Vinkit kesätyöhakemusten sujuvaan käsittelyyn

Kesätyörekrytoinnit ovat aluillaan ja osalla ehkä jo täydessä vauhdissa. Kesätyöt julkisella sektorilla ovat joka vuosi varsin suosittuja, niin sanottuja massarekrytointeja, ja hakemuksia niihin saapuu runsaasti. Tässä muutamia vinkkejä hakemusten tehokkaaseen ja sujuvaan käsittelyyn.

1. Hyvin suunniteltu hakulomake auttaa hakemusten hallinnointia

Hakulomakkeen olisi kesätyörekryissä hyvä olla mahdollisimman yksinkertainen. Asioita, joita ei ole välttämätöntä kysyä, ei kannata kysyä. Hakemusten täyttöä ja läpikäyntiä helpottaa, mikäli siinä on käytössä valmiit vastausehdot, esimerkiksi missä yksikössä ja millä aikavälillä henkilö olisi valmis työskentelemään. Tällaisten kysymysten avulla voidaan luoda raportteja, jotka helpottavat hakemusten läpikäyntiä toiveyksiköiden tai sopivien ajankohtien mukaan.

Hakijalistauksen muokkaaminen mahdollisimman hyvin kesätyörekryyn sopivaksi auttaa merkittävästi, kun hakemuksia on paljon. Tässä paras keino on käyttää työnhakijaraporttia. Raportin avulla saat esiin esimerkiksi tiettyyn yksikköön hakeneet, kunnan alueella asuvat tai jonkun muun kriittisen kriteerin osalta kelpoisuusehdot täyttävän hakijan.

Lisäksi hakijalistauksella voidaan tarkastella rekrytoinnin tilannetta reaaliaikaisesti. Monesti on tärkeää seurata rekrytointiprosessin etenemistä ja saapuneita hakemuksia. Varsinkin rekrytoinneista vastaavat henkilöt tarvitsevat tätä tietoa ja on hyvä, että heillä on juuri heidän tarpeisiinsa sopivat raportit saatavilla. Työnhakijaraportteja voi pääkäyttäjän toimesta tallettaa näkymään tietyille henkilöille tai tietyissä rekrytoinneissa.

2. Esimerkki työnhakijaraportin hyödyntämisestä

Konkreettinen esimerkki: Organisaatiossanne kesätöihin valittavan henkilön täytyy olla syntynyt 1.1.2008 jälkeen ja asuinpaikkakuntana täytyy olla Lohja. Luokaa työnhakijaraportti, jossa on hakukriteerinä syntymäaika sekä asuinpaikkakunta. Valitkaa näihin valintakriteereitä vastaavat vastausvaihtoehdot ja tallentakaa raportti. Näin saatte listauksen henkilöistä, jotka vastaavat kriteereitä. Pienellä vaivalla läpikäyty koko 1000 hakijan joukko pakollisten kriteerien osalta. Kyseisille hakijoille voitte parilla klikkauksella määrittää soveltuvuudeksi ”Täyttää kesätyön tarjoamisen edellytykset” ja rekrytoinneista vastaavat henkilöt voivat käsitellä vain tällaisia hakemuksia.

Kun soveltuvuus on merkitty, kannattaa tallentaa työnhakijaraportti, jossa on hakukriteereinä Soveltuvuus ”Täyttää kesätyön tarjoamisen edellytykset” ja sitten toivottu työyksikkö ja vaikka vielä toivottu työn ajankohta. Tätä raporttia käyttäen rekrytoija pystyy todella helposti katsomaan juuri hänen yksikköönsä tulleet hakijat.

3. Hakemusten kommentointi

Muistiinpanot ja rekrytoijien kommentit auttavat myös kesätyöntekijöiden rekrytoinneissa. Muistiinpano-kenttää voi hyödyntää esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa useampi henkilö on mukana valitsemassa kesätyöntekijöitä. Muistiinpanoksi voidaan merkitä esim. että hakija on jo varattu xx-yksikköön. Pyydä kommentteja -toiminnolla taas voidaan lähettää tiettyihin yksiköihin kohdistetut hakemukset sen yksiköiden valinnoista vastaavien henkilöiden luettaviksi ja kommentoitaviksi sen sijaan, että ainoastaan keskitetty rekrytointi hoitaisi niiden käsittelyn.

Muista myös hoitaa hakijaviestintä kesätöistä kunnialla. Alla olevasta linkistä löydät vinkkejä tuohon puoleen.

Lue myös: Miten viestiä nuorille työnhakijoille kesätyörekryn yhteydessä.

Kun hakemuksia saapuu paljon, on erittäin tärkeää että, rekrytointiprosessi hoidetaan mallikkaasti ja rekrytointijärjestelmän ominaisuuksia hyödynnetään mahdollisimman monipuolisesti, jolloin tekeminen helpottuu ja tehostuu. Jos kaipaat vinkkejä tai apuja kesätyörekryjen tueksi, laita meille viestiä ja me autamme.

Pidämme mielellämme organisaatiollenne tunnin tehokoulutuksen kesätyörekrytoinneista, jossa aiheena:

• hakemusten käsittely
• työnhakijaraporttien hyödyntäminen
• vinkit hakijaviestintään.

Koulutuksen hinta on 150 €+alv. ja voit tilata sen ottamalla yhteyttä asiakastukeemme tuki@kuntarekry.fi

Ota yhteyttä