Blogit
Henkilökuvassa Kuopion kaupungin Kirsi
Kuopion kaupungin sovellusasiantuntija Kirsi Roitto oli yksi Kuntarekryn juhlavuoden kunniamaininnan saaneista. Perusteluina kunniamaininnalle oli, että Kirsi on aina valmis kertomaan käytännön kokemuksia Kuntarekryn käytöstä ja on saanut moneen organisaatioon ilon tunteita vinkeillään. Kirsi saa tilanteet rauhoittumaan ja sitä myöden myös ratkaistua ongelmatilanteet nopeasti ja iloisella otteella. Pääsimme haastattelemaan Kirsiä ja kyselemään häneltä muutamia kysymyksiä liittyen hänen uraansa Kuntarekryn ja rekrytoinnin parissa.
Kerro hieman itsestäsi ja millainen tausta sinulla on rekrytointien parissa toimimisesta.
Tervehdys Suonenjoelta, josta olen kotoisin ja josta teen tällä hetkellä etätöitä, vaikka oikeasti työpaikkani sijaitsee Kuopiossa. Perheeseeni kuuluu aviomies ja pieni kissa. Harrastusten osalta olen hurahtanut laulamiseen ja pianon soittoon, mutta myös käsityöt, hiihto, pyöräily, kalastus ja mökkeily ovat asioita, joita mielelläni teen vapaa-ajallani. Varsinaisen työurani olen aloittanut valmistumiseni jälkeen noin 25 vuotta sitten Pirkanmaan sairaanhoitopiirin Mäntän aluesairaalassa, jossa toimin mm. toimistonhoitajana, ja jossa työskentelin kymmenisen vuotta. Sieltä siirryin Kuopion kaupungille, jossa työskentelin perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa ja sieltä siirryin nykyiseen tehtävääni eli sovellusasiantuntijan tehtävään, jossa olen toiminut noin 10 vuotta.
Rekrytointeihin osallistuin muiden tehtävieni lisäksi jo perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa. Muistan yhden hyvän kevään opettajien rekrytoinneista, kun kirjasimme käsin Exceliin koonteja henkilöiden paperisista hakemuksista, tarkistimme kaikkien hakijoiden kelpoisuudet ja määrittelimme ne Excel -taulukkoon. Parhaimmillaan meitä osallistui tuolloin rekryprosessin valmisteluun 8 henkilöä ja aikaa prosessiin käytimme noin 2 kuukautta. Tuolta ajalta tuli tutuksi opettajien rekrytoinnit, kelpoisuuksien määrittely ja opettajien sijaisten välitys, joka tapahtui myös erillisellä Word-dokumentilla.
Mitkä ovat ensimmäiset muistosi Kuntarekrystä?
Kuopion kaupunki on ollut Kuntarekryn käyttäjänä heti alusta alkaen ja minä sain olla ensimmäinen henkilö, joka teki Kuopion kaupungin osalta ensimmäiset työpaikkailmoitukset järjestelmään. Kun tieto järjestelmästä levisi muihin yksiköihin, niin pian sain muilta palvelualueilta pyyntöjä tehdä myös heidän ilmoituksensa järjestelmään. Oli ihana tunne, kun päästiin eroon käsityöstä, ja kaikki listaukset saatiin suoraan järjestelmästä hakijoiden antamien tietojen pohjalta.
Miten Kuntarekry on vaikuttanut työhösi?
Kyllähän se on vaikuttanut suuresti. Jos vertaan tuohon vanhaan aikaan, niin enää ei tarvitse kerätä hakijoiden hakemuksista tietoja erillisiin Exceleihin. Lisäksi tietojen oikeellisuus säilyy koko ajan, sillä tiedot ovat henkilön itsensä jättämiä. Myös se, että kaikki rekrytointiin osallistuvat pääsevät näkemään hakijoiden tiedot reaaliaikaisesti suoraan järjestelmästä, nopeuttaa myös esimiesten työtä. Lisäksi kelpoisuuksien ja valintatietojen määrittely yhteen paikkaan helpottaa niiden tarkistamista. Valinnoista tiedottaminen suoraan järjestelmän kautta, josta jää tieto järjestelmään ja tarvittaessa on todistettavissa kysyjälle, helpottavat työtä. Myös erilaisten valmiiden rekry- ja viestipohjien luominen on helpottanut, nopeuttanut ja yhdenmukaistanut toimintaamme. Ja mainittakoon sijaisrekisteri, joka toi suuren avun meille, kun päästiin luopumaan omista vihkoista, joissa säilytettiin sijaisten tietoja. Kokonaisuuden hallinta on parantunut, nopeutunut ja lisäksi käytännöt on voitu yhdenmukaistaa eri palvelualueilla.
Miten rekrytointi on omasta näkökulmastasi muuttunut viime vuosien aikana?
Rekrymarkkinointi -kanavat ovat lisääntyneet ja muuttuneet. Ennen paikat julkaistiin Työvoimatoimiston ja organisaatiomme sivustoilla sekä lehdissä ja kaupungin virallisella ilmoitustaululla. Kun otimme Kuntarekryn käyttöön, uudeksi kanavaksi tuli Kuntarekryn nettisivut ja nykyään kanavia on tullut lisää, kuten Facebook, LinkedIn, yliopistojen nettisivut ja muut sähköiset kanavat ja kaupungin virallinen ilmoitustaulukin on sähköistynyt. Rekrymarkkinointi on nykyään modernia ja uudenaikaista. Toki taloudelliset tilanteet näkyvät välillä hakuun tulevien paikkojen määrissä. Lisäksi tietyillä aloilla kärsitään työvoimapulasta, sillä hakijoita ei ole enää niissä määrin kuin ennen.
Sinulla on pitkä ura kuntaorganisaatiossa takana, mitä mukavia muistoja tai hauskoja sattumuksia nostaisit erityisesti esiin vuosien varrelta?
Mukavia muistoja on paljon, mutta esimerkiksi se, että sain olla perustamassa ja kehittämässä Kuopion kaupungille rekrytointipalvelua yhdessä rekrytointi- ja koulutuspäällikkömme kanssa yhteistyössä yksiköidemme kanssa, on ollut antoisaa aikaa. On ollut ihanaa, että olen saanut tehdä monenlaisia tehtäviä ja täten kokemusta on kertynyt monenlaisista tehtävistä, mm. taloustehtävistä, opiskelija- ja oppilasvalinnoista ja ICT-asioista. Työpaikat, joissa olen saanut työskennellä, ovat olleet tosi mukavia yhteisöjä ja olen saanut työskennellä eri ammattiryhmien kanssa, mikä on ollut ihanaa ja rikastuttavaa. Lisäksi eri tehtävissä toimiessani olen saanut tutustua moniin yhteistyökumppaneihin ja olla mukana kehittämässä mm. järjestelmien toimintoja.
Jos joku pohtii, että kannattaisiko Kuntarekryä käyttää rekrytoinneissa, mitä kertoisit hänelle?
Ehdottomasti, Kuntarekry on toimiva ja hyvä järjestelmä. Monipuoliset mahdollisuudet käyttää järjestelmää, hakemukset yhdessä paikassa, eri tilojen määrittelymahdollisuus hakijan tietoihin sekä viestien lähettämismahdollisuus hakijoille. Lisäksi päätösten lähettäminen järjestelmän kautta on helppoa, järjestelmään jää tieto lähetetyistä viesteistä, jotka on helppo todentaa, jos joku kertoo, että ei ole saanut päätöstä, että milloin hakemus on lähetetty. Järjestelmä arkistoi hakemukset arkistolain mukaisesti, GDPR on huomioitu, videorekrytointi- ja anonyymirekrytointimahdollisuus sekä hyvä ja toimiva yhteistyö järjestelmän toimittajan kanssa. Ja mikä hyvää, järjestelmää kehitetään jatkuvasti asiakkaan kanssa yhteistyössä.