsitys siitä, ketkä kaikki ovat jollain tapaa mukana rekrytointiprosesseissa ja saattavat omalla toiminnallaan vaikuttaa hakijakokemuksiin. Usein kuitenkin esimerkiksi työpaikkailmoituksen laatii eri henkilö kuin se, joka markkinoi rekrytointia tai se, joka haastattelee hakijat. Myös perehdytykseen osallistuu yleensä useita ihmisiä. Työyhteisöjen olisikin sekä kollektiivisesti että henkilökohtaisella tasolla syytä ymmärtää, mikä vaikutus omalla toiminnalla voi olla esimerkiksi tulokkaan ensikokemuksiin tai laajemmin työnantajamielikuvaan.

Harvoin voi rekrytoijana etukäteen tietää, millainen tausta hakijalla on työnhakunsa kanssa tai millaisia tunteita he kokevat prosessin aikana. Ollaan siis jokaiselle hakijalle läsnä, selkeitä ja avoimia ja muistetaan, että myös vuorovaikutusta voidaan arvioida ja mitata. Pidetään siis huoli, ettei tyydytä omiin olettamuksiin hakijaviestinnän tilasta vaan haetaan aktiivisesti kokemuksia niiltä oikeilta hakijoilta, arvioidaan omaa toimintaa epämiellyttävänkin kriittisesti ja kokeillaan rohkeasti uutta.

Kuntarekry-järjestelmä mahdollistaa monipuolisen hakijaviestinnän suoraan rekrytointijärjestelmästä, hyvin pitkälle automatisoituna. Voit esimerkiksi laittaa Kuntarekry-järjestelmän lähettämään automatisoidun kiitosviestin, kun olet vastaanottanut hakemuksen sekä lähettää hakijoille automaattiviestin, kun hakuaika päättyy. Näitä viestejä kannattaa hyödyntää siihen, että pidät hakijat ajan tasalla rekrytointiprosessin etenemisestä.

Mikäli kaipaat vinkkejä järjestelmän hyödyntämiseen rekrytointiviestinnässä tai haluat esimerkiksi mitata hakijakokemusta, ole meihin yhteydessä. Tarjoamme myös erilaisia koulutuksia rekrytointiviestintään liittyen.

Ota yhteyttä

Kirjoittaja:

Emma Kolehmainen

Viestintäpäällikkö, Grade Solutions

Grade Solutionsilla työnhakijaviestinnästä ja -markkinoinnista vastaava viestintäpäällikkö Emma on työskennellyt rekrytointiviestinnän parissa yliopistoajoistaan lähtien. Työelämän ja työnhaun vuorovaikutuksen teemat sekä julkisen sektorin työnantajamielikuvaan vaikuttaminen motivoivat häntä niin Kuntarekryn ja KirkkoRekryn viestinnän kehittämisessä kuin kouluttamistyössäkin.