Blogit
Työkierrolla ja perehdytyksellä henkilöresurssit sinne missä niitä eniten tarvitaan
Muutaman viime viikon aikana olen saanut huomata miten nopeasti työn tekemisen mallit ja ylipäätään tehtävänä olevat työt voivat muuttua. Erilaiset rajoitukset muuttavat työelämäämme nyt koko ajan kiihtyvällä vauhdilla. Esimerkkinä tästä asiakasorganisaatioidemme lisääntynyt tarve hoitohenkilökunnalle ja vähentynyt tarve esimerkiksi liikunta- tai kulttuuripalveluiden ammattilaisille. Monet tahot ovatkin joutuneet nyt pohtimaan, miten muokata tarjottavia palveluita sellaisiksi, että mahdollisimman monen henkilön työpaikka pystytään turvaamaan tai että miten saadaan lisäresurssia sinne mistä sitä nyt puuttuu. Ideoita uusiin palvelumalleihin kannattaa kerätä niin henkilöstöltä kuin asiakkailta, sieltä saattaa nousta esiin erittäin hyviä, vähintään kokeilemisen arvoisia, ajatuksia. Lisäresurssien etsiminen ja varsinkin löytäminen saattaa olla haastavampaa, mutta ei missään nimessä mahdotonta.
Mistä aloittaa?
Tärkeää on aluksi nimetä vastuuhenkilöt selvitystyöhön, jotta työtä tehdään järjestelmällisesti ja suunnitellusti. Tietoa pystytään keräämään esimerkiksi esimiehille suunnatulla kyselyllä, jolla saadaan selville se, että mitkä nykyiset palvelut tarvitsevat lisäresursseja ja mistä tehtävistä vapautuu henkilöresurssia muuhun käyttöön. Kun nämä tarpeet saadaan selville, tiedetään, millaista osaamista tulee etsiä resurssivajeesta kärsivän toiminnon tukemiseksi.
Osaamisten ja kiinnostusten kerääminen
Seuraavaksi tulee selvittää nykyisen henkilöstön osaaminen ja kiinnostus. Kerää tieto yhteen paikkaan, että sitä on helppo hallinnoida ja pitää ajan tasalla. Koska kyseessä on henkilötieto, muista huolehtia myös siitä, että tietosuojavaatimukset täyttyvät. Tiedot voi kerätä helposti esimerkiksi Kuntarekry-rekrytointijärjestelmää ja sen hakulomaketta hyödyntämällä. Mieti kysyttävät asiat tarkkaan koska huolella valitut kysymykset antavat mahdollisuuden luoda monipuolisia osaajaraportteja.
Osaamistiedon läpikäynti
Kun osaamistieto on koottu yhteen paikkaan, on tullut aika hyödyntää sitä. Etsi ensin sellaiset osaajat jotka pystyvät paikkaamaan syntynyttä resurssivajetta. Etsinnässä ja raporttien muodostamisessa pystyt hyödyntämään tiedossa olevia osaamistarpeita, koska niitä on kysytty hakulomakkeella.
Voit lisätä kriteereitä vastaavien henkilöiden tietoihin ne tehtävänimikkeet joissa he voivat toimia, tai voit hyödyntää vaikkapa vapaamuotoista kommenttikenttää, johon täydennät heille sopivia työtehtäviä.
Työn tarjoaminen
Työtä voit tarjota heille joko Kuntarekryn sijaisrekisterin automaattisilla tekstiviestihauilla tai vapaamuotoisilla sähköpostiviesteillä, tilanteesta ja kiireestä riippuen. Järjestelmässä oleva kalenteri on myös oiva apukeinoa pysyä selvillä siitä, kuka on mihinkin aikaan vielä työtä vailla.
Perehdytä
Kun keräätte hakulomakkeella tiedon myös henkilöä kiinnostavista työtehtävistä, pystytte harkitsemaan henkilöiden perehdyttämistä uusiin tehtäviin. Jos henkilöllä on kiinnostusta ja mahdollisuus auttaa niissä tehtävissä joissa henkilöstöpulaa on, kannattaa ehdottomasti pohtia mahdollisuutta perehdyttää hänet uusiin tehtäviin. Rakentamalla hyvän perehdytyssuunnitelman ja toteuttamalla sen, teillä saattaa hetken kuluttua olla uusia tekijöitä siellä missä niitä eniten tarvitaan. Perehdytyksen tueksi voit kokeilla Intro-perehdytystyökalua
Mikäli organisaatiossanne on tarpeita erilaisille henkilöstön uudelleenjärjestelyille ja kaipaatte siihen työkaluja, olkaa yhteydessä.