Sijaisrekrytointi
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella hoitohenkilöstön sijaistenhallinta on keskitetty
Sijaistarpeet näkyvät Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella etenkin sosiaali- ja terveydenhuollon puolella, jossa lyhytaikaisen hoitohenkilöstön sijaisten tarve on jatkuvaa.
Hoitohenkilöstön sijaistarpeita Kuntarekry-järjestelmään kirjautui noin 17 000 vuonna 2023. Kokonaissijaistarve ja käyttö on huomattavasti suurempi kaikki ammattiryhmät huomioiden. Kaikki sijaistarpeet eivät vielä tällä hetkellä tule Kuntarekryn kautta, mutta tavoitteena on, että hoitohenkilöstön sijaisten hallinta tapahtuu järjestelmän kautta tulevaisuudessa. Alalla on haastava tilanne työntekijöiden saatavuuden kanssa, joka näkyy myös sijaistarpeiden täytössä.
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella sote-hoitohenkilöstön sijaisrekrytoinnin apuna käytetään Kuntarekryn sijaistenhallintajärjestelmää, joka aikaisempien kokemusten perusteella on todettu toimivaksi. Organisaatiossa on selkeä prosessi lyhytaikaisten sijaisten rekrytointiin ja hallinnointiin.
”Meillä on pitkät perinteet keskitetyn rekrytointiyksikön toiminnasta ennen hyvinvointialueen muodostumista. Olemme huomanneet, että jatkuva vuoropuhelu yksiköiden esihenkilöiden kanssa siitä, miten voimme parhaiten palvella heitä, on ensiarvoisen tärkeää. Tavoitteena on, että työnhakijoiden tiedot ovat Kuntarekry-järjestelmässä, jotta voimme varmistaa heidän sopivuutensa ja osaamisensa nykypäivän vaatimuksiin”, kertoo Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen resurssipäällikkö Sari Hirsikangas.
Kuntarekry-järjestelmä on helppo ja toimiva ratkaisu
”Äkillisen sijaistarpeen tullessa löydämme sijaispankistamme nopeasti käytettävissä olevat sijaiset, joille voimme tarjota vapaana olevia vuoroja. Olemme kokeneet tämän meille helppokäyttöiseksi ja toimivaksi ratkaisuksi”, kertoo Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen HR-asiantuntija Tarja Siltala.
Rekrytointiyksikön rekrytoijien rooli on pitää yksiköiden sijaispankit ajan tasalla. Sijaistarpeesta lähetetään keikkalaisille sähköpostiviesti. Sijaisten kiinnittäminen työvuoroihin hoidetaan joko rekrytointiyksikön tai rekrytoivan yksikön toimesta. Keikkalaiset kokevat vuoroihin ilmoittautumisen helppona ja nopeana. Tärkeää on, että myös sijaiset pitävät käytettävyytensä ajan tasalla keikkakalenterissa.
”Lähetämme sijaisille rekrytointiin liittyviä ohjeita viestinä Kuntarekry-järjestelmän kautta, myös sosiaalisen median kautta viestimme heille ajankohtaisia asioita. Aktiivinen viestintä keikkalaisten suuntaan auttaa rekrytoijia pysymään ajan tasalla, ketkä ovat käytettävissä ja ketkä eivät”, jatkaa Siltala.
Hoitohenkilöstön vuokratyövoiman käyttöön kiinnitetään huomiota
Vuokratyövoiman käyttöä pyritään vähentämään. Suurelta osin hoitohenkilökunnan vuokratyösopimukset on irtisanottu ja sijaistarpeet täytetään oman rekrytointiyksikön kautta. Sijaistarpeiden täytössä auttaa sijaispankki.
”Kustannukset pysyvät meillä paremmin kurissa, kun toteutamme sijaisrekrytointia omalla toiminnalla keskitetysti. Äkillisiin sijaistarpeisiin on käytössä myös osaajayksikkö, jossa on eri nimikkeisiä hoitotyöntekijöitä reilut 500, jotka ovat jo työsuhteessa Pohteelle ja heitä yksiköt varaavat työntekijätarpeisiinsa”, Siltala nostaa esiin.
Pohde rakentaa positiivista työnantajakuvaa
Työnantajakuvan eteen tehdään Pohteella aktiivisesti työtä. ”Tärkeintä on antaa realistinen kuva siitä, millaista työskentely meillä on eri toimialueilla ja yksiköissä sekä tehtävissä. Viestimme työnantajakuvasta ja työntekijäkokemuksesta jatkuvasti eri kanavien kautta työnantajan ja työntekijöiden äänellä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa ja podcasteissa”, kertoo Hirsikangas.
”Teemme työntekijäkyselyitä sijaisille, jotta he voivat kertoa, miten he ovat kokeneet keikkatyön meillä Pohteella. Sijaisilla on mahdollisuus antaa kehitysideoita kyselyn kautta. Haluamme aidosti kuulla työntekijän ääntä, jotta voimme työnantajana tunnistaa kapeikot ja tehdä tarvittavia korjaavia toimenpiteitä”, Hirsikangas jatkaa.
Sujuva sijaisrekrytoinninprosessi vaatii jatkuvaa tarkastelua ja kehittämistyötä
Hirsikankaan mukaan sijaisrekrytoinnin prosessin on oltava organisaatiossa selvä. Rekrytoijien työnjaon osalta tarvitaan aktiivista vuoropuhelua ja yhteistyötä kentän kanssa siitä, miten ja millä keinoin asiat toteutetaan, jotta vältytään päällekkäisyyksiltä.
Vinkkinä rekrytointiprosessin kehittämiseen on, että prosessia on hyvä tarkastella ulkopuolisen silmin, mikä voi tuoda uutta näkökulmaa ja auttaa kehittämisessä. Yhtenäinen rekrytointijärjestelmä hajanaisen tiedon sijaan auttaa sijaistietojen hallinnassa. Sijaisten pätevyyden varmistaminen on myös tärkeä osa prosessia, jossa myös järjestelmän rooli on tärkeä.
Lue lisää Kuntarekryn sijaisrekrytoinnista.