Blogit

Blogit07.04.2021

Automatisoitu vs. manuaalinen sijaisten rekrytointi

Sijaisten rekrytointi äkillisiin keikkoihin poikkeaa olennaisesti perinteisestä hakumenettelyllä tehtävästä rekrytoinnista. Yksittäisten vakanssien täytössä työ etenee rekrytointipäätöksestä työntekijän palkkaamiseen ja perehdyttämiseen. Sijaisten rekrytointi lyhyisiin keikkatöihin taas on prosessi, joka ei varsinaisesti ala eikä pääty, vaan on arjessa mukana jatkuvasti.

Keikkatyötä tekevien sijaisten rekrytointi tapahtuu tyypillisesti kahdessa eri kokonaisuudessa, jotka elävät koko ajan rinnakkain, ja joita molempia työnantajan täytyy aktiivisesti toteuttaa saman aikaisesti. Toinen rekrytoinnin osa-alue on reservistä huolehtiminen – että olisi sijaisia, joita kutsua keikoille. Ja toinen on se yksittäinen sijaistarve, kun tarvitaan sijainen keikalle.

Sijaisten rekrytoinnin kokonaisuuden toteutustavat vaihtelevat paljon organisaatiosta toiseen, ja resurssien käyttöä ja kertyviä kustannuksia voi kertyä enemmän tai vähemmän.

Manuaalinen sijaisten rekrytointi

Manuaalinen sijaisten rekrytointi on hyvin yleistä. Manuaalisuus viittaa tässä siihen, että rekrytoinnissa ei hyödynnetä tehokkaasti rekrytointijärjestelmiä. Manuaalisessa rekrytointitavassa on muutamia tyypillisiä piirteitä, jotka ovat usein eri tavoin haitallisia.

Esimiesten tiedossa olevat sijaiset ovat yksittäisten esimiesten tiedossa, eivätkä he välttämättä ole tietoisia kaikista saatavilla olevista hyvistä sijaisista. Sijaisia ei ole riittävästi.

Työnhakijoille ei ole tarjolla selkeää kanavaa, jonka kautta he voivat hakeutua keikkatöihin työnantajalle. Uusien sijaisten ilmaantuminen työnantajan tietoon on hajallaan eri puolilla organisaatiota ja perustuu sattumanvaraisuuteen.

Sijaisille soitellaan ja viestitellään eri tavoin työtarjouksen esittämiseksi. Eri esimiehet soittelevat ristiin samoille sijaisille, jotka ovat estyneitä tulemaan. Esimiehet soittelevat toisilleen sijaisia kysellessään. Esimiehet jäävät ilman sijaista, vaikka hyvä sijainen olisi saatavissa. Nämä hankaluudet vieläpä toistuvat usein, ja työaikaa käytetään kohtuuttoman paljon.

Automatisoitu sijaisten rekrytointi

Automatisoidulla rekrytoinnilla tarkoitetaan rekrytointijärjestelmän käyttöä, jolloin sijaisten rekrytointiin käytetty työaika on oleellisesti vähäisempää manuaaliseen tapaan verrattuna. Automatisoidulle sijaisrekrytoinnille on tyypillistä selkeä prosessi ja automaattisten toimintojen hyödyntäminen.

Sijaisille on tarjolla selkeä reitti työnhakuun. He voivat lähettää yhden työhakemuksen, joka on kaikkien sijaisia tarvitsevien rekrytoijien käytettävissä. Kun sijainen on arvioitu ja hyväksytty sijaispooliin mukaan, hän on heti käytettävissä kaikissa niissä tehtävissä ja työpisteissä, joista hänen kanssaan on sovittu. Useat esimiehet saavat siis käyttöönsä heti uuden sijaisen yhdellä toimenpiteellä.

Kun esimies tarvitsee sijaisen keikalle, hän ei soita kenellekään vaan käynnistää automaattisen tekstiviestihaun. Tämän voi käynnistää jopa sekunneissa kirjautumalla puhelimellaan järjestelmään. Haku kohdistuu automaattisesti tehtävään ja työpisteeseen sopiville sijaisille, jotka ovat käytettävissä. Järjestelmä huolehtii haun käynnistyksen jälkeen automaattisesti lopuista toimenpiteistä, kuten viestinnästä esimiehelle ja sijaisille.

Ajankäyttö manuaalisessa ja automatisoidussa menetelmässä

Manuaalisen sijaisrekrytoinnin osalta työntekijöiden aika kuluu usein siihen, että useammille keikkalaisille joudutaan soittelemaan, koska henkilöitä ei saada kiinni tai he eivät pääse kyseiseen työvuoroon avuksi. Keskimäärin on laskettu, että yksittäinen henkilö voi joutua käyttämään aikaa sijaisten rekrytointiin jopa 8 tuntia viikossa, eli kokonaisen työpäivän. Soittelun lisäksi sijaiselle pitää myös lähettää erikseen tieto työvuorosta sekä mahdollisesti tiedottaa esimiestä tai vuorosta vastaavaa henkilöä.

Automatisoidun sijaisrekrytoinnin suurimmat hyödyt tulevat siinä, että sijaisten rekrytointiin käytetään aikaa n. 5 minuuttia ja yksittäisiä henkilöitä ei tarvitse kiinnittää tekemään soittotyötä tai muita kirjauksia, vaan he voivat olla tuottavammassa työssä, jolloin resursseja käytetään tehokkaammin.

Toki sijaisten rekrytointiin ja haastattelemiseen täytyy käyttää aikaa, mutta kun tämä työ tehdään heti alussa kunnolla, on järjestelmässä laadukas ja riittävän suuri sijaispooli. Parhaimmillaan tämän jälkeen esimiehet saavat sijaisen pienellä työmäärällä alle 10 minuutissa, ilman että kenenkään tarvitsee kirjata mitään. Sijaiselle lähtee tietoa, milloin ja missä yksikössä hän tulee työskentelemään ja kuka häntä siellä odottaa. Myös niille sijaisille, jotka eivät kyseistä keikkaa saaneet, saavat tiedon, että eivät tulleet valituksi.

Kulut

Manuaalisessa prosessissa kulut syntyvät henkilökuluista eli siitä, kuinka paljon aikaa kyseisen työntekijä joutuu käyttämään yhden sijaisen rekrytointiin. Jos aikaa menee tunti per sijaisrekrytointi, on yhden sijaisen saamisen kustannus siihen osallistuvien henkilöiden palkka + muut kulut kertaa 1 tunti. Jos tähän osallistuu esimerkiksi esimies, joka käyttää aikaa tunnin sijaisen saamiseen ja vaikkapa toimistosihteeri, joka hoitaa käytännön asioita tunnin, on kustannus karkeasti n. 90 euroa per sijaisten rekrytointi. Ja mitä enemmän sijaisuuksia on, sitä suuremmaksi tuo lukema kasvaa.

Automatisoidussa sijaisrekrytoinnissa suurin kulu syntyy järjestelmän käytön alkuvaiheessa, kun tarkistettu sijaispooli muodostetaan. Tällöin hakemusten ja sijaisten tietojen käsittelyyn käytetään yleensä arviolta noin kaksi työpäivää. Ja jotta sijaispoolin täydentämistä ei tarvitse aloittaa tyhjästä, voidaan siinä hyödyntää Kuntarekryn sijaispankista löytyviä sijaisia, joita löytyy noin 10 000 henkilöä eri puolilta Suomea.

Kun aikaa ei tarvitse käyttää puhelinsoittoihin, voidaan aika käyttää esimerkiksi siihen, että käytössä on riittävä määrä sijaisia, eli markkinoidaan sijaisuuksia, hoidetaan rekrytointiprosessia ja haastatellaan sijaisia. Usein organisaatioilla on myös käytössään jatkuva sijaishaku, jonka myötä myös varmistetaan, että sijaisia on riittävästi käytössä.

Tämän lisäksi kustannuksia syntyy siitä, kun tekstiviestit lähtevät järjestelmästä. Yhden tekstiviestin hinta on 9 senttiä, mikä tarkoittaa, että jos sijaishakuja käynnistetään vaikkapa 100 kappaletta kuukaudessa ja siitä lähtee n. 10 viestiä per haku eli yhteensä 1000 viestiä, tulee tekstiviestien kustannukseksi 90 euroa kuukaudessa.

Automatisoidun valtit

Voidaan siis todeta, että ajansäästö ja rahan säästö ovat automatisoidun sijaisrekrytoinnin näkökulmasta ne konkreettisimmat hyödyt sen lisäksi, että sijaisia on saatavilla enemmän kuin manuaalisin menetelmin. Lisäksi se myös säästää yksittäisen työntekijän hermoja, kun hänen ei tarvitse soittaa sijaisia läpi useita tunteja viikossa.

Automatisoitu sijaisten rekrytointi tarjoaa myös palveluun rekisteröityneille sijaisille monia mukavia mahdollisuuksia, jotka auttavat heitä omien keikkatöidensä sopimisessa ja suunnittelussa.

Riippuen organisaation koosta ja sijaisuuksien määrästä organisaatiossa, on huomattu, että kustannussäästöt voivat henkilöstökulujen muodossa olla jopa kuusinumeroisia, kun käytössä on Kuntarekryn sijaisten hallinta -järjestelmä. Ja jos haluat kuulla lisää, miten Kuntarekryn sijaisten hallinta -järjestelmä toimii käytännössä tai miten paljon sen avulla voitasiin tehostaa teidän sijaisrekrytointianne ja säästää rahaa, voit laittaa meille viestiä.

Ota yhteyttäTutustu sijaisrekrytointiin tarkemmin