Blogit05.05.2022

Helpota arkeasi luomalla itsellesi toimiva sijaisrekisteri

Työn organisointi sijaisia rekrytoimalla on monissa organisaatioissa usean henkilön päivittäinen tehtävä. Sijaisrekrytoinnin aloittaminen voi joskus tuntua työläältä ja sijaisten saatavuus aiheuttaa harmaita hiuksia meille kaikille. Jos sijaisia ei saada, joudutaan töitä tekemään pienemmällä porukalla, joka taas vaikuttaa siihen, että työntekijät joutuvat venymään enemmän kuin olisi toivottavaa. Kysyimme vinkkejä sijaisten rekrytointiin teille monelle tutulta Anne-Mari Mourukoskelta, joka on työskennellyt pitkään Kuntarekryn parissa ja käynyt Kuntarekryä käyttävien organisaatioiden kanssa paljon keskustelua sijaisuuksien järjestelystä. Mitä oppeja on jäänyt kymmenen vuoden aikana sijaisrekrystä? Annetaan Anne-Marin itsensä kertoa.

- Yleinen haaste tehokkaassa organisaatiotasoisessa sijaisrekrytoinnissa on se, että esihenkilöt pitävät heidän hyvät sijaisensa itsellään omissa muistikirjoissaan ja pöytälaatikoissa. Tämä on erittäin luonnollista, koska kukapa sitä ehdoin tahdoin haluaa heikentää omaa sijaisten saatavuutta, en minäkään haluaisi. Tämä on monesti toimintamalli sellaisissa organisaatioissa, joissa jokainen esihenkilö hallinnoi itse omia sijaisuuksiaan ja käyttää työaikaansa siihen, että juuri heidän yksikköönsä saataisiin sijaisia, aloittaa Anne-Mari.

- Niin sanotun sijaispankin, eli sen porukan joka sijaisuuksia tekee, hallinnointi kannattaisi monessa organisaatiossa hoitaa keskitetysti, koska silloin saadaan selkeä kuva organisaation sijaisista sekä voidaan määrittää visio, miten tätä tilannetta voidaan parantaa. Samalla organisaatiolle voidaan luoda konkreettiset ja yhteiset mallit sijaisten rekrytointiin sekä varmistetaan yhteiset pelisäännöt siihen, että sijaiset viihtyvät ja heitä saadaan lisää. Näin ollen yksiköstä riippumatta sijaiset tietävät, miten kyseiseen organisaatioon pääsee töihin, millaisia tehtäviä siellä on tarjolla ja he voivat myös pitää yhteystietonsa ajan tasalla Kuntarekry-järjestelmässä ja tieto vaikkapa uudesta puhelinnumerosta päivittyy kerralla kaikille. Keskitetty sijaisten rekrytointi ei siis ole pelkästään organisaation etu, vaan se on myös sijaisten etu ja luo yhtenäistä ja parempaa työnantajamielikuvaa organisaatiosta, jatkaa Anne-Mari.

- Keskitetty sijaisrekrytointi ei kuitenkaan ole aina mahdollista tai myöskään tehokkain tapa toimia, vaikka monesti niin onkin. Jos olet päiväkodin johtaja tai rehtori tai jonkun muun yksikön esihenkilö, voit luoda itsellesi Kuntarekryyn erittäin toimivan sijaisrekisterin ja pyörittää sijaishakuja sitä kautta tehokkaasti. Hyötyjä saat erityisesti siitä, että tutut sijaisesi pitävät kalenterinsa ajan tasalla, jolloin et joudu viestimään tai soittamaan henkilöille, jotka juuri siihen sijaisuuteen eivät pääse tulemaan. Kuntarekryn sijaisrekisteri ei ole ainoastaan koko organisaatiolle suunnattu työkalu, vaan sitä voivat hyödyntää myös yksittäiset tiimit tai yksiköt, toteaa Anne-Mari.

Laaja Sijaispankki luo edellytykset sujuvalle arjelle

Kohdistettujen rekrytointien hoitaminen Kuntarekryllä on jo arkipäivää ja seuraava luonnollinen askel rekrytoinnin kehittämisessä olisi ottaa yhtä tehokkaasti haltuun myös sijaisten rekrytointi. Se voidaan hoitaa saman järjestelmän kautta ja sen avulla saataisiin monia hyötyjä, joista konkreettisin on esihenkilöiden työajan säästäminen ja sitä kautta myös rahan säästäminen. Kaiken tekemisen ytimessä on kuitenkin se, että organisaatio itse luo selkeät pelisäännöt sille, miten sijaisia rekrytoidaan ja rekrytointijärjestelmä toimii prosessien tukena.

- Kuntarekryn sijaisrekisteri jakautuu kahteen osaan. Sijaispankkiin, jossa ylläpidetään sijaisten tietoja sekä Sijaistarpeisiin, jonka avulla sijaisia etsitään ja kiinnitetään sijaisuuksiin. Sijaisia voidaan hakea esimerkiksi automatisoidun tekstiviestihaun avulla, joka hoitaa sijaisten kiinnittämisen sekä viestinnän muutaman klikkauksen avulla, niin sijaisen kuin esihenkilön näkökulmasta. Keikkakalenterin avulla sijaiset puolestaan voivat itse käydä kiinnittämässä itsensä sopiviin sijaisuuksiin, kertoo Anne-Mari. Molemmille toimintamalleille on oma paikkansa. Tekstarihaut toimivat hyvin, kun tarvitaan sijainen todella nopeasti ja keikkakalenteria voi käyttää, kun sijaisuus on ehkä hieman pidempi ja ei ala ihan lähipäivinä.

- Hyvän organisaatiotasoisen sijaispankin luominen alkaa yhteisistä pelisäännöistä sekä siitä, että sovitaan selkeät vastuuhenkilöt hakemusten tarkastamiseen. Tämän jälkeen tulee yhteisesti määritellä, mihin tehtäviin sijaisia tarvitaan, millaisilla kriteereillä hyväksytään sijaisiksi ja millaista osaamista missäkin tehtävissä tarvitaan. Kun nämä lähtökohdat ovat selkeät, voidaan käydä Kuntarekrystä jo löytyvät sijaishakemukset läpi, sekä pyytää nykyisiä sijaisia jättämään tietonsa Kuntarekryn Sijaispankkiin. Näin saadaan hyvin todennäköisesti parannettua sijaisten saatavuutta nopeallakin aikataululla.

- Kuntarekryn toiminnallisuuksien hyödyntäminen helpottaa myös sijaisen arkea. Hänelle ei ensinnäkään voida tarjota sijaisuuksia, jos hän on jo sopinut sijaisuuden tuolle ajankohdalle, joten hänelle ei tule turhia puheluita tai viestejä. Sijaiset voivat myös itse määrittää kalenteriin ajankohdat, jolloin eivät halua tehdä keikkoja, jolloin järjestelmä ei ota häntä mukaan hakuun, joka tehdään tällaiselle ajankohdalle. Sijaiset voivat muokata yhteystietonsa yhdessä paikassa, jolloin tieto kulkee kerralla kaikille, eikä hänen tarvitse olla erikseen yhteydessä eri yksiköihin tai jopa eri organisaatioihin.

- Sijainen voi myös saada enemmän keikkoja, jos hänen tietonsa ovat koko organisaation saatavilla yksittäisen esihenkilön sijaan, jatkaa Anne-Mari.

Käy läpi Kuntarekrystä jo tällä hetkellä löytyvät hakemukset ja löydä niistä uusia sijaisia yksikköösi

Kuntarekryssä tällä hetkellä lähes 30 000 sijaishakemusta, jota ei vielä ole yksikään työnantaja käynyt läpi, joten niistä voisi hyvinkin löytyä teille uusia sijaisia. Hakemukset ovat kaikkien Kuntarekryä käyttävien organisaatioiden hyödynnettävissä.

- Kuntarekry.fi:stä löytyy yleinen keikkatyöhakemus, jossa henkilö voi itse määrittää mille työnantajille hänen tietonsa näkyvät. Organisaatiot voivat vapaasti käydä läpi näitä hakemuksia ja olla yhteydessä hyviltä vaikuttaviin sijaisehdokkaisiin. Eli teillä voi olla jo ihan älytön määrä sijaisia käytettävissä, joten kannattaa käydä tutustumassa myös Kuntarekryyn jätettyihin avoimiin sijaishakemuksiin, koska sieltä voi löytyä hyviä sijaisia ilman suurempaa rekrytointiponnistelua. Jos teillä on aiemmin ollut vaikkapa 5 potentiaalista sijaista, niin nyt hakijoiden joukossa voikin olla 50 soveltuvaa henkilöä. Ja vaikka näistä saataisiin rekrytoitua vaikkapa vain muutama henkilö, niin jo he voivat pelastaa monta kiiretilannetta, jatkaa Anne-Mari.

- Kun näitä hakemuksia ja niiden määriä on käyty läpi asiakkaidemme kanssa, ovat esihenkilöt saattaneet hämmentyä siitä, että sijaisuuksiin on ilmoittanut kiinnostuksensa jopa sadat henkilöt. Tämä voi aiheuttaa kauhunsekaisia tunteita siitä, että nämä pitäisi kaikki ehtiä käydä läpi. Kaikkia ei missään nimessä tarvitse käydä läpi yhdellä istumalla, vaan erilaisten suodattimien avulla Kuntarekrystä saa listattua ne soveltuvimmat, jolloin läpikäynti kannattaa aloittaa tietenkin näistä. Kun hakija on tavoitettu, voidaan tehdä Kuntarekryyn tarvittavat merkinnät muutamalla klikkauksella ja sen jälkeen henkilö on osa Sijaispankkianne. Kolme kriittistä merkintää ovat sijaishakemuksen tila: haastateltu, soveltuu sijaiseksi sekä tehtävänimikkeet ja yksiköt, joissa hän voi työskennellä. Tämän jälkeen hänelle voidaan tarjota sijaisuuksia helposti järjestelmän avulla, jatkaa Anne-Mari.

- Sijaisten tarve ei lopu koskaan, tai ainakaan vielä ei ole tullut sellaista organisaatiota vastaan, jossa olisi todettu, että sijaisista on ylitarjontaa. Jotta sijaisia olisi jatkuvasti käytettävissä, kannattaa tehdä jatkuvaa markkinointia, jotta uudet sijaiset löytävät teille töihin. Kannattaa esimerkiksi nostaa sijaishakuilmoitustanne esiin omilla kotisivuilla ja sosiaalisessa mediassa sekä tehdä kohdistettua mainontaa alueellisesti digitaalisissa kanavissa. Hyvänä vinkkinä on myös koittaa saada paikalliseen mediaan juttua, että sijaisia tarvitaan, jolloin tieto leviää myös sitä kautta. Ja kohtelemalla sijaisia hyvin sekä luomalla positiivisia kokemuksia keikkatöistä, kuten varmistamalla riittävän perehdytyksen sekä maksamalla palkat ajoissa, kiirii sana, että teillä on hyvä olla töissä, lopettaa Anne-Mari.

Toivottavasti näistä vinkeistä oli teille hyötyä ja jos haluatte keskustella sijaisrekrytoinnista tarkemmin, voitte laittaa viestiä Anne-Marille tai ottaa yhteyttä alla olevan painikkeen kautta.

Ota yhteyttä