Uudet ominaisuudet 7.7.9

Rekrytointien etsiminen vakanssinumerolla

Rekrytointimodulin etusivulla voidaan etsiä rekrytointeja hakusanalla. Uudessa ohjelmistoversiossa tämä hakusanahaku etsii rekrytointeja myös niiden vakanssi-/tehtävänumeron perusteella. Vakanssi-/tehtävänumero voidaan antaa rekrytoinnille hallinnollisissa tiedoissa ja/tai lupahakemuksessa.

Rekrytointilistausnäkymien (esim. ”Kaikki aktiiviset” -listaus) hakusanahaku toimii edelleen kuten aiemmissakin versioissa, eli hakusanahaku kohdistuu rekrytoinnin tiettyihin tietoihin, mikäli ko sarake on rekrytointilistauksessa näkyvillä. Näin ollen vakanssi-/tehtävänumero -sarake tulee ottaa listaukseen ensin näkyviin ennen kuin hakusanahaku siihen kohdistuu.

Hakemuksen lisääminen rekrytointiin manuaalisesti – ei pakollisuuksia

Hakijalistausnäkymässä voidaan ”Lisää uusi hakija” -toiminnolla lisätä esim. sähköpostitse lähetetty hakemus rekrytointiin rekrytoijan tai esim. rekrytoivan esimiehen toimesta.

Uudessa ohjelmistoversiossa lisättäessä hakemus rekrytointiin tällä toiminnolla, käyttäjää ei pakoteta täyttämään hakulomakkeen luontivaiheessa pakollisiksi määritettyjä kenttiä. Ainoastaan hakijan nimi (etunimi ja sukunimi) on pakko hakulomakkeelle syöttää.

Hakija, jolla ei ole vaadittuja todistuksia, sertifikaatteja tai osaamisia

Hakulomakkeella voidaan työnhakijoilta kysyä, onko heillä tiettyjä todistuksia, lupia/sertifikaatteja tai osaamisia. Näistä hakulomakkeen kysymyksistä kuva alla.

Mikäli kysymys on hakulomakkeella merkitty pakolliseksi kysymykseksi ja hakijalla ei ole ollut yhtään vaadituista esim todistuksista, on aiemmissa ohjelmistoversioissa syntynyt tilanne, että hakija on pakotettu valitsemaan jokin esim todistus, jotta hän on ylipäätään voinut jättää hakemuksensa (vaikka hänellä ei siis ko todistusta ole).

Ohjeistus onkin aiemmin ollut, että näitä kysymyksiä ei tule laittaa pakolliseksi hakulomakkeella. Tämä kuitenkin on tuonut epävarmuuden siitä, että jos hakijalla ei ole hakemuksen mukaan ollut yhtäkään esim todistusta, niin onkohan hakija vaan unohtanut vastata kysymykseen, vai eikö hänellä tosiaankaan ole ko todistusta.

Uudessa ohjelmistoversiossa hakijalla on hakulomakkeella aina mahdollisuus vastata em. kysymyksiin myös vaihtoehdolla ”Minulla ei ole yhtäkään vaadituista”. Näin ollen uudessa versiossa kysymyksen voi laittaa pakolliseksi hakulomakkeelle. Kuva hakijan näkymästä alla.

Hyväksytyn valintaesityksen peruminen

Uudessa ohjelmistoversiossa voidaan hyväksytty valintaesitys peruuttaa/kumota. Aiemmissa versioissa hyväksytyn valintaesityksen pystyi ainoastaan poistamaan esim tilanteessa, että hakija, josta valintaesitys tehtiin, ei aloittanutkaan palvelussuhteessa. Järjestelmässä käytetään tästä toiminnosta termiä ”Valintaesityksen kumoaminen”.

Valintaesitys voidaan kumota, kun ollaan katsomassa hyväksyttyä valintaesitystä. Tällaisessa valintaesityksessä on vasemman palstan alaosan toiminnoissa ”Kumoa valintaesitys”. Tästä kuva alla.

Valintaesityksen kumoaminen tulee vahvistaa erikseen ja kumoamisesta menevät herätteet valintaesityksen hyväksyjille samaan tapaan, kun valintaesityksen hyväksymisestäkin.

Valintaesityksen kumoamisen jälkeen valintaesityksellä olleiden hakijoiden valintaesitystilaksi tulee valintaesitys kumottu. Itse rekrytoinnin tilaksi ei muutu valintaesitys kumottu, vaan rekrytoinnin tila muuttuu siihen tilaan, jossa ko rekrytointi tietojensa perusteella tulee olla (rekrytoinnissa olevilla kumotuilla valintaesityksillä ei siis ole vaikutusta rekrytoinnin tilaan). Mikäli rekrytoinnissa tai hakijoissa tehdään tämän jälkeen uusia valintaesityksiä, muuttuvat rekrytoinnin ja hakijoiden tilat näiden mukaisesti, kuten ennenkin.

Kumottu valintaesitys näkyy järjestelmässä muiden valintaesitysten tapaan yhtenä valintaesityksenä ja tämän pääsee näkemään hakijalistanäkymän ”Katso valintaesityksiä” -toiminnolla. Tästä kuva alla.

Viesti hakijoille hakuajan päättymisen jälkeen

Aiemmissa versioissa yhtenä rekrytoinnin hallinnan näkymistä on ollut ”Kiitosviesti hakijalle” -näkymä. Tässä näkymässä on aiemmissa versioissa pystynyt määrittämään hakijalle lähtevän, rekrytointikohtaisen kiitosviestin, jonka hakija on saanut jätettyään hakemuksen rekrytointiin.

Uudessa ohjelmistoversiossa tässä näkymässä voidaan määrittää toinenkin automaattiviesti hakijoille: Viesti, joka lähetetään hakijoille hakuajan päättymisen yhteydessä. Näkymä on uudelleennimetty uudessa versiossa muotoon ”Hakijaviestintä”. Näkymästä kuva alla.

Kuten aiemmissakin versioissa, ”Hakijaviestintä” -näkymä otetaan organisaatiokohtaisesti käyttöön rekrytointimodulin asetuksissa. Näkymän ollessa käytössä, voidaan yllä olevat kaksi viestiä määrittää rekrytoinnille. Asetuksissa ei voi erikseen hallita, että vain jompikumpi yllä olevista viesteistä olisi käytettävissä.

Haluttaessa lähettää kaikille hakijoille viesti hakuajan päättymisen yhteydessä, tulee yo. näkymässä valita ensin vaihtoehto ”Kyllä”, minkä jälkeen voidaan määrittää hakijoille lähetettävä viesti eri kielillä. Viesti tulee olla määritettynä vähintään yhdellä kielellä.

Viestin määrittäminen noudattaa samanlaista linjaa, kuin mikä tahansa viestin määritys järjestelmässä. Viestiin tulee määrittää lähettäjän nimi ja sähköposti sekä otsikko ja itse viesti. Myös viestipohjat ovat käytettävissä. Alla esimerkkikuva suomenkielisen viestin määritysnäkymästä.

Viestin pystyy tekemään ja sitä pystyy muokkaamaan myös hakuajan aikana ja muutokset tulevat voimaan saman tien. Määritetty viesti lähtee siis kaikille rekrytointiin hakemuksensa jättäneille hakijoille hakuajan päättymisen jälkeen.

Rekrytointi voi olla julkaistuna useammassa julkaisupaikassa erilaisilla hakuajoilla. Tässä yhteydessä hakuajan päättymisajankohdalla tarkoitetaan ”viimeisimmän julkaisun päättymisajanhetkeä”. Jos rekrytointi julkaistaan uudelleen sen jälkeen, kun hakuaika on jo kerran päättynyt, lähtee tässä määritetty viesti kaikille hakijoille myös uuden hakuajan päättymisen jälkeen. Viesti lähtee myös niille hakijoille, joille se meni jo ensimmäisenkin hakuajan päättymisen yhteydessä.

Viestin lähetys ei tapahdu sillä sekunnilla, kun hakuaika loppuu, vaan se tehdään ajastettuna toimintona. Normaalitilanteissa viestit lähtevät minuuttien sisällä hakuajan päättymisestä, mutta jos viestejä on juuri kyseisellä kellonlyömällä lähdössä paljon, saattaa pientä viivettä viestien lähtemisessä olla.