Näin hallinnoit sujuvasti satamäärin kesätyöhakemuksia Kuntarekryssä

Kesätyörekryt käyvät kiivaimmillaan ja sehän tarkoittaa, että hakemuksia satelee runsain määrin. Ainakin toivottavasti. Yleisesti ottaen kesätyöt kunta-alalla ovat olleet erittäin suosittuja ja usein hakijoita saadaan kiitettävä määrä, joku on ehkä joskus sanonut, että niitä tulee jopa liikaa. Vaikka kesätyörekrytointi onkin massarekrytointia ja joskus hakemustulva voi tuntua karmaisevalta, ei haittaa. Tässä muutamia vinkkejä hakemusten käsittelyyn.

Hyvin suunniteltu hakulomake auttaa erittäin paljon hakemusten hallinnointia

Hakulomakkeen olisi kesätyörekryissä hyvä olla mahdollisimman yksinkertainen. Jos ei ole välttämätöntä kysyä esimerkiksi tutkintotietoja, toki tämä riippuu toimialoista ja tehtävästä, niin niitä ei kannata kysyä. Hakemuksessa olisi hyvä olla kysymyksiä, joissa on valmiit vastausehdot, kuten missä yksikössä ja millä aikavälillä henkilö olisi valmis työskentelemään. Tällaisten kysymysten avulla voidaan myös luoda raportteja, jotka helpottavat hakemusten läpikäyntiä toiveyksiköiden tai sopivien ajankohtien mukaan.

Hakijalistauksen muokkaaminen mahdollisimman hyvin kesätyörekryyn sopivaksi auttaa merkittävästi, kun hakemuksia on paljon. Tässä paras keino on käyttää työnhakijaraporttia. Raportin avulla saat esiin esimerkiksi tiettyyn yksikköön hakeneet, kunnan alueella asuvat tai jonkun muun kriittisen kriteerin osalta kelpoisuusehdot täyttävän hakijan.

Hakijalistauksella voidaan tarkastella rekrytoinnin tilannetta reaaliaikaisesti. Monesti on tärkeää seurata rekrytointiprosessin etenemistä varsinkin siltä osin, että kuinka paljon hakijoita on tullut ja mihin yksiköihin ja tehtäviin nämä hakemukset on osoitettu. Varsinkin yksiköiden rekrytoinneista vastaavat henkilöt tarvitsevat tätä tietoa ja on hyvä, että heillä on juuri heidän tarpeisiinsa sopivat raportit järjestelmässä. Työnhakijaraportteja voi vaikkapa pääkäyttäjän toimesta tallettaa näkymään tietyille henkilöille tai tietyissä rekrytoinneissa.

Esimerkki työnhakijaraportin hyödyntämisestä

Konkreettinen esimerkki. Organisaatiossanne kesätöihin valittavan henkilön täytyy olla syntynyt 1.1.2004 jälkeen ja asuinpaikkakuntana täytyy olla Lohja. Luokaa työnhakijaraportti, jossa on hakukriteerinä syntymäaika sekä asuinpaikkakunta. Valitkaa näihin valintakriteereitä vastaavat vastausvaihtoehdot ja tallentakaa raportti. Näin saatte listauksen henkilöistä, jotka vastaavat kriteereitä ja voitte näytöllä vielä silmäillä, ettei siellä kenenkään hakijan kohdalla ole jotain tosi epäloogista esim. syntymäaika 1.1.2021. Pienellä vaivalla läpikäyty koko 1000 hakijan joukko pakollisten kriteerien osalta. Näille voitte parilla klikkauksella sitten määrittää soveltuvuudeksi ”Täyttää kesätyön tarjoamisen edellytykset” ja rekrytoinneista vastaavat henkilöt voivat käsitellä vain tällaisia hakemuksia.

Hakemusten luokittelu ja kommentointi

Hakemusten käsittelyä helpottamaan kannattaa tosiaan määrittää Kuntarekryn asetuksiin sopivat tilat niin rekrytoijille kuin hakijoille. Hakijoiden luokittelua voi tehdä esimerkiksi sen mukaan, vastaako hakija ikävaatimukseen tai asuinpaikkakuntavaatimukseen. Tätä luokittelua varten voi käyttää esimerkiksi ”Soveltuvuus” – valintaa. Asetuksissa voisi olla valittavana vaikkapa ”Täyttää kesätyön tarjoamisen edellytykset”.

Kun soveltuvuus on merkitty, kannattaa tallentaa työnhakijaraportti, jossa on hakukriteereinä Soveltuvuus ”Täyttää kesätyön tarjoamisen edellytykset” ja sitten toivottu työyksikkö ja vaikka vielä toivottu työn ajankohta. Tätä raporttia käyttäen rekrytoija pystyy todella helposti katsomaan juuri hänen yksikköönsä tulleet hakijat.

Muistiinpanojen ja muiden rekrytoijien kommentit auttavat myös kesätyöntekijöiden rekrytoinneissa. Muistiinpano-kenttää voi hyödyntää esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa useampi henkilö on mukana valitsemassa kesätyöntekijöitä. Muistiinpanoksi voidaan merkitä esim. että hakija on jo varattu xx-yksikköön. Pyydä kommentteja -toiminnolla taas voidaan lähettää tiettyihin yksiköihin kohdistetut hakemukset sen yksiköiden valinnoista vastaavien henkilöiden luettaviksi ja kommentoitaviksi sen sijaan, että ainoastaan keskitetty rekrytointi hoitaisi niiden käsittelyn.

Muista myös hoitaa hakijaviestintä kesätöistä kunnialla. Alla olevasta linkistä löydät vinkkejä tuohon puoleen.

Lue myös: Miten viestiä nuorille työnhakijoille kesätyörekryn yhteydessä.

Vaikka hakijoita tulisikin paljon, ei sitä kannata säikähtää, vaan hoitaa rekrytointiprosessi mallikkaasti ja hyödyntää rekrytointijärjestelmän ominaisuuksia mahdollisimman monipuolisesti, jolloin tekeminen helpottuu ja tehostuu. Jos kaipailet vinkkejä tai apuja kesärekryjen hakemustulvan tueksi, laita meille viestiä ja me autamme.

Pidämme myös mielellämme organisaatiollenne tunnin tehokoulutuksen kesätyörekrytoinneista.

• Hakemusten käsittely
• Työnhakijaraporttien hyödyntäminen
• Vinkit hakijaviestintään

Koulutuksen hinta on 150€+alv. ja voit tilata sen ottamalla yhteyttä asiakastukeemme tuki@kuntarekry.fi