Rekrytointiprosessi
Työnhakija- ja työnantajaystävällisen rekrytointiprosessin kehittäminen
Julistetaan haettavaksi. Liitettävä hakemukseen todistusjäljennökset. Toimitettava 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksiannosta. Viranhaltijapäätös ja oikaisuvaatimus. Minkälaisin termein ja ilmaisuin teidän organisaationne työnhakijoita lähestyy? Minkälaista kuvaa käytetty kieli teistä työnantajana luo?
Hallinnollisen kielen käyttäminen on yksi esimerkki asioista, joita rekrytointiprosessissa olisi hyvä kriittisesti tarkastella, jos prosessia halutaan kehittää työnhakijaystävälliseksi. Työnantajalle hallinnollinen virkamieskieli on tuttua ja arkipäiväistä, suurimmalle osalle organisaatioon pyrkivistä ei.
Työnhakijaystävällinen rekrytointiprosessi huomioi mahdollisimman hyvin hakijan näkökulman ja sen, miten hakija asiat kokevat. Työnhakijaystävällisyyden toteutuminen edellyttää sujuvaa rekrytointiprosessia ja prosessin hallitsevia rekrytoijia. Rekrytointiprosessin tulisikin olla myös työnantajalle ja rekrytoivalle esihenkilölle mahdollisimman sujuva, hallittava ja rekrytointien onnistumista tukeva - eli työnantajaystävällinen.
Tunnista ja karsi pois turhat asiat
Rekrytointiprosessista kannattaa karsia turhat asiat ja byrokratia pois. Onko esimerkiksi täyttölupaprosessi oikeasti tarpeellinen vai hidastetaanko sillä rekrytointien toteuttamista turhaan? Tuottaako joku tuskaillen dokumentteja, joita ei välttämättä tarvita? Tehdäänkö asioita turhan monimutkaisesti?
Julkisen sektorin rekrytointeihin kohdistuu runsaasti erilaista lainsäädäntöä, kuten kunnallinen viranhaltijalaki tai lakisääteiset kelpoisuusvaatimukset. Rekrytointiprosessia kehittävän on tunnettava tämä lainsäädäntö ja huomioitava sen tuomat velvoitteet. Lain tulkinnoilla tai organisaation sisäisillä päätöksillä ei kuitenkaan kannata vaikeuttaa rekrytointien toteuttamista ja jopa niiden onnistumista. Voisiko esimerkiksi työsuhteisiin tehtäviin rekrytointi olla virkahakua kevyempää ja sujuvampaa? Viranhaltijalaki määrää virkahakuihin liittyviä käytäntöjä, mutta vastaavaa säädöstä ei työsuhteisiin tehtäviin ole. Miksi siis tehdä molemmat prosessit samalla tavoin?
Työnhakijan näkökulmasta voisi miettiä esimerkiksi sitä, miten helppo hakulomake on hakijalle täyttää. Karsi pois kysymykset, joista ei ole oikeasti hyötyä. Työnantajanäkökulmasta kannattaa miettiä, millä tavoin kysymällä hakijoiden vertailu helpottuisi. Hyödynnä tarpeen mukaan esimerkiksi monivalintakysymyksiä.
Resurssien sujuva käyttö ja osaamisen tuki
Se, millä resursseilla ja miten rekrytoinnit toteutetaan, vaikuttaa pitkälti siihen, miten eri toimijat prosessin kokevat. Mitkä asiat ovat järkevä hoitaa keskitetysti? Kenen rooliin ja osaamiseen tehtävä parhaiten sopii?
Rekrytoinnin toteuttaminen vaatii laajaa osaamista ja ymmärrystä muun muassa hakijakokemuksesta tai rekrytoinnin säädöksistä. Miten uusien esihenkilöiden rekrytointiosaaminen varmistetaan? Miten osaamista ylläpidetään? Millaista tukea rekrytoivat esihenkilöt prosessin aikana tarvitsevat? Kehitä systeemit organisaation koon ja resurssien mukaisesti.
Järjestelmän tehokas käyttö
Rekrytointijärjestelmän tehokas hyödyntäminen on olennainen osa sujuvaa rekrytointiprosessia. Tunnetaanko teillä kaikki järjestelmän toiminnallisuudet ja mahdollisuudet? Hyödynnetäänkö niitä tehokkaasti? Onko rekrytoiville esihenkilöille tarjolla koulutusta järjestelmän käyttöön? Miten uudet ominaisuudet voisivat tukea esihenkilöiden työtä? Mitkä ominaisuudet tuottavat paremman hakijakokemuksen?
Esihenkilöiden rekrytointityötä voi tukea esimerkiksi tarjoamalla heille käyttöön valmiita rekrytointi- ja viestipohjia tai työnhakijaraporttipohjia. Ne auttavat kiireisen arjen keskellä hoitamaan tehokkaammin asioita kuten vaikkapa hakijaviestintää, johon hakijoiden osalta kohdistuu suuria odotuksia.
Toinen esimerkki toiminnosta, joka hyödyttää sekä työnantajaa että työnhakijaa, on järjestelmän hyödyntäminen haastattelukutsujen lähettämisessä. Toiminnon käyttö säästää aikaa työnantajan puolelta ja samalla antaa työnhakijalle vapauden valita sopiva haastatteluajankohta itselleen sopivana ajankohtana.
Kerää palautetta ja kehitä
Aika ajoin on hyvä pysähtyä miettimään, mihin meidän rekrytointiprosessin käytännöt perustuvat? Onko niillä selkeä peruste vai ovatko ne perinteitä vailla pohjaa? Onko oletuksia siitä, mikä toimii ja mikä ei? ”Ei meillä osata, ei hyötyä meillä”. Minkälaisen voiman yksittäiset, kriittiset äänet tai palautteet saavat?
Rekrytointiprosessin kehittäminen työnhakija- ja työnantajanäkökulmasta on laaja kokonaisuus, joka kannattaa palastella pienempiin osiin. Kehittämisen tueksi kannattaa kerätä laajasti palautetta sekä rekrytointiprosessia toteuttavilta, että työnhakijoilta. Palaute auttaa tunnistamaan kehitettävät asiat ja mahdollistaa prosessin parantamisen. Hyvin suunniteltu ja toteutettu rekrytointiprosessi ei ainoastaan auta löytämään oikeita osaajia, vaan se myös edistää organisaation mainetta työnantajana sekä luo pohjaa onnistuneelle työntekijäkokemukselle.
Lue myös: Tekoäly julkisen sektorin rekrytoinneissa
Tutustu rekrytoinnin asiantuntijapalveluihimme: