diip06.02.2024

Pohjois-Savon hyvinvointialue alkaa hyödyntämään tekoälypohjaista henkilöstö-suunnitteluohjelmistoa johtamistyön tukena

Kuntarekryn asiakas Pohjois-Savon hyvinvointialue hankki käyttöönsä tekoälypohjaiseen ennustealgoritmiin perustuvan Diip -henkilöstösuunnitteluohjelmiston. Yhdeksi työnantajaksi 19 organisaation fuusioitumisen kautta syntyneessä lähes 13 000 työntekijän jättiorganisaatiossa henkilöstöresurssien hallinta selkeän datan avulla on ehdotonta. Luotettavan ja reaaliaikaisen datan hyödyntäminen toiminnan johtamisen ja seurannan tukena mahdollistaa talouden seurannan ja tarvittavien muutosten toteuttamisen ketterästi reaaliajassa.

Henkilöstöresurssien hallinta manuaalisesti koettiin heti alkuvaiheessa haasteelliseksi ja tähän haluttiin löytää uusi moderni ratkaisu, jonka avulla henkilöstömäärien ylläpitäminen ja muutosten seuraaminen eri yksiköissä olisi selkeää. Täyttölupamenettelyt eivät tarjonneet riittävää talouden hallintaa, henkilöstönäkyvyyttä, eivätkä olleet mukautuvia suuren organisaation tarpeisiin.

”Päätimme etsiä uusia ratkaisuja henkilöstöresurssien hallintaan ja tutustuimme Diip-ohjelmistoon. Diip tarjosi tekoälypohjaisen lähestymistavan henkilöstösuunnitteluun, mahdollistaen samalla sähköisen ja joustavan tavan hallita henkilöstövoimavaroja”, kertoo Pohjois-Savon hyvinvointialueen henkilöstöjohtaja Mari Antikainen.

Tehokkuutta ja näkyvyyttä henkilöstösuunnitteluun ja talousarvioprosessiin

Diip-ohjelmiston käyttö on osa talousarviosuunnitteluprosessia, josta saadaan realistiset henkilöstöbudjettiennusteet talousarviopohjiin syötettäväksi. Ohjelmisto mahdollistaa myös talousarviovuoden aikana tapahtuvien henkilöstöresurssimuutosten suunnittelun ja näiden muutosten kustannusvaikutusten ennakoinnin henkilöstöbudjettiin.

Ohjelmiston käyttöönoton myötä saadaan esihenkilöiden käyttöön henkilöstösuunnitteluohjelmisto, joka mahdollistaa henkilöstö- ja organisaatiomuutosten mallintamisen sekä suunnittelun ajantasaisen ja päivittyvän tiedon avulla. Tavoitteena on yhdistää henkilöresurssien käyttö ja taloudensuunnittelu sekä seuranta yhtenäiseksi kokonaisuudeksi sekä luopua työllistävästä ja vanhanaikaisesta täyttölupaprosessista.

”Diip-ohjelmiston avulla voimme nyt suunnitella henkilöstöä talousarviomme puitteissa ja se tarjoaa meille tarvittavan näkyvyyden muutostilanteisiin eri yksiköissä. Tämä moderni lähestymistapa on osoittautunut erityisen hyödylliseksi, kun pyrimme parantamaan taloudellisuutta ja vastaamaan liiketoimintastrategiamme vaatimuksiin”, Antikainen kertoo.

Hajanainen tieto koottuna yhteen järjestelmään mahdollistaa uuden tyyppisen tiedolla johtamisen

Diip koettiin integraatiorajapintoineen valmiiksi ja soveltuvaksi tuotteeksi hyvinvointialueen tarpeisiin ja siksi sen käyttöönotto oli mahdollista aloittaa nopealla aikataululla. Diipin avulla hyvinvointialue voi muun muassa laatia henkilöstöbudjettinsa, vaikka sillä ei ole käytössä perinteisesti talousarvion laadinnassa käytettävää 12 kuukauden henkilöstötietoa ja budjettitoteumaa.

”Tavoitteenamme on automatisoida tiettyjä työvaiheita henkilöstösuunnittelussa, ja tuoda tehokkuutta talousarviosuunnittelun, sekä talouden toteutuman raportointiin ja ennustamiseen. Hajanaisen tiedon kokoaminen digitaalisesti yhteen järjestelmään mahdollistaa uuden tyyppisen tiedolla johtamisen”, toteaa Antikainen.

Tekoäly apuna palvelutuotannon johtamisessa ja resurssitilanteen haasteissa

Ensivaiheessa Pohjois-Savon hyvinvointialueella otetaan käyttöön Diipin suunnitteluosio, jonka kautta saadaan syötettyä kaikkien yksiköiden työntekijäresurssit yhteen paikkaan. Ensimmäisen vaiheen jälkeen organisaatiossa nähdään konkreettisesti, miten eri yksiköiden henkilöstösuunnittelua saadaan sujuvoitettua.

Diipin tekoälyalgoritmin kautta voidaan muuttaa organisaation operatiivisten järjestelmien tuottama data ennusteeksi, jonka avulla voidaan toteuttaa skenaarioita ja simulaatioita tulevien muutosten ennakoimiseksi ja organisaation sisäisen muutosprosessin tukemiseksi.

”Kunnianhimoisena tavoitteena meillä on päästä henkilöstön ennustamisen strategiseen näkökulmaan. Sitä kautta pystymme katsomaan pidemmälle, kuin kyseessä olevaa talousarvio vuotta. Tähän tarpeeseen on tarjolla Diipin ennustetyökalu. Yksi merkityksellinen asia on, yhdistää tähän palvelujen järjestämisen uudistaminen, mikä on sote-uudistuksen kautta tullut hyvinvointialueiden keskeiseksi tehtäväksi. Palveluiden uudelleen muotoutumiseen voimme hyödyntää myös ennusteita”, Antikainen nostaa esiin.

Kolmannessa vaiheessa on mahdollista ottaa käyttöön reaaliaikainen analytiikka. Tarkoituksena on saada päivätasolla ajantasaista tietoa koko henkilöstöstä eri yksiköissä. Tämä mahdollistaisi raporttien nopean generoinnin tarpeen mukaisesti, varautuen samalla pitkäjänteiseen kehittämiseen.

”Olemme erittäin iloisia yhteistyöstä Pohjois-Savon hyvinvointialueen kanssa. Hyvinvointialueiden henkilöstöresurssoinnin haasteista on julkisuudessa riittänyt paljon kriittistäkin puhetta, joten juuri siitä syystä on hienoa nähdä, että haasteisiin pyritään löytämään ratkaisuja. Älykkäällä automaatiolla, koneoppimisella ja tekoälyllä on potentiaalia mullistaa sosiaali- ja terveydenhuollon tuottavuuden ja tehokkuuden kehittämisessä ja samalla tuottaa ratkaisuja kriisiytyneeseen resurssitilanteeseen”, sanoo FCG Digitalin liiketoiminnan kehittämisjohtaja Ville Jurkkala.

”Diipin tuotantokäyttö alkaa alkuperäisen aikataulun mukaisesti nyt tammikuussa koko hyvinvointialueen laajuudella. Käyttöönottoprojekti on edennyt tavoitteiden mukaisesti, aikataulussa ja budjetissa. Käyttöönottokoulutuksissa pohjavire on ollut erittäin positiivinen ja esihenkilöiden odotukset käyttöönotettavaa tuotetta kohtaan ovat korkealla. Tästä on hyvä jatkaa”, kertoo Diip -ohjelmiston tuoteomistaja Toni Saalasti.

diip on isoille julkisorganisaatioille suunnattu tekoälypohjainen henkilöstösuunnitteluohjelmisto. diipin tekoälyalgoritmi muuttaa organisaation operatiivisten järjestelmien, pääasiassa palkkajärjestelmän, tuottaman datan ennusteeksi, jonka avulla voidaan toteuttaa skenaarioita ja simulaatioita tulevien muutosten ennakoimiseksi ja organisaation sisäisen muutosprosessin tukemiseksi.

Tutustu diipiin